Wawel SA, lider na polskim rynku słodyczy z ponad 120-letnią tradycją, oficjalnie zdecydował się na wybór i wdrożenie IC Project, jako programu do zarządzania projektami i organizacji pracy w całym przedsiębiorstwie. Decyzja ta podkreśla zaangażowanie firmy w innowacje oraz dążenie do dalszego doskonalenia procesów biznesowych na wszystkich poziomach organizacji. Po stronie IC Project jest to nawiązanie współpracy z jedną z największych firm produkcyjnych w branży wyrobów cukierniczych na polskim i europejskim rynku. Jesteśmy niezwykle dumni, a przy tym szczęśliwi, kiedy możemy przekazywać tak dobre informacje.
Jak narodziła się potrzeba wdrożenia oprogramowania w Wawel SA?
IC Project to program, który znalazł swoje zastosowanie we wszystkich działach Wawel SA. Celem wdrożenia było zoptymalizowanie zarządzania projektami, poprawa komunikacji w zespołach oraz podniesienie efektywności działań, co przełoży się na jeszcze wyższą jakość produktów, które trafiają do rąk klientów. Krótko mówiąc, praktycznie każda słodkość wychodząca z fabryki firmy Wawel, przejdzie merytorycznie i procesowo przez IC Project.
– Jesteśmy bardzo szczęśliwi, że tak znana i lubiana na rynku firma zdecydowała się na IC Project, jako kluczowe oprogramowanie do usprawnienia wielu procesów w całej organizacji. To świetna laurka naszej pracy, możliwości samego programu, a także znakomity krok ze strony firmy Wawel w kierunku zwiększenia innowacyjności i wykorzystania technologii w całym przedsiębiorstwie – twierdzi Norbert Sinkiewicz, Dyrektor Produktu w IC Project.
Decyzja o podjęciu współpracy przez Wawel SA z IC Project była podyktowana konkretnymi potrzebami, a także określonymi celami do wypełnienia. Ciągły rozwój przedsiębiorstwa stwarza kolejne wyzwania, a chcąc iść do przodu, niezwykle istotnym elementem jest zadbanie o kluczowe elementy organizacyjne. Przy tak dużym natłoku pracy, platforma integrująca cały przepływ informacji oraz organizację pracy to prawdziwy fundament, aby każdy kolejny krok do przodu był stawiany w odpowiednio zorganizowany sposób.
– Realizujemy coraz więcej projektów przekrojowych, obejmujących współpracę między wieloma działami naszej organizacji. Z jednej strony potrzebna nam jest zatem jednolita platforma wymiany informacji, ułatwiająca komunikację między członkami różnych zespołów. Z drugiej bardzo ważny jest bieżący monitoring stanu projektów, umożliwiający szybką orientację w sytuacji – mówi o potrzebach i celach organizacji Joanna Sztefko, Dyrektor ds Administracji w Wawel SA.
Z kim i jak rywalizowaliśmy w procesie wyboru programu?
Sam wybór akurat IC Project nie był przypadkowy. Cały proces wyboru składał się z researchu dostępnych rozwiązań na rynku, analizy ich możliwości funkcjonalnych, późniejszych spotkań biznesowych z dostawcami oprogramowania, a także finalnego przygotowania całej organizacji do wdrożenia. Cały proces trwał kilka miesięcy, gdzie ostatecznie z kilku wiodących rozwiązań rynkowych to IC Project okazał się niekwestionowanym liderem w oczach przedstawicieli firmy Wawel SA. Dla nas to najlepsza możliwa rekomendacja, kiedy udaje nam się wygrać tak ciężką i wymagającą rywalizację rynkową.
– Analizowaliśmy oferty różnych dostawców: światowych potentatów w zakresie programów do zarządzania projektami, jak i mniejszych firm. W IC Project ujęła nas zarówno pełna funkcjonalność rozwiązania, jak i duża otwartość na klienta. Bezpośredni kontakt i elastyczność producenta oprogramowania, a także bardzo dobrze zorganizowany proces rozmów z nami, to było to, czego innym rozwiązaniom zabrakło – dodaje Joanna Sztefko z Wawel SA, potwierdzając nasze bezpośrednie i wyjątkowe podejście do przyszłego klienta.
To utwierdza w przekonaniu, że IC Project wyrasta na jeden z kluczowych programów do zarządzania projektami i organizacji pracy na bardzo konkurencyjnym rynku. Bezpośrednie podejście, które świadczymy dla każdego z klientów, spłaca się w wyjątkowych relacjach. Bez względu na to, jaka firma dociera do IC Project, my już od pierwszej rozmowy chcemy skupiać się na konkretnych potrzebach, pojawiających się problemach, aby określić, czy i jak IC Project może w usprawnieniu tych elementów pomóc. To pozwala realnie osiągać cele z oprogramowaniem IC Project w przeróżnych branżach, dbając świetnie o proces wdrożenia.
Jak przebiegało wdrożenie IC Project do tak dużej firmy, jaką jest Wawel SA?
I to właśnie wdrożenie było kolejnym, bardzo istotnym elementem. Odpowiednie zaplanowanie procesu wdrożeniowego dla organizacji, która liczy setki pracowników, stanowi nie lada wyzwanie. Wiedza i doświadczenie naszego wewnętrznego działu wdrożeniowego okazała się w tym aspekcie nieoceniona, a przy tym współpraca z firmą Wawel SA przebiegała bardzo płynnie, by dokładnie wszystko zaplanować i nie popełnić żadnych istotnych błędów. Idąc zgodnie z zasadą, że błędy popełnione na samym początku mogą być bardzo ciężkie do wyeliminowania w późniejszych etapach pracy w programie.
– Do wdrożenia IC Project podeszliśmy w sposób dynamiczny i zorientowany na współpracę. Na samym początku zidentyfikowaliśmy kluczowych użytkowników z różnych działów, którzy aktywnie uczestniczyli w określeniu projektów pilotażowych. Byli to głównie liderzy projektów oraz osoby odpowiedzialne za kluczowe procesy w firmie. Równocześnie zidentyfikowaliśmy projekty, które miały zostać zaimplementowane w narzędziu jako pierwsze, koncentrując się na tych o strategicznym znaczeniu dla organizacji.
Kolejnym krokiem było zaplanowanie wdrożenia w krótkim odcinku czasu, co pozwoliło na szybkie włączenie wielu zespołów do pracy z narzędziem. Dzięki temu podejściu mogliśmy zaangażować różne zespoły z różnych działów w firmie, co przyczyniło się do szybszej adaptacji narzędzia oraz efektywnego wykorzystania go w codziennych działaniach. – twierdzi Agnieszka Nadolska, Młodszy Administrator Systemów ERP.
Kluczową rolę w całym procesie wdrożeniowym odegrał nasz wewnętrzny zespół wdrożeniowy pod przewodnictwem Piotra Gładkowskiego. Każde wdrożenie, które do tej pory wykonaliśmy było realizowane przez nasz wewnętrzny zespół wdrożeniowy, a to pozwoliło wypracować solidne know-how, wielkie doświadczenia i zbudować przede wszystkim wiedzę gotową do przekazania dalej dla kolejnych firm.
Odpowiednio poprowadzony proces wdrożeniowy to większa połowa sukcesu, dlatego też w IC Project staramy się o ten element dbać w szczególności. Wykonaliśmy tysiące wdrożeń do przedsiębiorstw z przeróżnych branż, przy tym tworząc dziesiątki tysięcy procesów projektowych i budując nawyki u osób, które do tej pory w ogóle w swojej pracy nie miały styczności z technologią. Nabyte w tym okresie doświadczenie procentuje, a to na swojej skórze pozytywnie byli w stanie odczuć pracownicy producenta uwielbianych słodyczy.
Obecnie większość zespołów, które pracują projektowo, działa już w narzędziu IC Project. Realizujemy w nim kilkadziesiąt projektów, a liczba użytkowników sukcesywnie rośnie. Aktualnie jesteśmy na etapie ewaluacji powdrożeniowej, gdzie oceniamy skuteczność wdrożenia i identyfikujemy obszary do dalszej optymalizacji. – dodaje Agnieszka Nadolska, określając sytuację bieżącą na końcówkę III kwartału 2024 roku.
Jak sytuacja wygląda po wdrożeniu?
Zdecydowanie jesteśmy zadowoleni z przeprowadzonego procesu wdrożeniowego, a najlepszą rekomendacją jest aktywna praca pracowników firmy Wawel w oprogramowaniu. To pokazuje, że udało nam się zachęcić ich do nowej metody pracy z projektami, zadaniami, wymiany informacji, a nawet komunikacji między sobą. Wdrożenie bez wątpienia możemy potraktować jako jeden z pierwszych, wymagających projektów zrealizowanych w IC Project.
Najlepszym podsumowaniem całej informacji o wdrożeniu IC Project do organizacji Wawel SA, będą słowa, które wypowiedziała Agnieszka Nadolska, która od samego początku koordynowała proces wyboru i wdrożenia programu do zarządzania projektami w firmie.
– Dotychczasowa, kilkumiesięczna współpraca z zespołem IC Project układała się bardzo dobrze i profesjonalnie. Od samego początku adresowane przez nas potrzeby w zakresie funkcjonalności były odpowiednio uwzględniane i realizowane, a zespół IC Project wykazywał się elastycznością i proaktywnym podejściem do działania.
Program działa zgodnie z naszymi oczekiwaniami, spełniając kluczowe potrzeby biznesowe. Dużym plusem jest nieustanny rozwój narzędzia, co pozwala nam na korzystanie z coraz to nowszych funkcji. Dodatkowo zespół IC Project jest otwarty na nasze sugestie i chętnie wprowadza nowe rozwiązania, co zdecydowanie podnosi jakość naszej współpracy.
Podsumowując, cieszymy się, iż IC Project jest jednym z elementów w szerokiej układance, który przyczynia się do tego, co w wielu sytuacjach znajdziemy obok naszej kawy, a może w formie dodatkowej przekąski. W końcu wszyscy zajadamy się produktami Wawelu!
