Przyznacie mi rację – gdy postawię, oczywistą w swojej prostocie tezę, że określenie sobie celu i wytyczenie drogi do jego realizacji to istota wstępu realizacji każdego projektu. Burza mózgów, wybór najlepszych opcji, ułożenie planu całościowego i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za pojedyncze kwestie to kolejny mniej lub bardziej skomplikowany etap naszej pracy. Nie wspominając o ryzyku podejmowania poszczególnych decyzji, bez wcześniejszego oparcia się o sprawdzone metody zarządzania, przysłowiowe „schody” zaczynają się, gdy proces realizacji rozkręci się na dobre. Poszczególni współpracownicy, choć mają dobre chęci do pracy zespołowej nie zawsze są w stanie sprostać powierzonym im obowiązkom. Czasami zawodzi komunikacja w zespole, innym razem nietrafne przydzielenie zadań etc. Próżno szukać wówczas przyczyn niepowodzenia, przedłuża się czas realizacji, terminy gonią, efekty się rozmywają, cel oddala. Jak temu zapobiec, jak być sprytniejszym od konkurencji? Złotym środkiem jest Project Management, czyli profesjonalne zarządzanie projektem.
Na przestrzeni lat, podczas realizacji strategii najróżniejszych dziedzin, powstała konieczność, by tą cenną wiedzę uporządkować, ku lepszemu wykorzystaniu zasobów własnych firm, a co za tym idzie osiąganiu przez nie lepszych wyników pracy. Tą wartościową dla przedsiębiorców wiedzę zgromadził Project Management Institute (PMI), który rozpowszechnił metody realizacji projektów, na podstawie których powstał zbiór reguł z zakresu zarządzania projektami. Mówiąc najprościej stworzona została dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnym niwelowaniu istniejących ograniczeń i ryzyka. Z czasem tematyka rozszerzona została o budowanie motywacji poszczególnych uczestników oraz właściwą komunikację w zespole.
Umiejętnie korzystając z bogactwa wiedzy jaką daje nam zarządzanie projektem, planujemy jego realizację eliminując ryzyko porażki na poziomie całego cyklu trwania inicjatywy. Jesteśmy w stanie określić zagrożenie, które powstaje głównie z przyczyn wynikających m.in. z dynamiki komunikacji w zespole, zmiennej wydajności uczestników projektu, błędnego planowania czy czynników zewnętrznych niezależnych od nas, a mających wpływ na realizację projektu na każdym jego etapie. Uproszczając, możemy wytyczyć drogę do celu przy możliwie najlepszej optymalizacji użycia zasobów ludzkich, czasowych i finansowych.
W tym miejscu pojawia się pytanie – jak poprawić efektywność naszych działań nie mając odpowiedniej wiedzy? Gdzie znaleźć narzędzie pomocne w osiągnięciu najlepszego wyniku?. Z pomocą przychodzi System IC Project, który został stworzony by sprawnie zarządzać projektami. Umożliwia on tworzenie planów oraz grup zadań w ramach produktów. Grupy zadań są podzielone na karty Kanban. W trakcie prac, w czytelnym układzie można ocenić stan realizacji i poniesione koszty projektu. Dzięki temu możemy natychmiast dostrzec odstępstwa od planu i zareagować na nie tak, aby zrealizować założone cele eliminując występujące po drodze problemy, czy jasno określić kierunek ewentualnych zmian. Możemy też przewidzieć nowo pojawiające się zagrożenia, co ostatecznie pozwoli nam na pełną kontrolę realizacji wszystkich etapów projektu i doprowadzi do osiągnięcia wytyczonego celu.
Z badań firmy Independent Project Analisis Incorporated (która ustala benchmarki firm w różnych branżach w zakresie zarządzania projektami) wynika, że istnieje zależność pomiędzy firmami osiągającymi najlepsze wyniki w swojej branży, a ich umiejętnościami w zakresie zarządzania projektowego, co udowodniono analizując regresję i korelację. Przykładowo wśród firm z branży naftowo-gazowej, liderami w 2005 roku były te, które potrafiły zrealizować projekty taniej o 25% niż średnia w branży, szybciej o 20% niż średnia w branży oraz z lepszą operacyjnością o ponad 5% niż średnia w branży. To chyba najlepszy dowód na poparcie ugruntowanej już tezy, że profesjonalne zarządzanie projektem ma oczywisty wpływ na osiągnięcie możliwie najwyższych wyników.
