10 niezawodnych sposobów na poprawę komunikacji w zespole

Jak polepszyć komunikację w zespole? To pytanie prędzej, czy później zadaje sobie każdy świadomy menadżer. Wiadomo, że słaba komunikacja może zaprzepaścić szanse na skuteczne realizowanie jakichkolwiek projektów i w ogóle nie sprzyja współpracy. Dlatego postanowiliśmy przedstawić Wam 10 sposobów na to, jak polepszyć komunikację w zespole.

 

1. Skuteczna komunikacja w zespole to jasny przekaz

Komunikacja w zespole musi bazować na jasnym przekazie. Zacznij od celu projektu, który przedstaw jako konkretny policzalny efekt. Przykładowo, jeśli celem ma być mniejsze zużycie energii elektrycznej przy jednoczesnym utrzymaniu produkcji na tym samym poziomie, dobrze jest założyć jakąś konkretną liczbę, np. obniżenie zużycia energii w zakładzie o 7%.

Podczas delegowania zadań, upewnij się, że wszyscy zrozumieli swoje zadania. Nawet jeśli ktoś nie docieka i nie dopytuje, może nie do końca rozumieć, co ma zrobić. Dlatego to Ty musisz się dopytać i upewnić się, że wszystko, co chciałeś przekazać, jest jasne i zrozumiałe. Sprawne przekazywanie komunikatów ułatwi pracę i ją przyśpieszy. Jeśli korzystasz z odpowiednich aplikacji do zarządzania zadaniami, każde oddelegowane zadanie będzie wiązało się z automatycznym, systemowym powiadomieniem pracownika. Co więcej, w zadaniu pracownik znajdzie wszystkie najważniejsze informacje, które ułatwią jego realizację.

 

2. Częsta komunikacja wewnętrzna

Nie każdy o tym pamięta, żeby komunikować się ze swoim zespołem wystarczająco regularnie. Nie możesz liczyć na to, że jeśli wyznaczysz zadania, wszyscy wykonają je bezproblemowo w zadanym czasie.
Dopytuj czy czegoś nie potrzebują. Jeśli wiesz, że ktoś nie zawsze oddaje raporty na czas, przypomnij się dzień wcześniej. Do takiej komunikacji świetnie nadaje się specjalny komunikator – możesz skorzystać z komunikatorów zewnętrznych jak np. Facebook, Google Hangouts lub wprowadzić kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zadaniami oraz projektami z wbudowanym komunikatorem.

To zdecydowanie poprawi komunikację okołoprojektową. Przykładem takiego programu jest IC Project. Oprócz komunikatora możesz także dodawać komentarze do konkretnych zadań i ustawić powiadomienia. Znacznie ułatwia to komunikację i przyspiesza ją.

 

3. Komunikacja w zespole na odległość

Pracownicy często spotkania uważają za niekonstruktywne, gdyż zabierają nie współmiernie dużo czasu do efektów, jakie dają. Dzieje się tak dlatego, że oprócz czasu na samym spotkaniu spędza się go jeszcze na dotarciu na nie, oczekiwaniu na wszystkich itp. Badania pokazują, że szczególnie nieefektywne są krótkie kilkunastominutowe spotkania.

Dlatego, jeśli masz do przekazania tylko jakiś komunikat, warto zrobić to telefonicznie, mailem lub wewnętrznym komunikatorem, który wpłynie na usprawnienie procesu komunikacji w zespole. Natomiast jeśli jednak spotkanie jest niezbędne, zastanów się, czy nie można go zastąpić wideokonferencją. W dobie dzisiejszych technologii nie powinno to stanowić wyzwania dla żadnej firmy.

 

4. Poprawa komunikacji w zespole – konstruktywny feedback

To jasne, że nikt nie lubi być krytykowany. Niestety bez krytyki ktoś może nie wiedzieć, że robi coś źle, dlatego jest ona konieczna. Jednak musi być rozsądna. Przygotuj się do takiej rozmowy. Nie mów komuś tylko tego, co zrobił źle. Warto przy okazji krytyki wspomnieć o czymś, co na przykład kiedyś udało się tej osobie dobrze rozwiązać i liczysz, że znowu tak wykona swoje zadanie.

Sprawna komunikacja w zespole to przekazanie dokładnie, co ktoś zrobił źle, ale także udzielenie rad i wskazówek jak więcej nie popełniać tych błędów. Staraj się także używać liczb i faktów, które można łatwo zweryfikować. To samo tyczy się także spotkań z powodu np. słabej sprzedaży. Zamiast powiedzieć, że spadła sprzedaż, powiedz, że sprzedaż jest niższa o 20% niż w tym samym okresie rok temu i wskaż, co poprawić w kolejnym miesiącu. Jak poprawić komunikację w zespole? Podając liczby – jeśli coś jest dla ludzi namacalne i policzalne, łatwiej to zrozumieją.

 

5. Poprawa komunikacji w grupie i myślenie o jednostkach

Zacieśnianie więzi sprzyja komunikacji. Jeśli Twój zespół będzie się lubił, komunikacja przyjdzie łatwiej. Dlatego warto poznać swoich pracowników. Możecie także wszyscy wykonać testy osobowościowe, które pomogą się nawzajem zrozumieć i powiedzą, jakim kto jest typem człowieka. Sprawdzi się tu zarówno test Myers-Briggs, czy też testy DISC i wiele innych.

Takie testy pozwolą lepiej zrozumieć, jakie postawy kierują danymi osobami, co do nich przemawia i jak się z nimi komunikować. Pamiętaj też, żeby zachowywać się w stosunku do innych tak, jak Ty byś chciał, żeby inni traktowali Ciebie. Skuteczna komunikacja w zespole opiera się na szacunku. Nie należy się wywyższać, osoby w zespole trzeba traktować jak współpracowników i partnerów, doceniać ich i zachęcać do dzielenia się pomysłami.

 

6. Otwarta komunikacja i dostępność

Zasady skutecznej komunikacji w zespole są proste – Twoi współpracownicy muszą wiedzieć, że cały czas mogą na Ciebie liczyć, że jesteś jego częścią. Dlatego dla sprawnej komunikacji musisz ułatwić dostęp do siebie. Jeśli w biurze przebywasz tylko kilka godzin czy dni w ciągu tygodnia, w dodatku nieregularnie, ustal jakieś konkretne godziny, w których zawsze będziesz dostępny, aby ktoś mógł osobiście Cię odwiedzić i porozmawiać.

Oprócz tego warto też utworzyć osobny kanał do komunikacji w wewnętrznym komunikatorze. Ważne, żeby wszyscy członkowie projektu mieli do niego dostęp i dostawali odpowiedzi w miarę szybko. Bycie dostępnym oznacza też gotowość do rozmowy o pomysłach innych członków zespołu, dyskusji, burzy mózgów. Wszystko to sprawia, że zespół będzie czuł się jedną całością i zacznie też ośmielać poszczególnych członków zespołu, nawet tych bardziej introwertycznych, do przekazywania swoich opinii i pomysłów.

 

7. Jak usprawnić komunikację w zespole?

Wprowadzenie pewnych stałych punktów w pracy nad projektem pozwoli zachować jego regularność. Wpłynie także na usprawnienie przepływu informacji w zespole. Nie każdy jest chętny z własnej inicjatywy dzielić się bieżącymi postępami i pracami nad projektem, wprowadzenie takiej regularności może pozwolić to uzyskać.

Najlepiej wyznaczyć np. cotygodniowe spotkanie, zawsze o tej samej godzinie i w ten sam dzień tygodnia. Na nim omówione mogą być postępy z zeszłego tygodnia i zadania na kolejny. Dobrym pomysłem jest też codzienne raportowanie na koniec dnia, które działania się udało zakończyć. Takie coś pozwoli na uzyskiwanie informacji i komunikacje z osobami, które normalnie nie wyszyłyby z inicjatywą rozmowy czy kontaktu.

 

8. Robienie notatek w top metod na poprawę komunikacji w zespole

Spośród sposobów na poprawę komunikacji w zespole można wyróżnić sporządzanie notatek. Ważne jest to z kilku powodów. Pomoże to uniknąć niepotrzebnego stresu i nieporozumień, ułatwi zachowanie hierarchii zadań i nauczy porządkowania. Jeśli wszystko będzie potwierdzone w formie pisemnej, wpłynie to także na usprawnienie wymiany informacji w zespole.

 

9. Komunikacja w pracy tonem głosu

Jako kierownik musisz mieć w sobie trochę wyczucia i wiedzieć, kiedy coś powiedzieć, a kiedy nie. Czasami zastanawiasz się, jak usprawnić przepływ informacji w firmie, podczas gdy najlepszym wyjściem jest w danej chwili nie powiedzieć nic.

Krytyka jednej osoby przy wszystkich może zaburzyć Waszą komunikację. Ten ktoś może czuć się urażony, przez co nie będzie chętnie z Tobą rozmawiał. Do tego inni będą mogli zobaczyć Twoje nietaktowane zachowanie i także będą mieć do Ciebie większy dystans. Dbaj też o ton głosu, staraj się, żeby przemawiała przez niego życzliwość i uśmiech. Przyda się to też w codziennym życiu, z taką osobą po prostu milej i chętniej się rozmawia.

 

10. Znaczenie odpowiedniej formy przepływu informacji

Staraj się co jakiś czas wprowadzić trochę świeżości do relacji ze współpracownikami. Może to być ciekawa prezentacja, na której przedstawisz dane zamiast nudnego wykresu w Excelu. Takie informacje, przedstawione w pomysłowy sposób łatwiej są zapamiętywane, a także ludzie chętniej ich wysłuchują.

 

Mamy nadzieję, że te 10 porad pomoże Ci w lepszej komunikacji z Twoim zespołem. Jeśli poszukujesz więcej podobnych tematów, przeczytaj nasz artykuł na temat zarządzania zespołem. Znajdziesz tam 20 specjalnych porad, które bez wątpienia okażą się przydatne dla każdego managera.

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Darmowy na zawsze
Wypróbuj za darmo