Rozliczanie czasu pracy jest niezwykle ważne, aby móc dokonać analizy opłacalności jakiegoś projektu. Dobrze przedstawione statystyki pozwalają dowiedzieć się, ile w rzeczywistości kosztował dany projekt. Po odjęciu tych kosztów od kwoty, jaką przedsiębiorstwo zarobiło na projekcie, można mniej więcej ocenić jego wartość dla firmy. W idealnym przypadku, kiedy ta sama liczba osób pracuje nad jednym projektem po 8h dziennie, koszty takie łatwo wyliczyć. Dodatkowo ważne jest też rozliczanie czasu pracy poszczególnych pracowników. Zastanawiasz się, czy śledzenie czasu pracy ma sens?

Dzięki wiedzy, jak długo poszczególni pracownicy pracowali nad danym projektem, można obliczyć jak efektywnie i opłacalnie dla firmy pracują. Dlatego przedstawimy 9 sposobów na to, jak można rozliczać czas pracy pracowników.

1. Ewidencja i rozliczanie czasu pracy poprzez deklaracje

Jeśli współpracujesz na przykład z freelancerami lub zlecasz wewnętrznym pracownikom zadania, można oczywiście opierać się na tym, co sami deklarują. Zadziała to jednak, jeśli mówimy o krótkich i drobnych zadaniach, które można wykonać w kilka godzin, ewentualnie w ciągu jednego dnia pracy, skupiając się tylko na jednym zadaniu.

Poproś po prostu podczas zlecenia lub wydawania dyspozycji, aby ktoś, po tym, jak je skończy lub będzie odsyłał Ci gotowy plik, zaznaczył, ile czasu nad nim spędził. Takie metody na rozliczanie czasu pracy pracowników jednak nie są najdokładniejsze.

W końcu nikt z nas nie ma stopera w głowie i zawsze podaje się wartości przybliżone. Poza tym nie jest tajemnicą, że mało komu będzie się chciało o tym pamiętać i po prostu potem będzie wymyślać naprędce liczbę godzin.

2. Zapisywanie każdej sesji

Możesz zobowiązać swoich pracowników do włączenia jakiegoś prostego stopera z aplikacji w telefonie lub na stronie internetowej, za każdym razem, kiedy rozpoczynają pracę z jakimś projektem. Do tego, żeby oczywiście zatrzymywali czas na urządzeniu, kiedy przestają pracować nad projektem albo zaczynają inne działania, a następnie zapisanie tego. Na koniec dnia mogą sumować czas pracy nad każdym projektem, dzięki temu łatwo policzyć, ile czasu spędzili nad konkretnym zadaniem.

Jednak nie jest to najlepsza metoda rozliczania czasu w pracy. Zajmuje sporo czasu i podobnie jak pierwsza podlega dużemu ryzyku pomyłek i nieścisłości. Jednak pozwala pracownikowi rozwinąć w sobie sumienność, a do tego jest tania.

3. Timesheety jako sposób na ewidencję czasu pracy

Jak rozliczyć czas pracy w jeszcze inny sposób? Można stworzyć w Excelu lub innym arkuszu kalkulacyjnym specjalne tabele, w które każdy będzie wpisywał, ile czasu spędził nad danym projektem lub zadaniem. Samo przygotowanie tych arkuszy zajmuje jednak jakiś czas, dodatkowo dochodzi tu czynnik ludzki i znów ktoś może łatwo zapomnieć o tym.

Takie sposoby rozliczania czasu pracy nie są dokładne, jednak ich zaletą jest niska cena i fakt, że tabela udostępniona wszystkim pracownikom sprawi, że będą się kontrolować nawzajem i przypominać o uzupełnianiu danych.

4. Proste programy do liczenia czasu pracy

Są też oczywiście inne programy do mierzenia czasu pracy współpracowników. Podobnie działającymi aplikacjami są także WorkTime, Timly, czy Hours bądź InEwi, ale i wiele innych. Część z nich jest rozbudowanym timerem, jednak pozostałe są już bardziej przystosowane do warunków panujących w pracy. Umożliwią nie tylko obliczanie czasu samej pracy, ale także np. składanie wniosków o urlop czy chorobowe.

5. A gdyby tak mieć wszystko w jednym?

Skoro pracujesz razem z innymi nad jakimś projektem, to warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami z możliwością raportowania czasu. Takim programem jest IC Project. Można w nim na bieżąco komunikować się, zlecać zadania, dodawać komentarze do zadań, raportować, tworzyć plany oraz strategie działania.

Ma wszystkie niezbędne funkcje, więc można powiedzieć, że jeśli to nie najlepszy sposób na rozliczanie czasu pracy w 2020 roku, to jest jednym z najlepszych. Używając go, masz dostęp do zautomatyzowanego procesu rozliczania czasu pracy każdej z osób pracujących nad projektem. Dodatkowo będziesz mógł dowiedzieć się, ile czasu każdemu zajęło wykonanie konkretnego zadania.

6. Oblicz wartość projektu na podstawie czasu pracy pracowników

W IC Project wprowadzono też bardzo innowacyjne narzędzie, które samo oblicza wartość danego projektu. Wystarczy wprowadzić stawkę godzinową, jaką wydajemy na każdego z pracowników, dzięki temu łatwo możemy obliczyć opłacalność danego projektu z podziałem kosztów na poszczególne zadania.

System automatycznie przeliczy zaraportowany czas pracownika na pieniądze, a wszystkie kluczowe informacje będziesz mieć w jednym miejscu. Nie musisz więc wykonywać żadnej dodatkowej pracy, narzędzie wszystko zrobi za Ciebie.

Takie raporty mogą przydać się nie tylko przy wystawianiu faktur. Ułatwią też analizowanie danych i obliczanie czasu pracy oraz kosztów potrzebnych na kolejne projekty. Jeśli będziesz wiedział, ile czasu wymagało wykonanie jakichś zadań, możesz analogicznie założyć, że w przyszłości będą one zajmować tyle samo czasu, o ile nie wdrożysz jakichś narzędzi, które przyspieszą konkretne procesy.

7. Rozliczenie zadaniowe zamiast mierzenia czasu

Dobrym pomysłem jest rozliczanie się zadaniowe. Czyli po prostu przy zlecaniu jakiegoś zadania ustalasz z osobą stawkę, za jaką je wykona. Największą zaletą tej metody jest to, że w ogóle nie musisz śledzić czasu pracy ludzi, którzy tak pracują.

Stawkę znasz z góry, więc ile czasu ktoś spędzi nad zadaniem, nie ma dla Ciebie większego znaczenia, oprócz samego deadlinu. Musisz z takim pracownikiem czy freelancerem ustalić, na kiedy potrzebujesz danej rzeczy wykonanej. To kiedy on zacznie swoją pracę i ile mu to zajmie czasu, nie jest Twoim zmartwieniem.

Takie ustalenie pozwala dużo lepiej ustalić budżet. Będziesz mógł przed wyceną dla swojego klienta poznać koszty konkretnych działań i dzięki temu zminimalizować ryzyko niedoszacowania kosztów. Oczywiście ten sposób najłatwiej wprowadzić przy współpracy z freelancerami, którzy pracują zdalnie więc stawka, jaką im zapłacisz, to jedyny koszt, jaki generują — w przypadku pracowników na miejscu dochodzą jeszcze wszystkie koszty administracyjne czy utrzymania samej powierzchni biurowej.

8. Wytłumacz współpracownikom, czemu ma to służyć

Ważne jest też, żeby podczas wdrażania któregokolwiek z systemów monitorowania czasu pracy porozmawiać o tym z pracownikami. Nikt nie lubi jak „śledzi” się co robi i ile czasu spędza nad danym zadaniem. Musisz jednak wytłumaczyć im, że ewidencja czasu pracy ma na celu zwiększenie produktywności i ocenę kosztowności konkretnych działań i projektów. Nie ma być narzędziem do kontrolowania i nadzoru pracowników, czy wprowadzania przez to jakich represji. Zobacz, jak być produktywnym.

[CTA]