Kanban w zarządzaniu zadaniami – czym jest i jakie ma zastosowanie?

tablica Kanban

Kanban jako system organizacji pracy wywodzi się z lat 50. XX wieku. Po raz pierwszy został zastosowany do zarządzania procesami produkcyjnymi w zakładach Toyoty. Jakie są zalety jego wykorzystania? Czy można go zastosować do nadzoru projektów? Jak wyglądają współczesne implementacje tej metody?

Czym jest Kanban?

Kanban oznacza po japońsku szyld bądź tabliczkę (dosłownie Kan – widoczny, Ban – kartka papieru). Jego pierwotna wersja oparta była na obiegu kart wyrobów i służyła optymalizacji powtarzalnych procesów produkcyjnych. Po raz pierwszy został zastosowany w zakładach Toyoty, a jego celem była koordynacja procesu produkcyjnego oraz łańcuchów dostaw w taki sposób, by zminimalizować potrzeby magazynowania podzespołów.

W praktyce realizowano to przez przypinanie kart wykorzystanych materiałów do ogólnodostępnej tablicy zadań, co stanowiło sygnał dla zespołu dostarczającego dany komponent, że niezbędne jest przygotowanie następnej jego partii. Założonym rezultatem takiej koordynacji działań poszczególnych działów przedsiębiorstwa ma być zmniejszenie potrzeby składowania gotowych wyrobów, zmniejszenie braków, a także wzrost produktywności.

Kanban Toyota
Tablica Kanban w fabryce Toyoty w latach 50. XX wieku

Zastosowanie Kanbanu

Kanban w jego pierwotnej formie wciąż wykorzystywany jest do optymalizacji powtarzalnych procesów produkcyjnych na przykład w branży motoryzacyjnej czy elektronicznej. Na przestrzeni lat pojawiły się jednak dziesiątki jego modyfikacji mających odpowiadać na konkretne potrzeby przedsiębiorstw i specyfiki ich procesu wytwórczego. Szereg korzyści płynących z zastosowania tej metody wizualizacji procesu poskutkował jej adaptacją również do zastosowań poza branżami produkcyjnymi.

Założenia i koncepcję wdrożenia Kanbanu w inżynierii oprogramowania przedstawił David J. Anderson w swojej książce Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business z 2010 roku. Do zarządzania projektem wykorzystał on rozbicie go na szereg zadań wchodzących w jego skład i podzielenie ich na trzy grupy: do zrobienia, w trakcie oraz zakończone. Do każdego z nich przydzieleni są konkretni wykonawcy, co pozwala łatwo zidentyfikować oraz wyeliminować potencjalne obszary problemowe.

Ułatwia to też optymalizację procesu realizacji projektu i umożliwia kontrolę nad zależnościami między kolejnymi zadaniami czy ich wewnętrzny podział na jeszcze mniejsze, następujące po sobie lub równocześnie jednostki. Dziś tak zmodyfikowany Kanban wykorzystywany jest z powodzeniem do organizacji pracy projektowej w agencjach kreatywnych, firmach informatycznych, biurach architektonicznych i innych.

Implementacja Kanbanu w narzędziu na podstawie IC Project

Jednym z ciekawszych programów umożliwiających implementację Kanbanu w przedsiębiorstwie jest IC Project. Pozwala on w przejrzysty sposób organizować i nadzorować realizowane projekty. Centralny element każdego z nich stanowi tablica Kanbanu podzielona na kolumny z przypiętymi zadaniami. Standardowo dostępne są trzy kategorie zaproponowane przez Andersona, jednak możliwe jest też utworzenie nowej.

W ich ramach funkcjonują zadania. Każde z nich posiada szereg atrybutów takich jak tytuł, terminy wykonania czy przydzieleni wykonawcy i czas ich pracy. Możliwe jest ponadto w ramach zadania dodanie checklisty mniejszych czynności prowadzących do jego wykonania, wymiana plików, a nawet chat między przypisanymi osobami. Ogromną zaletę zadań stanowi także opcja przypisania im cykliczności, co przydaje się w przypadku konieczności wykonywania raportów lub czynności nadzorczych.

Obsługa zadań na tablicy przebiega niezwykle intuicyjnie poprzez proste przeciąganie i upuszczanie. W ten sam sposób są do nich przydzielani lub odpinani pracownicy, a także dodawane pliki niezbędne do wykonania lub wytworzone w ramach danej czynności. Za pomocą wbudowanych opcji można również wysyłać automatyczne lub ręczne przypomnienia o nadchodzącym terminie wykonania i zawartości danego pakietu roboczego.

Zobacz, w jaki sposób został zaimplementowany Kanban w innowacyjnym narzędziu, które pozwala zorganizować pracę zadaniową całego zespołu.

Efektywność Kanbanu

Wdrożenie Kanbanu w zakładach Toyoty przyniosło szereg korzyści. Odnotowano redukcję zapasów o 75% a braków aż o 95%. Produkcja wzrosła o 25% przy 10% zmniejszeniu przestrzeni produkcyjnej. Jednocześnie zredukowano powierzchnię magazynów i liczbę oddelegowanych do nich pracowników. Tak wysoka efektywność spowodowała ogromne zainteresowanie tą metodą organizacji procesów produkcyjnych w firmach z różnych branż.

Wśród najczęściej wymienianych przez praktyków i teoretyków zarządzania korzyści płynących z zastosowania Kanbanu warto wspomnieć szczególnie o:

● Lepszej przejrzystości projektu skutkującej widocznym poglądem na stan jego wykonania,

● Poprawie wydajności poprzez łatwą identyfikację obszarów problemowych,

● Zwiększeniu produktywności przez lepszy nadzór nad liczbą i rodzajem zadań przydzielonych konkretnemu zespołowi lub pracownikowi,

● Większej przewidywalności rezultatów i terminów ich osiągnięcia.

Norbert Sinkiewicz, Head of Marketing w IC Project, podkreśla wagę przejrzystości zadań realizowanych w ramach projektu: Metodologia zarządzania zadaniami na Kanbanie jest uwielbiana przez naszych klientów – stwarza ogromne możliwości do transparentnego i intuicyjnego zarządzania zadaniami. Pozwala na bieżąco kontrolować postęp i status zadań na wspólnej tablicy, a każde pojedyncze zadanie oferuje multum dodatkowych funkcjonalności do wykorzystania. Dzięki temu rozwiązaniu zawsze wiesz, na jakim etapie pracy zadaniowej jest Twój zespół.

Czy Kanban ma słabe strony?

Jak każda metoda organizacji Kanban nie jest pozbawiony pewnych wad. Przede wszystkim jego efektywne wykorzystanie wymaga odrobiny praktyki i wzajemnego dostosowania ze specyfiką firmy, realizowanych przez nią zleceń oraz przyzwyczajeń pracowników. Efektem tego jest równoległe funkcjonowanie kilkudziesięciu rodzajów Kanbanu, zorientowanie się w których może być początkowo bardzo trudne i zniechęcać do implementacji tej metody w przedsiębiorstwie.

tablica Kanban z karteczkami
Kanban w codziennym użytkowaniu

Niektóre cechy systemu Kanban mogą sprawiać, że poza skrajnie zdyscyplinowaną Japonią nie osiągnie on aż tak olśniewających rezultatów. Przede wszystkim jego sprawna realizacja wymaga pełnego zaangażowania od wszystkich pracowników dla osiągnięcia maksymalnej wydajności na każdym realizacji zadań. Jakiekolwiek opóźnienie, nawet spowodowane czynnikami zewnętrznymi, może spowodować lawinowy spadek wydajności wszystkich działów produkcji. Na szczęście w zastosowaniu projektowym ograniczenia te mają mniejsze znaczenie i wpływ na terminowość wykonania.

Kanban w pigułce

Kanban jako metoda organizacji pracy znakomicie sprawdza się zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, jak i skupionych na realizacji projektów. Ze względu na prostotę modyfikacji oraz wielość wariantów łatwo ulega dopasowaniu do specyfiki danej firmy, zwiększając przejrzystość realizowanych projektów. Rozbicie ich na szereg mniejszych zadań, do których przypisane są konkretni pracownicy, terminy wykonania i wytyczne sprawia, że nadzór nad wykonaniem całości ulega znacznemu uproszczeniu. Łatwiej jest też reagować na pojawiające się problemy.

Współcześnie Kanban jest implementowany zazwyczaj w postaci programu komputerowego online, np. IC Project. Pozwala to łatwo zarządzać oraz komunikować się z pracownikami zarówno działającymi w siedzibie firmy, jak i operującymi zdalnie. Możliwości przypisania ich do zadań, komunikacji między wszystkimi wykonawcami danej czynności, łatwa wymiana plików czy system powiadomień sprawiają, że realizacja projektów w firmie – przynajmniej od strony organizacyjnej – przebiega zupełnie bezproblemowo.

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Darmowy na zawsze
Wypróbuj za darmo