Ewidencja czasu pracy to bardzo często kluczowy aspekt dla osób zarządzających firmą. Wykorzystując to, zdecydowanie łatwiej jest wyceniać projekty dla Klientów, analizować ilość przepracowanego czasu pracy przez zespół, a także określać rentowność projektów. W jaki sposób przekonać zespół do tego, aby pracownicy chętnie mierzyli i raportowali czas pracy? Korzystając z naszego doświadczenia wdrożeniowego, mamy dla Was 5 skutecznych i pomocnych wskazówek!
1. Daj odpowiednie i intuicyjne narzędzie do mierzenia czasu pracy swojemu zespołowi!
Zapewnienie odpowiedniego narzędzia do mierzenia czasu pracy to klucz do sukcesu. Zaoferuj swojemu zespołowi narzędzie, które jest intuicyjne, a mierzenie czasu pracy nie sprawia żadnego problemu. W tym przypadku mierzenie czasu pracy stanie się dla pracowników częścią naturalnej pracy zadaniowej, ponieważ będzie to forma ich codziennego działania. Żaden z pracowników nie będzie musiał wykonywać żadnych dodatkowych kroków, żeby zapisać, zmierzyć, a potem zaraportować, ile czasu pracy udało się poświęcić na projekt lub zadanie. Pamiętaj, żeby unikać hybrydy. Jeśli wdrożysz różne narzędzia do przeróżnych obowiązków, to wcale nie wprowadzi lepszej organizacji pracy. Wyobraź sobie, że masz narzędzie do raportowania czasu pracy, inne do pracy zadaniowej, a jeszcze kolejne do wewnętrznej komunikacji. To bez wątpienia nie będzie przyjazne środowisko dla Twoich pracowników, a stworzy większy chaos w codziennej pracy. Robiąc selekcję dostępnych rozwiązań, zwróć uwagę na to, że im więcej kompleksowości w narzędziu, tym lepiej dla Twojej firmy i pracy zespołu. Przywołując IC Project, mamy tutaj połączenie pracy projektowo-zadaniowej, mierzenia i raportowania czasu pracy, komunikacji zespołowej czy obiegu plików i dokumentów. W tym aspekcie, warto zwrócić uwagę jeszcze na przejrzystość i intuicyjność narzędzia, a wydaje się, że to główna zaleta polskiego narzędzia, jakim jest IC Project.
Pamiętajmy również, że narzędzie do mierzenia czasu pracy to nie tylko rozwiązanie dla pracowników, ale też kluczowy aspekt dla osób zarządzających. W tym przypadku, trzeba jednak zwrócić uwagę na przetworzenie danych na odpowiednie widoki. W IC Project każdemu pracownikowi można przypisać stawkę godzinową, a każde zmierzenie i zaraportowanie czasu pracy da automatyczne przeliczenie na koszt pracownika w module finansowym. Wykorzystując to, otrzymasz jasny i klarowny widok z rentownością Twoich projektów. Wydaje się, że jest to idealny przykład podejścia kompleksowego. Wdrażając narzędzie, skupmy się na podejściu po stronie pracownika, ale też wyników finansowych lub raportowych dla osób zarządzających. Jeśli tylko uzyskamy pozytywne efekty w dwóch powyższych zagadnieniach, będziemy przygotowani na wszystkie rozwiązania, jeśli chodzi o ewidencję czasu pracy i pracy projektowo-zadaniowej.
2. Przedstaw, jakie wartości dla firmy i osób zarządzających ma ewidencja czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy bardzo często odbierana jest przez pracowników, jako dodatkowa kontrola ich pracy ze strony osób zarządzających. Nie pozwól na to, aby Twój zespół w ten sposób odbierał zmiany w Twojej firmie. Ewidencja czasu pracy to kluczowa kwestia przy określaniu rentowności projektów, analizie na co spędzamy najwięcej czasu pracy, aczkolwiek absolutnie nie służy ku większej kontroli i dokładnemu sprawdzeniu, kto i jak pracuje w firmie. Zawsze wytłumaczenie sytuacji musi być po stronie osoby, która przekazuje i nadzoruje zmiany w firmie, dlatego też kluczowe jest porozmawianie z zespołem, dając przy tym wypowiedzieć się Twoim pracownikom.
Podczas rozmowy ustalcie w jaki sposób chcielibyście mierzyć czas pracy, jakie narzędzie będzie do tego przydatne i potrzebne, a ze swojej strony warto przekazać, dlaczego pojawiła się taka potrzeba w firmie. Najczęstsze przyczyny to przede wszystkim: analiza, na co zespół poświęca czas pracy, aby drobne zadanie nie umykały przy wycenach, dużo dokładniejsze wyceny dla klientów biorąc pod uwagę finansowość i analizę poprzednich projektów, sprawdzenie czy zespół nie wykonuje dodatkowych obowiązków, które mogą być również wyceniane, określenie ile czasu pracy zajmują obowiązki firmowe i czy można całość lepiej zoptymalizować. De facto, ewidencja czasu pracy to krok wstępny do tego, aby praca firmy została usprawniona, a produktywność pracowników zwiększona na podstawie optymalizacji pewnych procesów. Ustalcie wspólnie plan działania, warunki, a także inne szczegóły, które zapewnią jasny obieg informacji przy zmianach w firmie.
3. Zaoferuj drobne benefity dla swoich pracowników za raportowanie czasu pracy.
Wdrażając IC Project, często dostajemy pytanie, w jaki sposób rzeczywiście zachęcić zespół, aby mierzył i raportował większość poświęcanego czasu pracy. W wielu przypadkach pomocna jest szczera rozmowa z przekazaniem korzyści, zapewnienie narzędzia czy też zwykłe odgórne narzucenie, aczkolwiek nie zawsze jest to skuteczne. W tym przypadku, bardzo często znakomitym rozwiązaniem okazuje się prosty benefit dla zespołu – robimy jasny i klarowny deal z zespołem. Co może być benefitem w tym przypadku? Dajmy kilka przykładów, które poznaliśmy przy okazji kreatywności firm wdrażających razem z nami IC Project do swojej codziennej pracy.
Przykład nr 1: Ustal z zespołem, że każda osoba, która w przeciągu tygodnia osiągnie min. 90% całości zmierzonego i zaraportowanego czasu pracy, na koniec tygodnia skończy pracę godzinę wcześniej. Wyobraź sobie tę sytuację, kiedy zdecydowana większość zespołu wychodzi w piątek o 15 w pracy, a dwóch lub trzech pracowników musi siedzieć o godzinę dłużej. Wydaje nam się, że w przyszłym tygodniu to oni pierwsi zadbają, aby zaraportować czas pracy. Umówmy się, firmę to praktycznie nie kosztuje, bo godzina nie jest żadną stratą (biorąc pod uwagę przepalanie czasu pracy na różne dodatkowe zadania, przerwy, kawę czy dodatkowe spotkania), a w tym przypadku zapewni całą masę korzyści dla firm, bo to pozwoli lepiej zmierzyć i zoptymalizować procesy firmowe.
Przykład nr 2: W ostatnim czasie bardzo popularne są dni, kiedy oferujemy zespołowi przykładowe świeże owoce, ciastka czy jeszcze inne pyszne rzeczy. Może to będzie rozwiązanie? Ponownie idziemy zatem w tym samym kierunku, że w przypadku zaraportowania przez cały zespół min. 90% ogólnego czasu pracy przez tydzień, w kolejnym tygodniu mamy przykładowo w poniedziałek powitanie ze świeżymi owocami w firmie. Koszt dla firmy? Znikomy, a wydaje się, że każdy pracownik chciałby rozpocząć tydzień z miłym powitaniem firmy i witaminami w postaci owoców. Oczywiście owoce możesz zastąpić czymkolwiek innym, jednak weź pod uwagę, że opisywany przykład troszeczkę różni się od tego, który mieliśmy powyżej. Tutaj wchodzimy na presję zespołową, gdzie brak raportu ze strony danego pracownika spowoduje braku korzyści dla reszty zespołu. W przykładzie nr 1 była odpowiedzialność indywidualna, więc prezentujemy różne rozwiązania w zależności od tego, jak chcesz do tego podejść w Twojej firmie i jaką motywację wykorzystać.
Przykład nr 3: Inflacja to w Polsce naturalne zjawisko, które z dnia na dzień postępuje. Razem z tym, zapewne przyjdą prędzej czy później podwyżki płac w Twojej firmie. A może wykorzystać moment wprowadzenia ewidencji czasu pracy do ewentualnych, minimalnych podwyżek? Dajmy proste rozwiązanie, zaraportujesz min. 90% ogólnego czasu pracy przez miesiąc, otrzymasz dodatkowe 100 PLN do miesięcznego wynagrodzenia. Koszt dla firmy? Ponownie minimalny, aczkolwiek Ty zyskujesz na tym, że wprowadzasz podwyżkę, a przy tym odpowiedni warunek przy tej podwyżce. Jesteśmy przekonani, że tego typu decyzja wywoła euforię w zespole, a także zmotywuje, aby czas raportować. Nie ma chyba osoby, które nie weźmie dodatkowej stówki za zwykłe zaraportowanie czasu pracy z wykorzystaniem specjalnego i intuicyjnego narzędzia. Pamiętaj, że Ty masz w narzędziu specjalnie raporty, więc doskonale zobaczysz, ile dany pracownik w miesiącu zaraportował czasu.
4. Musisz wykazać się cierpliwością i konsekwencją w działaniu!
Bez względu na to, jakie kroki podejmiesz przy wdrażaniu ewidencji czasu pracy do Twojej firmy, zawsze musisz się wykazać dużą cierpliwością i konsekwencją w działaniu. Bez różnicy, o czym dyskutujemy… każda nowa rzecz w firmie wymaga przyzwyczajenia się. Pierwsze dni czy tygodnie to zawsze brak pamięci, aby to robić, brak wyrobionych nawyków, ale to wszystko powstaje z czasem. Jeśli tylko na bieżąco będziesz przypominać, wskazywać osoby, którym brakuje raportów – to zdecydowanie pozwoli zespołowi złapać odpowiednie nawyki. Nawet oferując benefit, jesteśmy przekonani, że znajdą się pracownicy, którzy na wstępie po prostu zapomną o tym, aby zapisać czas pracy. Trzeba być w tym przypadku wyrozumiałym.
Przypominając, informując, ustawiając przypomnienia w narzędziu, osiągniesz oczekiwany efekt. Pamiętaj, żeby się nie poddawać po kilku dniach, jeśli nie będzie oczekiwanego efektu i zespół nie będzie chciał raportować czasu pracy – konsekwencją w działaniu na pewno to osiągniesz, a zespół przekona się do zmian. Zaznaczmy, że ostateczna decyzja zawsze będzie po Twojej stronie i tego się trzymajmy.
5. Ustal wewnętrzną metodologię raportowania – im więcej ustaleń, tym mniej chaosu.
Bardzo ważne jest wyznaczenie wewnętrznej metodologii pracy w firmie. Im więcej zostawisz wolności pracownikom przy sposobach pracy, tym mniej wszystko będzie zorganizowane. To identycznie działa przy wdrażaniu narzędzia – jeśli zapewnisz każde inne narzędzie do różnych procesów jak m.in. komunikacja, zadania, projekty, pliki to wprowadzisz większy chaos. Próbuj znaleźć kompleksowe rozwiązanie, które zaoferują jedną, a zarazem wspólną platformę zespołową. To pierwszy aspekt, który wyznaczy metodologię pracy w firmie. Idąc dalej, wybierzcie wspólnie zespołowo sposób na raportowanie czasu pracy.
Podpierając się narzędziem IC Project, mamy dwa różne sposoby na mierzenie i raportowanie czasu pracy – po wykonanej pracy wpisując przykładowo z palca, ile udało się poświęcić w dniu dzisiejszym czasu na zadanie, a drugi sposób to mierzenie bieżące za pomocą stopera, a następnie zaraportowanie po wykonanej pracy czasu, który wyliczył stoper. Porozmawiajcie, które rozwiązanie będzie dla Was lepsze. Wiele firm decyduje się na jedną metodę, ale cała masa firm pozostawia tutaj wolność pracownikowi – pozostawiając ten sposób, który dla pracownika będzie bardziej odpowiedni i to rozwiązanie również się sprawdza w bojach. Pamiętaj, żeby mierzenie i raportowanie odbywało się z poziomu narzędzia, wtedy uzyskasz z tego konkretne przeliczania i widoki. Nie pozwól, aby część pracowników pozostawiała swoje raporty przykładowo w Excelu, bo wtedy ewidencja czasu pracy nie będzie miała sensu – spowoduje w Twojej firmie więcej dodatkowej pracy niż realnej korzyści. To musi funkcjonować całościowo.
