Praca w agencji marketingowej nie bez powodu kojarzy się z wielozadaniowością. Wsparcie sprzedaży, obsługa mediów społecznościowych czy programowanie stron internetowych – choć za wskazanymi działaniami kryją się poszczególne osoby, to jednak najważniejszy jest korzystny rezultat starań całego zespołu. W związku z tym, że w agencji marketingowej wszyscy pracownicy mają własny zakres obowiązków, wspólna efektywność budowana jest na kanwie terminowej realizacji przydzielonych powinności. Jak zatem, w perspektywie natłoku swoistych zależności, odpowiednio zarządzać zadaniami i sprawić, by wszystkie zlecenia były zawsze dopięte na ostatni guzik?

Terminowość jako słowo klucz

Sformułowania takie jak: ,,deadline”, ,,na wczoraj” czy ,,jak najszybciej to możliwe” to w agencji marketingowej niemalże codzienność. Walka z czasem i terminami jawią się jako nieodłączne składowe pracy, które nierzadko są także przyczyną odczuwania stresu. Zgodnie z badaniami fundacji World Economic Forum, która razem z organizacją Gallup zajęła się analizą związku produktywności i samopoczucia pracowników, silna korelacja pomiędzy monitorowanymi danymi jest jednoznacznie zauważalna. Dobra organizacja wydaje się więc podstawą wydajności, a przy tym gwarancją przyjaznej atmosfery między członkami zespołu.

Aby zatem w prawidłowy sposób zadbać o realizację zadań w agencji marketingowej, warto skorzystać z różnych źródeł pomocy. Specjalistyczne programy do zarządzania projektami, oprogramowanie CRM czy, w razie ogromu obowiązków, wdrożenie outsourcingu pozwala być zawsze na bieżąco z rytmem działania przedsiębiorstwa.

System CRM a kontakt z klientem

Według badania Right Now klienci, którzy najczęściej przerywają współpracę z daną firmą, to Ci skarżący się na dotkliwy brak zaangażowania z drugiego końca telefonicznej sieci. Niedbałość i ignorowanie potrzeb kontrahentów wydaje się więc jedną z największych wad pracowników, którzy w wirze zobowiązań nie zawsze dbają o systematyczny kontakt. Jak więc sprawić, by relacja między klientem a pracownikiem skutkowała wzajemnym zadowoleniem?

W tym wypadku, w celu usprawnienia wymiany wiadomości między zaangażowanymi osobami, warto skorzystać z oprogramowania CRM. Automatyzacja obsługi klienta sprzyja uporządkowanym działaniom i pozwala na bieżąco monitorować ewidencję kontaktów. Efekt rozmowy, podjęte działania i etap negocjacji – za pomocą paru kliknięć wszystko to, w łatwy sposób, można natychmiast mieć pod ręką. Dzięki magazynowaniu informacji, system CRM służy także efektywnej pracy, nawet w przypadku przegrupowania załogi, co w branżach kreatywnych nie należy do rzadkości.

Jak zarządzać zadaniami w marketingu?

Odpowiednie zarządzanie zadaniami to klucz do sukcesu w agencji marketingowej. Natłok zadań w tej branży jest tak duży, że ciężko sobie już poradzić z kartką papieru oraz kolorowymi karteczkami. Przy obecnym rozwoju technologii świetnym rozwiązaniem są przeróżne narzędzia do zarządzania zadaniami oraz całymi projektami. Funkcjonalności tego typu programów pozwalają m.in delegować poszczególne zadania, zarządzać statusami czy aktualizować na bieżąco przebieg prac. Co najważniejsze, wszystkie informacje zbierane są w jednym miejscu i żadna z tych informacji nich nigdy nie zginie.

Myślisz, że możesz zapomnieć o zadaniu? Program Ci na to nie pozwoli. Odpowiednie powiadomienia przypomną o deadlinie oraz o wszystkich prowadzonych pracach na każdym pojedynczym zadaniu. To wszystko znajdziesz m.in w polskim IC Project lub zagranicznych Monday, Trello i Asanie.

Bez kalendarza ani rusz, jak sobie poradzić?

Działania w agencji marketingowej muszą być przeprowadzane jak w szwajcarskim zegarku. W końcu renoma firmy to przede wszystkim opinie klientów, którzy chętnie dzielą się wrażeniami w internetowej przestrzeni. Jedną z funkcji, która skutecznie pozwala opanować terminowy chaos, jest przejrzysty i interaktywny kalendarz. Przydzielone zadania, widok dzienny, tygodniowy i miesięczny oraz możliwość prowadzenia prywatnego terminarza. Na uwagę zasługuje również wspólny kalendarz dla wszystkich pracowników, który, w razie przydzielania obowiązków, pozwala szybko sprawdzić czyjąś dyspozycyjność. W tym wypadku jeśli chcesz łączyć zarządzanie zadaniami z kalendarzem możesz wybrać takie narzędzia jak IC Project, Flow lub Zenkit.

Jeśli zależy Ci na samym kalendarzu, sprawdź np. Google Calendar. Spotkania, wydarzenia, meetingi biznesowe – znane sytuacje z marketingu oraz pracy z klientem. W odpowiednim interaktywnym kalendarzu można dodać dowolne wydarzenie, przypisać do nich dowolne osoby, a program przypomni nam o nim w odpowiednim terminie.

Narzędzia do zarządzania projektami wyposażone są także często w funkcje m.in. pomiaru czasu pracy oraz możliwość tworzenia czatów między współpracownikami, co w agencji pozwala usprawnić wymianę informacji oraz planowanie terminów zadań.

Outsourcing – sposób na elastyczność

Chociaż presja czasu może mobilizować, to praca w perspektywie niekończących się zadań raczej przygnębia, niż zachęca do działania. W przypadku nawarstwienia graficznych zleceń rebrandingowych lub czeredy zamówień, które dotyczą aktywności copywriterskiej, warto posłużyć się zewnętrznymi źródłami.

Outsourcing, jako coraz częściej wybierana opcja, stawia na więzi długoterminowe. W ramach współpracy tego typu agencja może dotrzeć do partnerów, którzy wspomogą firmę w zakresie działań wysokospecjalistycznych. Eksperci z zewnątrz mogą stanowić także cenne wsparcie w razie nagłych zleceń, które wymagają szybkiego, jak i profesjonalnego działania. Outsourcing często wybierany jest też ze względu na możliwość utrzymania niższego poziomu zatrudnienia oraz obniżenie kosztów operacyjnych.

Postaw na sprawdzone rozwiązania

Regularny kontakt z klientem, prowadzenie social mediów danej firmy i tworzenie jej wizualnej identyfikacji – kompleksowość usług, które oferują agencje marketingowe, to świetna propozycja dla wchodzącego na rynek przedsiębiorstwa. Aby wszechstronna działalność agencji marketingowej nie skutkowała jednak zaniedbaniem własnej struktury, warto skorzystać z profesjonalnych pomocy. Outsourcing sprawdzi się w przypadku nagłego zagęszczenia zadań, system CRM pomoże pozostać w dobrej relacji z klientami, a narzędzie do zarządzania projektami wpłynie na sprawną samoorganizację.

[CTA]