Logo IC Project
prioritize work

Jak priorytetyzować pracę, kiedy wszystko wydaje się priorytetem?

Spis treści

Każdy z nas zna to uczucie, kiedy sprawy pilne zaczynają gonić jeszcze bardziej pilne a my mamy wrażenie, że grunt zaczyna się nam palić pod nogami. A przecież dzień pracy ma tylko określoną liczbę godzin i nie da się zrobić wszystkiego w trybie ASAP. Stajemy wtedy przed niełatwym dylematem, czym zająć się pierwszej kolejności. Jak priorytetyzować pracę? Co powinno być największym priorytetem w danym momencie? Przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą w udzieleniu odpowiedzi na te pytania, a dzięki temu Ty poznasz skuteczne metody na ustalania priorytetów zadań.

 

Spisz wszystkie zadania.

Nie sposób przystępować do planowania pracy, jeśli nie wiemy dokładnie, co mamy do zrobienia. Dlatego pierwszym krokiem do skutecznego priorytetyzowania jest stworzenie dokładnej „to-do” listy. Nieważne, czy użyjesz do tego zwykłej kartki i kalendarza, czy też wykorzystasz osiągnięcia nowych technologii i sięgniesz po aplikację – najistotniejsze to nie trzymać niczego w głowie. Wypisanie wszystkich zadań nie zajmie nie więcej niż kilkanaście minut, a dzięki temu łatwiej będzie uporządkować myśli i dokonać oceny, które zadanie powinno pójść „na pierwszy ogień”.

Ustalanie priorytetów musisz rozpocząć od podstaw – jeśli nie wiesz, co masz do wykonania, nigdy nie zrobisz priorytetyzacji zadań. Pamiętaj, że programy do zarządzania zadaniami jak chociażby IC Project wiele twoich czynności zadaniowych potrafią zautomatyzować, przypominać o ważnych terminach czy sprawiać pracę z zadaniami łatwiejszą.

 

Oceń ważność zadań.

Wbrew pozorom nie zawsze deadline jest najważniejszym kryterium przy ustalaniu priorytetów. Będąc w sytuacji podbramkowej warto mieć świadomość, że – jak dawno już ustalili eksperci od produktywności i zarządzania czasem – 20 proc. naszych wysiłków generuje aż 80 proc. wyników. Kluczowe jest zatem rozpoznanie tych zadań, które są najistotniejsze.

Jak to zrobić? Pomocą mogą okazać się pytania: co przyniesie firmie największą wartość? Czy zrealizowanie danego zadania przybliża nas do miejsca, w którym chcielibyśmy być za rok? Które działania mają największy wpływ na osiągnięcie celu projektu i zadowolenie klienta? Nawet najcięższa praca nie będzie miała bowiem większego znaczenia, jeśli dotyczyć będzie mało ważnych kwestii. Istotne pytania to jedna z metod priorytetyzacji zadań.

Spójrz na swoją listę zadań i spróbuj wyznaczyć pewną skalę oceny – w tym ogranicza Cię tylko i wyłącznie kreatywność. Może to być liczba w odpowiedniej skali, kolor czy cokolwiek innego. To przede wszystkim musi być jasne i czytelne dla Ciebie. Wyznaczasz zadania ważne, te mniej ważne, na później i najważniejsze zadania. Ustalenie ich pod względem ważności jest zdecydowanym wejściem w priorytetyzację zadań. Jesteśmy zatem już bardzo blisko.

 

Deleguj zadania i nie bój się tego robić.

Jeśli stoisz na czele zespołu, zastanów się, które obowiązki możesz przekazać swoim pracownikom. Znaczna część szefów, szczególnie w małych firmach, ma tendencję do trzymania zbyt wielu srok za ogon. Takie podejście zwykle prowadzi do nieefektywnej pracy w niewłaściwej kolejności i sprawia, że z oczu schodzą najważniejsze, długoterminowe cele.

Tymczasem, w zależności od rodzaju zadań, nawet jedną trzecią punktów z checklisty z powodzeniem może wykonać ktoś inny. Delegowanie nie tylko motywuje pracowników, ale jest również wyrazem zaufania do nich. Bez wątpienia musisz przełamać swoje myślenie – wiele zadań może udanie wykonać członek zespołu. Spróbuj raz, drugi, trzeci i zobaczysz, że rzeczywiście jest to wykonalne po stronie Twoich pracowników. Dzięki temu nie musisz trzymać pozostałych zadań w niskich priorytetach – one będą już wykonane. W dłuższej perspektywie to znakomite rozwiązanie do szybkiego zmniejszenia listy zadań.

Pamiętaj, że masz wyznaczone zadania ważne i te, które musisz zrealizować w pierwszej kolejności. Zajmij się tym, ale nie poświęcaj czasu na zadania, które nie stanowią najistotniejszej kwestii w danym okresie czasu. Musisz skupiać się na priorytetach.

 

Bądź elastyczny w swojej pracy.

Jedyną stałą rzeczą w życiu jest… zmiana. Podobnie jest w przypadku priorytetów. Awaria u klienta, nowe informacje, zmiana okoliczności czy poniesiona porażka – to tylko niektóre sytuacje, które mogą być przyczyną zmian w hierarchii ważności.

Dlatego istotne jest stałe trzymanie ręki na pulsie, regularne weryfikowanie priorytetów i gotowość do modyfikowania listy pierwszeństwa. Warto być również przygotowanym na to, że z niektórych zadań trzeba będzie zrezygnować. Może się okazać, że coś, co od tygodni wisiało na checkliście jest w gruncie rzeczy mało pilne i nieważne, a najlepszym rozwiązaniem jest całkowicie to odpuścić.

Ustalanie priorytetów przypomina selekcję rannych na polu bitwy żołnierzy i dzielenie ich na tych, których da się uratować dzięki natychmiastowej pomocy i na tych, którzy nie przeżyją. Nie da się tego zrobić bez chłodnej kalkulacji. Dobrze jest jednak posiąść tę umiejętność, ponieważ jej brak jest najczęstszym powodem tego, że nie realizujemy naszych celów. Jeśli będziesz to robić nieodpowiednio, to znacząco może wpłynąć na motywację pracowników. Siadasz do listy zadań i weryfikujesz zadania – rób to regularnie, a zobaczysz efekt.

 

Skup się na jednym zadaniu w danym momencie, unikaj rozpraszania Twojej uwagi.

To bardzo ważna rada, ponieważ Twoja uwaga i koncentracja nie jest z gumy. Musisz jej pilnować i o nią bardzo blisko dbać. Znasz zapewne pojęcie multizadaniowości – fakt, to funkcjonuje i wiele osób potrafi robić wiele zadań jednocześnie, ale w długoterminowej perspektywie nie działa to skutecznie. Przede wszystkim jednak chodzi o interwał czasowy.

Możesz wykonywać wiele zadań jednego zdania i nazywać się osobą multizadaniową. Nie możesz jednak wykonać kilkunastu zadań w jednej chwili, bo jest to niewykonalne. W praktyce nigdy nie zrobisz skutecznie zadania do końca, a już przejdziesz do kolejnego.

Spójrz na swoją listę zadań i ustal sobie priorytet pełnego oraz jakościowego wykonania zadania. Pamiętaj, że zarządzanie priorytetami to nie tylko rozpoczęcie zadania, a także jego pełne wykonanie, dopiero wtedy masz zielone światło, by przejść do zadania kolejnego. Musisz skutecznie priorytetyzować zadania i dbać o swoją koncentrację na pojedynczych taskach, które znalazły się na Twojej liście lub w aplikacji.

Odłóż na bok wszelkie rozpraszacze, nie daj się wciągać w rozmowy podczas pracy, a dbaj o swoje skupienie i koncentrację. Gwarantujemy, że zadania będą realizowane dużo skuteczniej, a zarządzanie priorytetami bardziej efektywne.

 

Regularnie oceniaj swój postęp i dostosowuj priorytety.

Podsumowanie swojej pracy to niezwykle istotne… zadania do wykonania. Lista zadań musi być podsumowywana, bo za kilka dni znajdziesz tam ogromny chaos. Priorytetyzacja zadań jest połączona z organizacją Twojej pracy. Musisz zatem dbać o porządek w swoich papierach nie tylko na starcie, ale i po każdym zakończonym zadaniu lub dniu pracy. Podsumowujesz sprawy pilne, odznaczasz ważne zadania, które zostały wykonane, a najwyższy priorytet błyskawicznie się zmienia w Twojej liście zadań.

Dalszy plan od razu staje się tym bliższym, a Ty dostosowujesz skutecznie kolejne priorytety. Niestety tutaj nie odkryjemy żadnego magicznego antidotum – praca z zadaniami i zarządzanie ich priorytetami to praca bez końca. Wymaga dużej regularności, podsumowywania swoich postępów dzień po dniu, a następnie ponownego wyznaczenia priorytetów.

Czy Twoja lista zadań będzie się zmieszać? Byłoby miło, ale niestety tak to nie działa. Odchodzą jedne, wpadają kolejne i jesteśmy w wirze pracy. Z odpowiednimi priorytetami to jednak dużo skuteczniejsze i efektywna praca. Jakościowe wykonanie zadania to czysta przyjemność.

 

Zarządzaj czasem na zadaniach z wykorzystaniem specjalnych aplikacji do mierzenia czasu pracy.

Jak wyznaczyć skutecznie priorytet, jeśli nie masz pojęcia, ile zajmie Ci zadanie? Jak zatem zaplanować dzień swojej pracy i kluczowe priorytety? To wręcz niemożliwe. Twój czas jest cenny, a informacja, ile go poświęcasz na danego rodzaju zadania jest wręcz cenniejsza.

Pracuj na aplikacjach do zarządzania czasem pracy, a optymalnie połączyć czas pracy z zadaniami. W IC Project znajdziesz mnóstwo możliwości do zarządzania zadaniami, gdzie na każdym zadaniu odpalisz rejestrator czasu pracy, który zliczy i pokaże poświęcony czas. To bardzo proste czynności, ale niezwykle skuteczne w analizie danych.

Dajmy prosty przykład. Wiesz, że masz dziś napisać artykuł, zrobić podsumowanie wczorajszego spotkania i rozesłać kilkanaście informacji do mediów. Ile to może zająć czasu? Ciężko stwierdzić, bo nie liczyłem do tej pory, jak to było dla mnie czasochłonne. Z odpowiednim narzędziem, masz wszystkie informacje historyczne. Widzisz, że te same czynności w standardzie zajmowały łącznie około 4 godziny. Na tej podstawie możesz dużo skuteczniej zaplanować priorytety w swojej pracy.

Wiesz, co będzie przyporządkowane na dzień dzisiejszy, a z czym się nie wyrobisz. Jeśli nie masz przyjemności pracować z aplikacjami do zarządzania czasem i zadaniami, zdecydowanie musisz to zmienić, chociażby przetestować ich możliwości. My serdecznie polecamy.

Facebook
Twitter
LinkedIn