Jak priorytetyzować pracę, kiedy wszystko wydaje się priorytetem?

prioritize work

Każdy z nas zna to uczucie, kiedy sprawy pilne zaczynają gonić jeszcze bardziej pilne a my mamy wrażenie, że grunt zaczyna się nam palić pod nogami. A przecież dzień pracy ma tylko określoną liczbę godzin i nie da się zrobić wszystkiego w trybie ASAP. Stajemy wtedy przed niełatwym dylematem, czym zająć się pierwszej kolejności. Tym, co ma najkrótszy deadline? A może tym, co odkładaliśmy już od dobrych kilku tygodni? Po czym poznać sprawy, które są ważniejsze od pozostałych? I wreszcie – co powinno być największym priorytetem w danym momencie? Przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą w udzieleniu odpowiedzi na te pytania.

Spisz wszystkie zadania

Nie sposób przystępować do planowania pracy, jeśli nie wiemy dokładnie, co mamy do zrobienia. Dlatego pierwszym krokiem do skutecznego priorytetyzowania jest stworzenie dokładnej „to-do” listy. Nieważne, czy użyjesz do tego zwykłej kartki i kalendarza, czy też wykorzystasz osiągnięcia nowych technologii i sięgniesz po aplikację – najistotniejsze to nie trzymać niczego w głowie. Wypisanie wszystkich zadań nie zajmie nie więcej niż kilkanaście minut a dzięki temu łatwiej będzie uporządkować myśli i dokonać oceny, które zadanie powinno pójść „na pierwszy ogień”.

Oceń ważność

Wbrew pozorom nie zawsze deadline jest najważniejszym kryterium przy ustalaniu priorytetów. Będąc w sytuacji podbramkowej warto mieć świadomość, że – jak dawno już ustalili eksperci od produktywności i zarządzania czasem – 20 proc. naszych wysiłków generuje aż 80 proc. wyników. Kluczowe jest zatem rozpoznanie tych zadań, które są najistotniejsze. Jak to zrobić? Pomocą mogą okazać się pytania: co przyniesie firmie największą wartość? Czy zrealizowanie danego zadania przybliża nas do miejsca, w którym chcielibyśmy być za rok? Które działania mają największy wpływ na osiągnięcie celu projektu i zadowolenie klienta? Nawet najcięższa praca nie będzie miała bowiem większego znaczenia, jeśli dotyczyć będzie mało ważnych kwestii. Jeśli chcesz poznać więcej metod wyznaczania priorytetów oraz zarządzania czasem, odwiedź blog Mariusza Tomaszewskiego.

Deleguj

Jeśli stoisz na czele zespołu, zastanów się, które obowiązki możesz przekazać swoim pracownikom. Znaczna część szefów, szczególnie w małych firmach, ma tendencję do trzymania zbyt wielu srok za ogon. Takie podejście zwykle prowadzi do nieefektywnej pracy w niewłaściwej kolejności i sprawia, że z oczu schodzą najważniejsze, długoterminowe cele. Tymczasem, w zależności od rodzaju zadań, nawet jedną trzecią punktów z checklisty z powodzeniem może wykonać ktoś inny. Delegowanie nie tylko motywuje pracowników, ale jest również wyrazem zaufania do nich.

Bądź elastyczny

Jedyną stałą rzeczą w życiu jest… zmiana. Podobnie jest w przypadku priorytetów. Awaria u klienta, nowe informacje, zmiana okoliczności czy poniesiona porażka – to tylko niektóre sytuacje, które mogą być przyczyną zmian w hierarchii ważności. Dlatego istotne jest stałe trzymanie ręki na pulsie, regularne weryfikowanie priorytetów i gotowość do modyfikowania listy pierwszeństwa. Warto być również przygotowanym na to, że z niektórych zadań trzeba będzie zrezygnować. Może się okazać, że coś, co od tygodni wisiało na checkliście jest w gruncie rzeczy mało pilne i nieważne, a najlepszym rozwiązaniem jest całkowicie to odpuścić.

Wyznaczanie priorytetów przypomina selekcję rannych na polu bitwy żołnierzy i dzielenie ich na tych, których da się uratować dzięki natychmiastowej pomocy i na tych, którzy nie przeżyją. Nie da się tego zrobić bez chłodnej kalkulacji. Dobrze jest jednak posiąść tę umiejętność, ponieważ jej brak jest najczęstszym powodem tego, że nie realizujemy naszych celów. Jeśli będziesz to robić nieodpowiednio, to znacząco może wpłynąć na motywację pracowników.

O strategiach na „zbyt wiele rzeczy do zrobienia” opowiada Mariusz Kapusta. To prosty sposób a może zmienić bardzo wiele. Polecamy! 🙂

Zobacz wideo

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo