O produktywności napisano już wiele książek, artykułów i opracowań. Czy da się wnieść coś więcej? Z pewnością – wiedza z tego obszaru cały czas jest aktualizowana w oparciu o badania.
Wszyscy wiemy, że człowiek to nie maszyna, ale pewnie chcielibyśmy być bardziej efektywni i zaangażowani w pracę bo to przekłada się na nasze finanse. Dziś mamy dla Was garść najważniejszych wskazówek jak postępować, żeby zwiększyć swoją produktywność w pracy.
1. Ustal priorytety
Czy jest Ci znane poczucie, że nie masz na nic czasu, cały czas coś robisz, a pracy nie ubywa? Podstawą wysokiej produktywności jest priorytetyzacja zadań oraz trzymanie się tej hierarchii. Podziel zadania na ważne i pilne oraz na te mniej istotne, z perspektywy dnia, tygodnia, miesiąca, a także z perspektywy przełożonego. Zdecyduj, które zadania powinny być wykonane bez opóźnień, a które mogą poczekać. To pomoże Ci skupić się na celu.
Warto tutaj wspomnieć o prawie Pareto mówiącym, że 20% nakładów odpowiada za 80% wyników. Ma ono odzwierciedlenie również w Twojej pracy. Sztuką jest znalezienie tych 20% działań, które odpowiada za większość rezultatów. Jeśli Ci się to uda, to możesz skupić się tylko na nich.
2. Zacznij od najbardziej wymagającego zadania
To to zadanie z którego wykonaniem będziesz zwlekać. Wiesz, że zajmie Ci dużo czasu i wydaje Ci się, że podgonisz w międzyczasie inne mniejsze sprawy, albo po prostu nie lubisz go wykonywać. Jeśli zmusisz się do wykonania go, to jego zakończenie będzie nagrodą samą w sobie. Zostawienie tego na koniec dnia będzie zwiastować cały dzień ze świadomością, że czeka na Ciebie, a być może i na kogoś z Twoich współpracowników, któremu musisz je przekazać, co jest stresujące i zniechęcające.
3. Podobne zadania łącz w grupy
Musisz wykonać kilka telefonów? Zrób to w jednym czasie, po kolei. Musisz pójść do kadr, coś wydrukować itd.? Idź za jednym razem do tych miejsc. Zaoszczędzisz czas, wykonując porównywalne zadania w jednej sesji.
4. Pilnuj terminów
Jeżeli termin nie jest narzucony z góry to sam ustal sobie limit czasowy. Określ ile czasu dokładnie potrzebujesz i datę kiedy planujesz zakończyć zadanie. Zadania bez określonego terminu potrafią przeciągać się w nieskończoność. Postaraj się nie przekraczać założonego terminu i wyciągnij wnioski jeżeli nie udało się go dotrzymać. Natomiast, jeśli termin jest narzucony z góry to postaraj się wyznaczyć sobie krótszy. Pozwoli to mieć bufor bezpieczeństwa na ewentualne poprawki lub wyjaśnianie wątpliwości z kontrahentem.
5. Rób przerwy
Nawet jeśli jesteś w wirze zadań i odkładasz to na później, to pamiętaj: zrób sobie przerwę. To ważne, żeby dać odpocząć swojej głowie. Zatrzymaj się na chwilę, rozprostuj nogi, przeciągnij się. 5-10 minutowe przerwy co godzinę pozwolą Ci działać z energią przez cały dzień. Daj też odpocząć swoim oczom. Wskazane jest ich zamknięcie lub patrzenie w jakiś odległy punkt przez 20 sekund po każdych 20 minutach przed ekranem.
6. Zaczynaj drogę z jej wizją
Stworzony w głowie obraz przebiegu wykonywania zadania pozwala przygotować się na wszystkie jego etapy. Oczywiście często reala ścieżka wykonania może w trakcie ulegać zmianie, w końcu jest wiele czynników niezależnych od nas. Zależnie od tego, czy lepiej działają na Ciebie kary, czy nagrody, wybierz wizualizację z wynikiem negatywnym lub pozytywnym. Wyobrażając sobie proces wykonania niejako sami programujemy się do odniesienia sukcesu.
7. Unikaj wielozadaniowości
Zarówno wykonywanie wielu zadań na raz, jak i szybkie przeskakiwanie między nimi, jest jedną z rzeczy, która źle wpływa na naszą produktywność. Istnieje coś takiego jak „efekt piły”. Polega on na tym, że jeśli oderwiemy się od wykonywanego zadania nawet na moment, to potrzebujemy dodatkowego czasu, żeby znów pracować wydajnie. Metaforycznie rzecz ujmując, kiedy pracujemy najlepiej, znajdujemy się na szczycie ząbka tnącego tarczy, podczas oderwania się od zadania spadamy pomiędzy te ząbki i musi minąć jakiś czas zanim znów wejdziemy na szczyt. Jeśli pracujesz przy komputerze, pozamykaj programy z których już nie korzystasz i zakładki, które Cię rozpraszają. Lepiej skupić się na jednej rzeczy. Więcej o wielozadaniowości pisaliśmy tutaj.
8. Zrozum i daj się zrozumieć
Większość ludzi nie słucha z intencją zrozumienia, chcemy po prostu odpowiedzieć. Zanim zaproponujesz rozwiązanie, udzielisz rady lub zaczniesz działać, upewnij się, że zrozumiałeś sens i perspektywę drugiej osoby. Na ogól skupiamy się nad tym, aby nas zrozumiano. Jeśli piszesz wiadomości, czy delegujesz polecenia, to nie rób tego w najbardziej lakoniczny sposób. Domyślanie się o co Ci chodzi, to strata czasu kogoś innego. Z drugiej strony zbyt obszerne opisy również są niepożądane. Znajdź złoty środek.
9. Powiedz innym co chcesz zrealizować
Podzielenie się z innymi swoimi celami, sprawia że czujemy się bardziej zmotywowani do tego, żeby je osiągnąć. Pojawia się w ten sposób swego rodzaju pozytywna presja do działania. W końcu nie chcąc źle wypaść przed innymi staramy się jeszcze bardziej.
10. Nie unikaj trudnych tematów
Czasem trudność sprawia wyrażenie swojego zdania otwarcie. Unika się tego w obawie popsucia dobrych relacji. Bywa, że jeśli nie podejmie się w porę pewnych tematów, nie wskaże potencjalnych problemów mogą się one skumulować i wybuchnąć ze zdwojoną siłą. Nie zwlekaj z rozmową.
11. Korzystaj z technologii
Na rynku jest wiele dostępnych rozwiązań pomagających w podwyższaniu produktywności. Zaprzyjaźnij się z najkorzystniejszymi dla Ciebie. Nie trać czasu pracując na niewydajnym sprzęcie. Otaczaj się nowymi rozwiązaniami, testuj.
Chcesz poznać więcej skutecznych metod? Odwiedź blog Mariusza Tomaszewskiego, eksperta w dziedzinie zarządzania czasem i zwiększania produktywności.
[CTA]
