Przekroczenie planowanych kosztów inwestycji, czyli jej niedoszacowanie, jest częstym błędem, z którym borykają się przedsiębiorcy różnych branż. Nie ma złotego środka, idealnego lekarstwa, które pozwoli w perfekcyjny sposób oszacować koszt projektu. Istnieje jednak kilka metod i działań, które mogą pomóc lub znacznie ograniczyć różnice między planowanymi wydatkami i tymi, jakie finalnie zostaną poniesione. Niedoszacowane projekty mogą doprowadzić do ogromnych strat, a nawet do upadku przedsiębiorstwa. Jak w takim razie uchronić się przed tego typu sytuacjami?
Historia lubi się powtarzać
Bent Flyvbjerg, duński ekonomista i profesor z Oxford University, zajmuje się od lat problemem niedoszacowania kosztów inwestycji. Pierwsze publikacje naukowe podnoszące tę kwestię zaczęły się pojawiać na początku lat siedemdziesiątych i dotyczyły wybranych przedsięwzięć. Nie zawsze jednak istniała możliwość przeanalizowania wszystkich danych, przez co Bent wiedział, że problem istnieje, ale nie był w stanie powiedzieć, na jak dużą skalę. Jego badania koncentrowały się przede wszystkim na projektach budowlanych, które były realizowane na całym świecie. Dlaczego skupiały się akurat na tego rodzaju przedsięwzięciach? Z tego powodu, że problem niedoszacowania występuje najczęściej właśnie w budownictwie, inwestycjach w infrastrukturę oraz projektach technologicznych, w tym IT.
Jego wieloletnie badania pokazują, że:
- koszt realizacji inwestycji został przekroczony w 9 na 10 badanych inwestycjach, a prawdopodobieństwo przekroczenia planowanych kosztów wyniosło 86%;
- średnie przekroczenie planowanych kosztów wyniosło 28%;
- co ciekawe, nie zauważono istotnych różnic w niedoszacowaniu inwestycji ze względu na okres, w którym projekty były wykonywane. Podobne dane miały przedsięwzięcia realizowane 10, 30 czy 70 lat temu.
Na stronie Statista.com można znaleźć zestawienie kilku najbardziej znanych budowli świata do procentowego przekroczenia budżetu.
Inne interesujące dane możemy znaleźć na blogu Mavenlink. Pochodzą one z różnych raportów i dotyczą wielu branż, nie tylko budowlanej. 4PM podaje, że 70% projektów upada. Hbr.org pokazuje zaś, że przez niedokończone, często niedoszacowane projekty IT amerykański rynek traci od 50 do 150 miliardów dolarów rocznie. Jak podaje IBM, tylko 40% tego rodzaju przedsięwzięć mieści się w budżecie, jakości i czasie realizacji.
Jak widać, statystyki są dość okrutne i pokazują, że zarządzanie projektem i dobre jego oszacowanie to problem większej skali i dotyczy wszystkich przedsiębiorstw – i tych małych, i tych dużych.
Jak zabezpieczyć się przed niedoszacowaniem?
Jest kilka szkół, które podpowiadają, jak zmniejszyć prawdopodobieństwo niedoszacowania kosztów, a w niektórych przypadkach nawet im zapobiec. Nim jednak przejdziemy do realizacji projektu, musimy dobrze przygotować się do działania. Etap planowania jest niezmiernie ważny dla całego projektu. Przede wszystkim musimy ustalić to, jakim budżetem dysponujemy i dopasować do niego nasze działania. Gorzej jest, jeśli nie wiemy do końca, jakie są nasze możliwości finansowe i jakimi zasobami czy też zapasami dysponujemy. Wtedy oszacowanie kosztów przedsięwzięcia jest trudniejsze, a czasami praktycznie niemożliwe. Jeśli decydujemy się na wyliczenie ceny projektu, to musimy kierować się trzema głównymi wskaźnikami:
- czasem – jak dużo musimy go poświęcić na stworzenie produktu lub wykonanie usługi;
- jakością – jak dobry produkt oddamy;
- ceną – ile uzyskamy po sprzedaży produktu.
Te trzy wskaźniki mają to do siebie, że dwa z nich wykluczają trzeci. Prościej mówiąc, nie możemy czegoś zrobić tanio, a jednocześnie szybko i dobrze, dobrze, a jednocześnie szybko i tanio, lub szybko, ale tanio i dobrze. Z tego powodu już na tym etapie warto zastanowić się nad odpowiednim zabezpieczeniem budżetu, by na późniejszym etapie uniknąć problemów. Co jednak zrobić, gdy projekt już jest w realizacji, a my musimy uniknąć przekroczenia kosztów?
Przede wszystkim należy korzystać z odpowiedniej metodologii zarządzania projektem. Mówi się, że Agile jest jednym z najłatwiejszych do dopasowania sposobem sprawowania kontroli nad zadaniami. Jest tak dlatego, że elastyczność tej metodologii pozwala w łatwy sposób wprowadzać zmiany podczas realizacji. Można powiedzieć, że to sekwencyjny sposób zarządzania zadaniami, który opiera się na komunikacji, osobach, współpracy i reakcji na zmiany. O metodyce Scrum, która jest częścią Agile możecie przeczytać tutaj.
Kolejna rzecz to przygotowanie małych zespołów zadaniowych i ustalenie krótkich okresów pracy i raportowania. Niech będą to tygodniowe sprinty. Każdy z zespołów ma w tym czasie wykonać swoje zadania. Dlaczego krótkie okresy mogą nas uchronić przed przekroczeniem kosztów? Przede wszystkim dlatego, że te małe próbki są pewnym odzwierciedleniem całego procesu. Jeśli jedno z ogniw zawodzi, możemy mieć w zapasie dodatkowy zespół, który wspomoże ekipę. Kolejna sprawa to utrzymanie w pogotowiu małej grupy kryzysowej, która będzie miała kilka awaryjnych rozwiązań na wypadek trudnej sytuacji. Dla takiego zespołu warto przygotować kilka „testowych sprintów”, które skupiają się na „gaszeniu pożarów” w sytuacji, gdy faktycznie nasz projekt zacznie drastycznie zbliżać się do granicy finansowej. Grupa ta pozwoli na szybką reakcję, ponieważ będzie miała przygotowane kilka alternatywnych rozwiązań, które były przetestowane w „laboratoryjnych” warunkach.
Ważna jest także komunikacja wśród osób związanych z projektem. Zły przepływ informacji oraz szum w korespondencji mogą doprowadzić do dużych opóźnień, a to często przekłada się na koszt całkowity inwestycji. Dlatego coraz częściej zaleca się używanie narzędzi pomagających w zarządzaniu projektami. Jaki jest tego cel? Przede wszystkim wszystkie osoby związane z przedsięwzięciem mają wgląd w potrzebne dokumenty, korespondencje, a co najważniejsze, widzą, na jakim etapie wdrożenia jest każda z komórek zajmująca się projektem. Dzięki temu łatwo jest określić, gdzie powstają zatory i można na nie reagować.
Jakie oprogramowanie wybrać? Na rynku jest wiele rozwiązań i tych płatnych, i tych darmowych, które pozwolą na zintegrowanie zespołu i stworzenie optymalnego środowiska do pracy projektowej. Wybór narzędzi będzie przede wszystkim zależny od naszych wymagań i budżetu, który chcemy przeznaczyć na oprogramowanie.
[CTA]
Co zrobić, jeśli jednak źle obliczymy?
Jeśli dojdzie do sytuacji, w której zaczniemy znacząco zbliżać się do linii budżetu, należy jak najszybciej poinformować o tym zarząd lub klientów, jeśli mówimy o projektach zewnętrznych. Dzięki temu w dalszy proces decyzyjny zaangażowane są osoby, które bezpośrednio mają wpływ na budżet i dostępne finanse. Pozwoli to także zatrzymać projekt, jeśli estymowane koszty dodatkowe znacznie wzrosną.
Czasami wydaje się więc sensowne dołożenie do zakładanych kosztów np. 20% zapasu, by w przypadku przekroczenia zakładanych wydatków móc spokojnie działać dalej. Jeśli pieniądze te ostatecznie zaoszczędzimy, możemy je zwrócić klientowi lub przekierować na inne działania. O tym co jeszcze może zwiastować porażkę projektu dowiecie się z poniższego filmiku, warto sprawdzić co ma do powiedzenia na ten temat ekspert Zarzadząnia Projektami.
