Zarządzanie projektem – oczekiwania vs rzeczywistość

project management expectations

Na sukces projektu składa się wiele czynników. Są to między innymi ludzie, którzy przy nim pracują, odpowiednie kierowanie przedsięwzięciem, narzędzia wykorzystane do zarządzania zadaniami oraz menadżer, który będzie projekt koordynował. Oczywiście nie możemy zapomnieć o innych bardzo ważnych czynnikach, takich jak finanse, terminy, posiadane zaplecze technologiczne. Często nasze oczekiwania w stosunku do projektu są inne niż rzeczywistość, która nas spotyka. Czasami wszystko idzie bardzo źle. Dlaczego tak jest?

Projekty lubią być zarządzane

O tym, że projektami należy zarządzać, pisaliśmy już jakiś czas temu. Mówi się, że one wręcz „lubią być zarządzane” i faktycznie coś w tym jest. Statystyki jasno pokazują, że osoba koordynująca zadania, która posiada odpowiednie predyspozycje, wiedzę i potrafi kierować ludźmi, może znacznie zwiększyć zysk, jaki przyniesie projekt, przyśpieszyć jego realizację i – co najważniejsze – zmieścić się w przyjętym budżecie.

Project Management Institute (PMI) podaje, że firmy, które podczas realizacji projektów korzystają z pomocy doświadczonego menadżera, tracą 28 razy mniej pieniędzy. PMI dzieli organizacje na dwie grupy: te, które wykorzystują odpowiednie narzędzia i wiedzę oraz te, które nie posiadają odpowiednich możliwości czy też doświadczenia. Jeśli jeszcze bardziej zagłębimy się w analizę, to porównanie jest bardzo czytelne. „Champions” to firmy mogące pochwalić się wskaźnikiem zamknięcia projektów na poziomie powyżej 80%, zaś „Underperformers” to przedsiębiorstwa z wynikiem poniżej 60% zamkniętych projektów.

Zestawienie 2017 pokazuje, jak duże różnice pojawiają się pomiędzy tymi obiema grupami. Firmy, które posiadają metodologie prowadzenia projektu i korzystają z wszelkich możliwych narzędzi, kończą 88% projektów w terminie, 90% w założonym budżecie, a jeśli przedsięwzięcie z jakichś przyczyn upadnie, to strata, jaką ponosi przedsiębiorstwo, oscyluje w granicach 14% całego budżetu. W przypadku drugiej grupy statystyki wyglądają następująco: tylko 24% projektów zostaje ukończonych w terminie, 25% w założonym budżecie, a upadek projektu przynosi straty rzędu 46% przeznaczonych środków. Różnice, jak widać, są drastyczne i pokazują, jak wielkie znaczenie ma dobre zarządzanie zadaniami.

Jak to jest naprawdę?

46% organizacji nie dostrzega wartości osoby project managera, dlatego zapomina o nim w procesie wdrożenia lub po prostu korzysta z wiedzy osób, które nie mają odpowiedniego lub pełnego doświadczenia w tym zakresie. Rozpoczynając działania, oczekujemy, że nasze wdrożenie będzie terminowe, nie przekroczy założonego budżetu, nie wykorzysta większej niż założona liczby zasobów itd. Faktycznie w przypadku wielu firm tak się dzieje, jednakże wiele organizacji napotyka na problemy, które nie tylko wpływają na czas realizacji, ale także na koszty, a niejednokrotnie zagrażają całemu przedsiębiorstwu.

Jaka jest więc rzeczywistość w przypadku wielu firm? Gdzie pojawiają się problemy i błędy? Przede wszystkim zapominamy o tym, że w organizacji wiele działań ma miejsce jednocześnie, niejedno zadanie odbywa się w różnych komórkach i nie zawsze jest tak, że każda z nich wie, jakie osoby zaangażowane są w projekty w innych departamentach. Może zdarzyć się, że menadżer musi koordynować przedsięwzięcie, w którym bierze udział kilkanaście osób z różnych działów. Jednocześnie te osoby oddelegowane są także do innych zadań i pracują przy kilku projektach jednocześnie. Takie rozdrobnienie obowiązków ma bardzo destrukcyjny wpływ na sukces przedsięwzięcia.

Kolejny problem to dostęp do potrzebnych danych i informacji dla każdego członka zespołu. Brak narzędzi do zarządzania projektem, nawet tych najprostszych, może bardzo utrudnić komunikację w grupie. O ile pracownicy niższego szczebla nie muszą znać wszystkich informacji związanych z wdrożeniem, to menadżerowie wyższego szczebla czy też project manager tę wiedzę posiadać muszą. Dla zespołu najważniejsze są progi milowe, budżet, dostępne narzędzia i środki, którymi dysponują. Niezmiernie istotny jest również przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami. Ważne jest także to, by pracownicy mieli przed sobą jasno określone i mierzalne cele. Dzięki nim będą wiedzieć, kiedy i komu muszą raportować wykonane zadania, a także kiedy jest deadline. 37% projektów kończy się niepowodzeniem z tego właśnie powodu – braku jasnych i mierzalnych celów, które mogłyby zostać wyegzekwowane przez liderów.

Koszty, które stale rosną?

To, że wiele działań kończy się przekroczeniem planowanego budżetu, już wiemy. Liquid Planner podaje, że problem ten występuje praktycznie w 50% przypadków. Spowodowane jest to wieloma czynnikami. Przede wszystkim największą bolączką jest zły przepływ informacji (tak deklaruje 43,9% ankietowanych). Wzrost kosztów podczas działań spowodowany jest także złym oszacowaniem wydatków na poszczególne działania. Skąd te mylne estymacje? Powodów może być kilka. Czasem zapominamy po prostu o oczywistych wydatkach, bywa też, że mierzymy złe wskaźniki. Na przykład: oceniamy pracę specjalisty według stawki obowiązującej w naszej firmie, a może być ona dużo niższa niż obowiązująca na rynku. Ponadto ulec zmianie mogą ceny materiałów, potrzebnej technologii lub wiedzy. Te wszystkie wahania mogą znacznie wpłynąć finalną cenę naszego wdrożenia.

Nie ma idealnego rozwiązania na zaplanowanie budżetu, ale należy go kontrolować na każdym etapie życia projektu. Nie jest to trudne, a z pomocą IC Project możemy robić to bardzo efektywnie. Wystarczy utworzyć raport o stanie budżetu i na bieżąco analizować, czy koszty nie odbiegają od założeń. Dodatkowo powinny znaleźć się w nim także wydatki stałe (np. wynagrodzenie zespołu czy leasing). W ten sposób mamy informację o pozostałych dostępnych środkach, która wyliczana jest na bazie dotychczas zebranych informacji. Dzięki temu będziemy wiedzieć, że np. w lutym, dzięki zmianie oprogramowania, zwiększyliśmy wydajność, przez co jesteśmy bliżej celu i oszczędziliśmy 10% czasu, który pozwolił zaoszczędzić określoną kwotę. Niestety, 34% projektów nie ma nawet dobrze przygotowanych podstaw, poza ogólnym zarysem działania, nie mówiąc już o dobrze zaplanowanym budżecie i planie zadań.

A co z metodologią?

To, w jaki sposób będziemy prowadzić projekt, także ma duże znaczenie, ale nie przesądza o jego realizacji i pozytywnym zakończeniu. Wiele wyjątkowych zadań doprowadzono do końca, nie korzystając z żadnych znanych metodologii i – co najważniejsze – zrobiono to bez przekroczenia terminów i budżetu. Oznacza to, że główna siła każdego z nich to ludzie, pomysły i praca zespołowa. Dodajmy do tego kontrolę, zarządzanie oraz jasno przedstawione zadania i mamy przepis na sukces.

[CTA]

Przeczytaj również:

5 dni – czy w tym czasie można zamknąć każdy projekt?

Wypróbuj za darmo

Nie wymagamy karty płatniczej Free forever
Wypróbuj za darmo