Zdalne zespoły projektowe to coraz częściej pojawiające się zjawisko w zarządzaniu projektami. I nie ma co się dziwić, dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe zakłada pracę zdalną bądź hybrydową, która stała się niezwykle popularna. Wielu pracowników szuka pracy tylko w formie zdalnej, co pozwala pracować z dowolnego miejsca na świecie dla dowolnej organizacji. Z drugiej strony to też dużo szersze możliwości pozyskiwania pracowników dla wielu firm, bo po prostu tak ważny czynnik lokalizacyjny nie istnieje.

W tym artykule zagłębimy się w temat zdalnych zespołów projektowych. Poruszymy kluczowe aspekty zarządzania takimi zespołami, zanalizujemy trendy oraz przedstawimy praktyczne rozwiązania, by zdalna praca na projektach była maksymalnie efektywna. Pamiętajmy, że zawsze mamy dwie strony medalu. Jak to zatem wygląda w zdalnych zespołach projektowych? Jak efektywnie zarządzać projektami z takimi zespołami?

 

Czym jest zdalny zespół projektowy?

Rozpoczniemy od zdefiniowania pojęcia zespołów. Zespół to grupa osób o wspólnym celu, uzupełniających się umiejętnościach. Zdalny zespół projektowy, z kolei, to grupa pracująca w rozproszony sposób, często komunikująca się wirtualnie. Różnice obejmują rozproszenie geograficzne, cyfrową komunikację i potencjalne różnice kulturowe. Wydaje się, że obecnie wiele osób pracuje w zdalnych zespołach, często są to też zespoły hybrydowe, gdzie łączymy pracowników pracujących na co dzień biurowo z tymi, którzy pracują ze swojego zacisza domowego bądź innej lokalizacji. Każdy zdalny zespół projektowy to nowe wyzwania na wielu płaszczyznach: od komunikacji, środowiska pracy, dywersyfikacji kulturowej, zarządzania czasem, aż po elementy motywacji i kontroli.

 

Trendy w zdalnych zespołach projektowych

Podążając za najnowszymi trendami, odniesiemy się do raportów, które wskazują, jak wygląda sytuacja na rynku w związku z pracą zdalną i hybrydową.

Według Jobs Report: Opportunity Amid Recovery; 2021 Talent Gap Report

• 52% organizacji w Europie realizuje politykę powrotu do biur
• 57% organizacji uważa, że praca zdalna zwiększa satysfakcję
• 25 mln specjalistów zarządzania projektami potrzebne do 2030 r.

Odnosząc się natomiast do Ten-Year Employment Trends, Costs, and Global Implications, raport wskazuje niezwykle istotne umiejętności przyszłości na rynku pracy, a są to:

• Budowanie Relacji
• Przywództwo zespołowe
• Myślenie strategiczne
• Kreatywne rozwiązywanie problemów
• Świadomość handlowa

W obliczu ewolucji rynku pracy projektowej, zdolność do budowania silnych relacji, przywództwo zespołowe, myślenie strategiczne, kreatywne rozwiązywanie problemów oraz świadomość handlowa stają się kluczowymi kompetencjami. Rynek coraz bardziej ceni umiejętności miękkie, zwracając uwagę na zdolność do skutecznego zarządzania zespołem, strategicznego myślenia oraz kreatywnego podejścia do rozwiązywania problemów, co przekłada się na sukcesy projektowe. Współczesny pracownik musi posiadać te umiejętności, by sprostać dynamicznym wyzwaniom i wymaganiom nowoczesnego biznesu. To jednoznaczny kierunek świata biznesowego, rynku pracy, a czy praca zdalna będzie ciągle tak popularna, jak do tej pory? Czas pokaże.

 

Jakie wyzwania generują zdalne zespoły projektowe?

Największą trudnością związaną z zarządzaniem zespołem rozproszonym jest sama odległość. Zespoły rozproszone pracują tak samo, jak tradycyjne zespoły zadaniowe, z tym, że mają ze sobą utrudniony kontakt, który często jest tylko wirtualny lub sporadyczny. To wszystko wpływa na całą resztę, która jest również utrudniona, chociażby w kontekście zarządzania zespołem zdalnym.

Popularne wyzwania i trudności, które generują zdalne zespoły projektowe, to:

• Podziały w zespole, naturalne tworzenie się „podgrup” oraz mniejsza integracja pracowników;
• Mniejsze poczucie przynależności do firmy, wynikając z pracy poza siedzibą organizacji;
• Utrudniony podział i przepływ zadań;
• Niezrozumienie, błędy w odbiorze, częsty brak wglądu w emocję drugiej osoby – wynikające z pracy zdalnej;
• Trudności w adekwatnej ocenie pracy, menedżer nie ma możliwości obserwowania pracowników „na co dzień” w standardowych warunkach pracy;
• Różnice kulturowe bądź narodowościowe pracowników (sprawdź, jak efektywnie zarządzać projektami w środowisku międzynarodowym)

Czy coś jeszcze moglibyśmy dopisać do powyższej listy? Bez wątpienia. Każdy zdalny zespół projektowy jest wymagający, a zróżnicowane wyzwania potrafią pojawiać się na każdym kroku.

 

Komunikacja w zdalnym zespole projektowym

W zarządzaniu projektami ważne są emocje, komunikacja, wymiana pewnych informacji w zespołach projektowych. Patrząc na bariery w zdalnych zespołach w stosunku do tych tradycyjnych, od razu rzuca nam się na warsztat komunikacja zespołowa. Jest to bez wątpienia jeden z najważniejszych aspektów, który musi zostać odpowiednio zorganizowany oraz dopilnowany, by zdalny zespół projektowy był realnie tak efektywny, jak tego oczekujemy.

Odpowiednie zarządzanie pracą i komunikacją będzie najważniejszym elementem, który sprawi, że zespół pracuje ze sobą skutecznie, nie ma żadnych niedomówień, a wszystkie informacje przepływają między członkami zespołu bez żadnych blokad komunikacyjnych. Jak zatem zapewnić poprawną komunikację w zdalnym zespole?

• odpowiednie narzędzie komunikacyjne, które jest narzędziem wspólnym dla całego zespołu. Do tego tworzenie wydzielonych wątków tematycznych, dostosowanie ich do tematyki projektowej będzie optymalnym rozwiązaniem, by komunikacja była uporządkowana i odpowiednio zorganizowana.
• model pracy oparty na cyklicznych spotkaniach, które służą do omawiania najważniejszych kwestii projektowych. To pozwoli regularnie być na bieżąco z pracą zespołu, potencjalnymi problemami i wyzwaniami. Bardzo ważne jest uczestnictwo każdego członka projektowego, a przy tym czas dla każdego na wypowiedzenie swojego zdania. Przy tym niezwykle istotne jest odpowiednie zarządzanie spotkaniem, by spotkanie było efektywne i skuteczne, a nie tworzyła się z tego zwykła pogawędka zespołu bez określonego celu i puenty.
• otwarta komunikacja kluczem do sukcesu. Pewny, klarowny feedback oraz informacja zwrotna bez tajemnic jest tym, co szczególnie w zdalnych zespołach projektowych będzie odgrywać niezwykle istotną rolę. Przy komunikacji werbalnej, nie widzimy gestów, pewnych zachowań, bazujemy tylko na otwartym feedbacku i komunikacji, dlatego jest to tak ważne.

 

Rola narzędzi w zdalnych zespołach projektowych

Narzędzia odgrywają kluczową rolę w wydajnej pracy projektowej dla zespołów zdalnych. Wiele firm i zespołów nie wyobraża sobie funkcjonowania bez narzędzi komunikacyjnych, ale przede wszystkim programu do zarządzania projektami, który będzie agregował wszelkie dane. To środowisko do pracy zespołowej, które w dużym stopniu wspiera wspomnianą komunikację, ale też gwarantuje wszystko to, co istotne w naszej codziennej pracy. Budujemy dokumentację projektową z naszej pracy. Wiemy, co się dzieje w naszym zespole, kto i nad czym, a także jak realnie pracuje w czasie bieżącym. Przy zdalnych zespołach projektowych specjalne programy do zarządzania projektami są na wagę złota, bo to wspólna platforma do pracy całego zespołu.

Na co zwrócić uwagę w świecie narzędziowym?

• program do zarządzania projektami (np. IC Project)
• wspólne narzędzie komunikacyjne (np. Discord, Zoom, Meet, Teams)
• dokumentacja projektowa (np. Google Drive, One Drive, Dropbox)
• wspólna tablica do pomysłów (np. Miro, Mural)

Pamiętaj, że w dynamicznym świecie biznesowym, to właśnie narzędzia stanowią kluczowe elementy pracy całych zespołów. Im lepiej dobrane i wdrożone programy do codziennej pracy, tym zespół potrafi pracować efektywniej, a osoby zarządzające wiedzą dużo więcej na temat codziennej pracy w organizacji. Przyłóż szczególną uwagę do doboru perfekcyjnych narzędzi.

 

Przywództwo w zdalnych zespołach projektowych – dlaczego jest tak ważne?

Kultura pracy dla każdego zdalnego zespołu projektowego jest niezwykle istotna. Świadomy zespół bardzo często potrafi regularnie pracować nad kulturą organizacyjną, aczkolwiek zawsze nad wszystkim musi stać osoba zarządzająca, czyli przywódca całego zespołu. Trzymanie wszystkiego w ryzach, podejmowanie kluczowych decyzji, nadzorowanie pracy, a także przepływy tej pracy, to są kluczowe zadania dla każdego project managera w zdalnym zespole projektowym.

Czy samozarządzające się zespoły istnieją? Być może, aczkolwiek jest to bardzo mały procent całości. W wielu przypadkach musi być jednak osoba, która ma decyzyjność i tej decyzyjności używa w ważnych momentach. Pomijając nawet aspekty kontroli, weryfikacji pracy, a po prostu nadzór i zarządzanie pracą, co stanowi niezwykle istotne elementy efektywnej pracy zespołowej.

Prosty przykład: każde spotkanie zdalne może czasami trwać godzinami… ile razy odchodzimy od określonego tematu, rozmawiamy dookoła, nie ma dla spotkania kierunku i puenty. Rola osoby zarządzającej w tym przykładzie to moderacja spotkania względem tematyki, nadzorowanie jego czasu trwania, spisanie pewnych założeń i ustaleń.

Przywództwo w zdalnych zespołach projektowych, ma wpływ chociażby na:

• określanie celów i weryfikowanie ich wykonania
• utrzymywanie ciągłej komunikacji i kultury organizacyjnej
• zarządzanie czasem i zasobami zespołu
• planowanie pracy, wyłapywanie zależności, delegowanie zadań
• motywowanie i inspirowanie…

 

Motywowanie i inspirowanie – szczególnie ważne w zdalnych zespołach projektowych dla lidera.

Jeśli zespół pracuje zdalnie, jest rozproszony, kontakt bezpośredni mamy bardzo ograniczony. Nie widzimy się fizycznie na co dzień, nie znamy potencjalnych problemów, bez odpowiedniej uwagi możemy się z łatwością oddalać od pewnych osób. Dlatego też niezwykle ważne jest motywowanie i inspirowanie przez lidera takiego zespołu. W formie zdalnej nie widzimy ludzi, nie widzimy ich pracy, a widzimy ewentualnie jej efekty przy odpowiednich narzędziach. Musimy być szczególnie uważni, aby wyłapać pewne problemy, samopoczucie, bo to wszystko wpływa na zespół.

Jak lider powinien motywować i inspirować swój zdalny zespół?

• pozytywna atmosfera – klucz do sukcesu. Każde spotkanie zdalne musi być przyjemnością i czymś, na co każdy przychodzi z uśmiechem na twarzy.

Przykład: przed każdym spotkaniem poświęcamy 5 minut, aby każdy nam zareagował emoji jako podsumowanie dnia, tygodnia. Chwilę się pośmiać, pogadać o rzeczach dookoła pracy.

• integracje zespołowe – w formie zdalnej można to również wykonać, i to skutecznie. Wykorzystaj team building, by integrować ze sobą zespół. Im więcej o sobie wiemy, tym mamy większe zaufanie.

Przykład: spotkajcie się w piątek o 14 zdalnie, kończymy pracę wcześniej, a rozmawiamy na luźne tematy, bawimy się, organizujemy quizy i śmiejemy się wspólnie z naszych doświadczeń.

• zachęcanie do otwartej komunikacji – w zdalnych zespołach jest to szczególnie istotne, bo nie jesteśmy w stanie niestety w większości przypadków wyczuć czegokolwiek z kontekstu, zachowania danej osoby. Klarowny, jasny feedback, uczenie się przekazywania konstruktywnego feedbacku – w zdalnym zespole to powinna być tradycja, a lidera rola tego uczyć.

Przykład: wyciągaj feedback, pytaj o opinie, proś nawet o opinie w negatywnych momentach, bo to pokaże ogólne przyzwolenie na otwartą komunikację.

 

Zdalne zespoły projektowe stają się integralną częścią zarządzania projektami. Kluczowym elementem jest zrozumienie wyzwań i skupienie się na praktycznych rozwiązaniach. Ustalanie procesów, zasad komunikacji oraz odpowiednie narzędzia to klucz do sukcesu zdalnych projektów. Czy zdalne zespoły projektowe będą rosły w siłe? Wiele na to wskazuje, a to by oznaczało, że rola zarządzania zdalnymi zespołami projektowymi będzie odgrywała kluczową rolę w dynamicznym środowisku biznesowym, skupionym szczególnie dookoła zarządzania projektami.