Zwinne zarządzanie projektami to bardzo popularne podejście do projektów, które z roku na roku uznaje coraz większe zainteresowanie i poparcie. Agile, Scrum, Kanban – to wszystko terminy, które zawsze kojarzone są z pojęciem zwinności w zarządzaniu projektami i to bardzo dobry kierunek. Czym jednak w ogóle jest zwinne zarządzanie projektami? Jak możemy to wykorzystać do naszych codziennych procesów biznesowych, a także w jaki sposób wdrożyć zwinność do firmy?

Zwinne zarządzanie projektami – skąd to się w ogóle wzięło?

Zwinne podejście do projektów powstało na skutek pojawiającej się potrzeby do lepszego i skuteczniejszego zarządzania projektami. Zmieniający się na początku obecnego wieku rynek, odmienne potrzeby klientów, a przede wszystkim coraz to większa potrzeba nowych oprogramowań z branży IT zdecydowanie odmieniła podejście projektowe. Tworzone systemy w dotychczasowym podejściu kaskadowym (tzw. Waterfall) okazywały się stratne dla firmy.

Model kaskadowy zakłada pełne sterowanie projektem – od jego początku, przez wszystkie pośrednie etapy, aż po oddanie projektu klientowi. Jest to podejście strukturalne, które wymaga odpowiedniego podziału projektu, określenia zasobów, harmonogramu czasowego czy wszystkich dodatkowych zakresów. Efekt prowadzenia projektów nowych systemów w branży IT przedstawiał się następująco: cała masa projektów była zamykana zanim w ogóle doszło do produkcji oprogramowania. Tym samym, zespół projektowy tracił masę czasu na całe rozpisanie, przygotowanie projektów, a efekt zamknięcia na koniec przedstawiał tylko i wyłącznie ogromną stratę finansową dla firmy.

Ponadto, w modelu kaskadowym kładło się nacisk na bardzo wnikliwą kontrolę całego projektu, co powodowało sztuczne przedłużanie całego procesu. Bardzo często pojawiała się sytuacja, że projekt nowego oprogramowania trwał kilka lat – od momentu inicjacji, przez produkcję, aż po oddanie. Przy tak mocno zmieniającym się rynku i technologii IT, dostarczane oprogramowanie było przestarzałe. W tym przypadku, eksperci w zarządzaniu projektami zaczęli rozmyślać – jak podejść do projektów, aby uniknąć tego typu negatywnych aspektów w podejściu projektowym?

Wiele ciekawych rozwiązań i artykułów naukowych było publikowanych od 1994, aż po 2001 rok. To właśnie tuż na początku obecnego wieku pojawił się tzw. Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania. Popularnie znamy to jako Manifest Agile, a więc zbiór wszystkich zasad i wskazówek do zwinnego zarządzania projektami. W obecnych czasach, podejście zwinności główne kojarzone jest z Agile, natomiast w tym przypadku warto również wymienić Scrum (bardzo często utożsamiany z Agile, aczkolwiek jest kilka różnic!) czy niezwykle uwielbiany Kanban. Spokojnie, jeśli nie wiesz jeszcze o czym mówimy, co to w ogóle jest Agile, Scrum czy Kanban to właśnie przechodzimy do tłumaczenia wszystkiego krok po kroku. Jesteś w dobrym miejscu. ?

Agile w zarządzaniu projektami – jak to działa?

Doskonale już wiesz, dlaczego wygenerowała się potrzeba Agile, czyli zwinnego podejścia do zarządzania projektami. To bez wątpienia w dużym stopniu już kieruje Twoje myślenie na to, jak może funkcjonować zbiór zasad i metod Agile. W ramach opublikowanego w 2001 roku Manifestu Agile przede wszystkim na starcie sformułowano cztery kluczowe założenia i wartości.

W wyniku podejścia Agile, podczas pracy zaczynamy bardziej cenić:

• Ludzi i interakcje niż procesy i narzędzia.
• Funkcjonujące oprogramowanie niż obszerną, dokładną dokumentację.
• Współpracę z klientami niż formalne ustalenia i negocjacje.
• Bieżące reagowanie na zmiany niż realizację założonego planu.

Przekładając to na tradycyjny język, w podejściu Agile zdecydowanie mniej respektowane są zasady, plany, procesy czy wszelkie ustalenia. To podejście zwinne, które opiewa na podejmowaniu szybkich, a także bieżących decyzji. W ramach Agile, dużo mocniej stawia się również na komunikację i kompetencje miękkie. To zespół realizujący pewne oprogramowanie decyduje, rozdziela pomiędzy sobą prace czy określa, w jaki sposób będą czynności wykonywane. Nie ma zasad, które będą sztywne przy ewentualnej potrzebie wprowadzenia zmian – wszystko wychodzi podczas spotkania czy też rozmowy. Jeśli trzeba wprowadzić zmienne, w Agile wprowadzamy od razu.

Agile w praktyce zakłada, że na starcie nie jesteśmy w stanie rozpisać i określić wszystkich działań projektowych, dlatego też opiewa o pracę podzieloną na krótkie cykle. W większości przypadków cykle w zwinnych projektach nazywa są tzw. Sprintami, które trwają od 1 do 4 tygodni. Podczas każdego sprintu zespół wykonuje części oprogramowania, a tym samym małymi krokami składa cały system w całość. Dzięki temu, może zdecydowanie skuteczniej się komunikować z klientem, na bieżąco ustalać pewne zmienne, a także dość mocno postępować z realizacją projektu.

Pamiętajmy również o tym, że przy modelu Agile to zespół jest kluczowym aspektem prac nad danym sprintem. To członkowie zespołu rozdzielają między sobą zadania, a także – co ważne – posiadają odpowiednie kompetencje do pracy w danej dziedzinie. Tym samym, są całością tego oprogramowania i mocno się z nim utożsamiają. To nie tylko zwykłe zadanie do zrealizowania w projekcie, to tworzenie całości krok po kroku, a następnie składanie tych elementów w jedno. To zdecydowanie sprzyja motywacji pracowników, chęć do codziennej pracy, ponieważ pracownik czuje się realną częścią całego projektu – ma prawdziwy wpływ na to, jak będzie wyglądał cały system. Motywacja i wartości pracownika to coś, co również wyróżnia zwinne zarządzanie projektami.

Waterfall, a Agile – przykład dla zrozumienia kluczowych różnic pomiędzy tradycyjnym, a zwinnym zarządzaniem projektami.

Tworząc oprogramowanie w modelu Waterfall, na początku musimy skupić się na całości projektu wyróżniając tym samym kilka podstawowych etapów. W większości przypadków będzie to:

• Planowanie systemu – od A do Z, cały system musi zostać zaplanowany na starcie.
• Analiza systemu – m.in. będzie to analiza wymagań i plan na wykonanie.
• Projekt systemu – rozpisanie wszystkich poszczególnych struktur.
• Implementacja – jest to produkcja, a więc tworzenie kodu.
• Testowanie – proces testowy dotyczący każdego elementu systemu.
• Wdrożenie systemu – przekazanie całości dla klienta.

Jak widać, całe tworzenie oprogramowania bardzo mocno jest oparte na gotowej, wcześniej przygotowanej strukturze. Jeśli którakolwiek z powyższych faz nie zaoferuje satysfakcjonującego efektu, należy się cofnąć dla poprawnego i lepszego wykonania poprzednich elementów. Całe podejście kaskadowe jest mocno nieelastyczne, nie zakłada żadnych większych zmian w trakcie realizacji projektu, a tym samym na starcie wymaga dużej czasochłonności do jego stworzenia.

W modelu Agile sytuacja projektowa wygląda odmiennie. Na początku nie ma żadnego całościowego i szczegółowego planu dla projektu, jak to ma miejsce w podejściu kaskadowym. Oczywiście zespół wypracowuje na starcie podstawowe założenia, oczekiwane funkcjonalności i działanie systemu – określa pewne warunki pozwalające zainicjować projekt, natomiast nie bazuje na żadnej strukturze. Jeśli uda się przejść do inicjacji projektu, wyznaczany jest kompetentny zespół, który rozpoczyna pracę nad całym oprogramowaniem. To zespół określa, jakie będzie podejmował małe kroki dla realizowania całości, a tym samym opisywane powyżej przy Agile sprinty. Każdy sprint dotyczy innych prowadzonych działań, które trzeba wykonać dla stworzenia oprogramowania. Oczywiście sprint obejmuje krótkie okresy – zazwyczaj minimalnie jest to tydzień, maksymalnie miesiąc. Każdy sprint ma swoją numerację (do tego często również nazwę tematyki prowadzonych prac).

Bardzo często w podejściu Agile mamy również regularne, cykliczne spotkania na których zespół omawia zrealizowane w sprincie zadania, a także określa nad czym będzie pracować w najbliższym czasie, zazwyczaj w kolejnym sprincie. W ten sposób, z małych klocków tworzone jest całe oprogramowanie, a następnie oczywiście składane w całość. Zespół w Agile jest kluczowym aspektem całego projektu, de facto pracownicy są tym projektem – oni decydują, oni wyznaczają zadania i oni je realizują.

Bez wątpienia sporo informacji powieliliśmy w kontekście opisu metodologii kaskadowej, a także zwinnej, natomiast bardzo mocno zależało nam na tym, aby pokazać kluczowe różnice i niejako zestawić ze sobą dwa, najczęstsze podejścia projektowe – Agile oraz Waterfall. Jesteśmy przekonani, że w tym momencie nie masz już problemów z określeniem tych kluczowych różnic projektowych.

Scrum, a Agile – to samo, czy jednak co innego?

To dobre pytanie i szczerze mówiąc to nie będziemy poświęcać dużo czasu, aby to konkretnie tłumaczyć. Scrum i Agile to bardzo podobne zagadnienia, które wchodzą w podejście zwinnego zarządzania projektami. Krótko mówiąc, przy projektach Agile podchodzimy iteracyjnie – realizujemy część projektu, spoglądamy, reagujemy, wyciągamy wnioski i lecimy z kolejnymi działaniami. W tym przypadku na bieżąco wprowadzamy zmienne, nie tu zatem żadnego kluczowego planu, po prostu pracujemy – jak sama nazwa wskazuje – zwinnie. Agile to podejście do zarządzania projektami, a Scrum to konkretna metodyka, która określająca zasady działania. Dokładnie te zasady, które de facto używamy w pracy na projektach Agile. Metodyka Scrum zapewnia nam nazewnictwo oraz kroki do postępowania w określonych sytuacjach. To wszystko wykorzystujemy w Agile, a jest to sformułowane właśnie w metodologii Scrum. Proste, podobne, ale trzeba zrozumieć różnicę. ?

Tablice Kanban – narzędzie perfekcyjne w zwinnym zarządzaniu projektami.

Omówiliśmy sobie już Agile, Scrum, a teraz pora na Kanban, który również bardzo mocno jest kojarzy z zwinnym podejściem do zarządzania projektami. Kanban jednak to metodologia pracy zadaniowej, a wręcz nazwalibyśmy to narzędziem ułatwiającym, a może nawet umożliwiającym sprytną i zwinną pracę zadaniową w projekcie. Jeśli nie udało Ci się jeszcze poznać tablic Kanban, szybciutko tłumaczymy co to w ogóle jest i jakie posiada zastosowanie w pracy projektowej.

Wyobraź sobie, że siedzisz teraz z zespołem w sali konferencyjnej i omawiacie kolejne prace zadaniowe do wykonania. W tej sali, masz do dyspozycji tablicę, gdzie rozklejasz za pomocą kolorowych karteczek zadania, a także dzielisz je na kilka wyjściowych statusów – do zrobienia, w trakcie i zakończone. Następnie każdy zajmuje się swoimi zadaniami i przekleja karteczki w trakcie realizacji lub te, które zostały zrealizowane. Tym samym, każdy w zespole wie co jest do zrobienia, nad czym zespół pracuje, a także które z zadań zostały już wykonane. To jest właśnie tablica Kanban, która jest ogromnym wsparciem dla zespołu w zwinnym zarządzaniu projektami, przede wszystkim znajduje swoje zastosowanie przy tworzeniu nowych sprintów, rozdzielania zadań i bieżącej kontroli realizacji – każdy wie, jak idzie realizacja.

Oczywiście obecnie tablica Kanban rzadko spotykana jest w formie stacjonarnej. Najczęściej wykorzystywana ona jest w zwinnych projektach w formie technologicznej, a więc za pomocą specjalnych systemów do zarządzania projektami i zadaniami. Tym samym, tego typu narzędzia oferują nieco więcej niż kolorowa karteczka z zadaniem na tablicy. Przede wszystkim jest to sprawne rozpisywanie i delegowanie zadań z systemem powiadomień – nie trzeba informować członków zespołu, że zostało im przypisane zadanie, narzędzia o tym informuje automatycznie. Dużo lepiej pozwala również kontrolować terminy – mimo, że pracujemy na sprintach to warto wyznaczać sobie drobne terminy, aplikacja przypomni i pomoże w różnych widokach terminowości pilnować.

Pamiętajmy również, że w tego typu narzędziach znajdziemy możliwość wyznaczania priorytetów, podział zadań na pojedyncze czynności do wykonania czy masę mechanizmów do komunikacji w obrębie danego zadania czy całego sprintu. To dodatki, natomiast dzięki temu zespoły otrzymują własne środowisko do pracy. Kanban technologiczny będzie wspierał wizualizację procesów, pracę bieżącą, ale pozostawi również pełną historię całego projektu w metodologii zwinnej. Jeśli chcesz poznać tego typu rozwiązania, zerknij na nasze zestawienie programów opartych na Kanbanie.

Zwinne zarządzanie projektami. To się opłaca.

Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu dużo więcej wiesz już o zwinnym podejściu do zarządzania projektami. To stosunkowo młode rozwiązania projektowe, natomiast zyskujące bardzo szybko na popularności. Nie ma co się dziwić, jest bardzo skuteczne i lubiane. Jak widzisz, ma sporo kluczowych wartości i zalet – od możliwości wprowadzania zmian, przez pominięcie setek zasad i reguł, oszczędność czasu, aż po lepszą motywację i chęci pracowników.

Agile najczęściej wykorzystywane jest w branży IT – my też artykuł oparliśmy właśnie na branży technologicznej i temacie tworzenia oprogramowania. Od razu jednak chcemy Cię wyprowadzić z błędu, Agile to nie tylko IT – ma swoje przełożenie również w projektach wielu innych branż. Jeśli widzisz możliwości dla swojego biznesu, śmiało. Próbuj, testuj, poprawiaj i nie bój się popełniać błędów. To również bardzo ważny aspekt, który zakłada Agile – popełniaj błędy, ucz się i poprawiaj to, co zrobiono źle. Jeśli chcesz natomiast dowiedzieć się trochę więcej o zwinnym zarządzaniu projektami czy możliwościach na zmianę podejścia projektowego w Twoim procesie – zerknij do prawego dolnego rogu. Znajdziesz tam specjalny live chat i naszego doświadczonego konsultanta – napisz, zadaj pytania, a my pomożemy we wszystkim, w czym tylko będziemy mogli pomóc. Porozmawiamy o Twoich procesach, zaproponujemy zmiany, a także narzędzie technologiczne, które poprawią Twoje procesy firmowe.