Zarządzanie projektami zakłada rozbicie strategii firmy na drobniejsze, łatwe do nadzorowania i wykonania cele. Mogą one dotyczyć wykonanych zleceń, ale też rekrutacji czy wdrażania nowych rozwiązań. Jak kształtuje się popularność takiego podejścia w polskich firmach i w jaki sposób skutecznie wdrożyć je w swoim przedsiębiorstwie?

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie

Realizacja projektów w różnej skali i formie towarzyszy człowiekowi od najdawniejszych czasów. Koordynacja dostaw, terminów wykonania poszczególnych stadiów prac i kontrola jakości wymaga sprawnego zarządzania na poszczególnych szczeblach organizacji oraz komunikacji między nimi. Jest to możliwe wyłącznie wskutek podziału zadań na mniejsze jednostki wykonywane w określonym czasie przez wyspecjalizowane grupy ludzi.

Tradycyjne podejście do tego problemu wymaga rozbudowanej sprawozdawczości, która z czasem może stać się ciężarem paraliżującym wykonanie poszczególnych zadań. Z drugiej strony w wielu przypadkach nie jest pożądane pozostawienie niższym szczeblom wykonującym podstawowe czynności dużej swobody. W przypadku bardzo rozbudowanych projektów problemy czy opóźnienia jednego zespołu mogą nawet wymusić duże zmiany w planie i dodać pracy innym jednostkom.

Z tego względu szczególnego znaczenia nabiera zastosowanie w zarządzaniu projektowym nowoczesnych metod delegowania zadań oraz nadzoru ich wykonania. Powinny one za każdym razem być dostosowane do specyfiki danego przedsięwzięcia, jego złożoności, wymagań technicznych i prawnych, swobody w wykonaniu poszczególnych czynności, terminów itd. Jednak niezależnie od tego, czy Twoje przedsiębiorstwo zajmuje się tworzeniem logotypów, czy budową stron internetowych, pewne aspekty takiego podejścia do strategii działania firmy pozostają niezmienne.

Jeśli chcesz poprawnie planować projekty, skorzystaj ze specjalnego artykułu w którym znajdziesz 20 cennych porad, które bez wątpienia ułatwią planowanie i kontrolowanie harmonogramu projektowego.

Wykorzystanie zarządzania projektowego w polskich przedsiębiorstwach

Według raportu KPMG Project Management – Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach działających w Polsce z października 2019 roku, 74% ankietowanych przedsiębiorstw deklaruje projektowe podejście do strategii swojego działania. Jednocześnie zdecydowana większość badanych stosuje autorskie, wewnętrzne podejścia do zarządzania realizowanymi zadaniami. Bardzo duże firmy będące lokalnymi oddziałami globalnych koncernów skupiają się natomiast na wykorzystaniu standardów obowiązujących w całej organizacji.

Uznane i rozpowszechnione metodologie PRINCE2, IPMA oraz Agile PM stosuje odpowiednio 19, 12 i 7% badanych przedsiębiorstw. Warto zwrócić uwagę, że zaledwie 25% ankietowanych deklaruje chęć zmiany dotychczas stosowanej metodyki zarządzania. Może to być rezultatem obaw przed trudnościami we wdrożeniu nowego systemu lub zadowolenia z dotychczas osiąganych wyników skutkującego brakiem motywacji do szukania nowych rozwiązań.

Sporym rozdźwiękiem w uzyskanych wynikach badania jest właśnie porównanie subiektywnej oceny efektywności zarządzania projektami – 56% ocen dobrych i 17% bardzo dobrych – z faktem, że aż 55% badanych nie prowadzi pomiarów dojrzałości projektowej. Oznacza to intuicyjne podejście do ewaluacji osiąganych rezultatów zamiast obiektywnego, mierzalnego. Może też skutkować powtarzalnością błędów w organizacji i realizacji kolejnych projektów w ramach danego przedsiębiorstwa.

Korzyści płynące z projektowego podejścia do strategii przedsiębiorstwa

Korzyści podejścia projektowego wynikają wprost z jego założeń. Przedsiębiorstwo pracujące w strukturze projektowej zostaje podzielone na zespoły powołane do realizacji mniejszych zadań składających się na osiągnięcie końcowego celu. W ramach hierarchicznej struktury zarządzania prowadzi to do poprawy komunikacji i elastyczności w reagowaniu na ewentualne występujące problemy poprzez oddelegowanie bieżącego zarządzania na niższe szczeble. Takie podejście pozwala też optymalnie wykorzystać ekspercką wiedzę oraz umiejętności w zespołach.

Norbert Sinkiewicz, Head of Marketing w IC Project tłumaczy, że: Coraz więcej firm dochodzi do wniosku, że zarządzanie projektami na wysokim poziomie to klucz do efektywności działań, a także organizacji pracy firmowej. Obecnie większość firm decyduje się na wykorzystanie odpowiedniej technologii, co jest związane z wdrożeniem specjalnego narzędzia do zarządzania projektami. Tego typu program pomaga zapanować nad dużą ilością projektów, usprawnia codzienną pracę, co w efekcie prowadzi do sprawnej i terminowej realizacji każdego z projektów. Praca projektowa to coś, co zagościło już w polskich firmach i ma się bardzo dobrze.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Wdrożenie zarządzania projektowego w firmach zdecydowanie ułatwia zastosowanie dedykowanego oprogramowania. Jego doskonałym przykładem jest IC Project. To działające w chmurze narzędzie służy do kompleksowego zarządzania pojedynczymi zleceniami, a także całą firmą. Pozwala ono na dzielenie projektu na zadania i ich grupy oraz zarządzanie nimi w schemacie Kanbanu. Dzięki temu rozwiązaniu łatwo utworzysz zadanie, przydzielisz do niego wykonawców oraz wyznaczysz terminy wykonania czy wytyczne.

IC Project posiada ponadto wbudowany kalendarz i komunikator oraz menedżer plików ułatwiający zbieranie załączników w wyznaczonych do tego folderach. Jego dodatkowymi zaletami są moduł fakturowania oraz możliwość współtworzenia projektu z klientem. Upraszcza to znacząco nadzór nad wykonywaniem poszczególnych zadań zarówno ze strony kierownictwa, jak i zleceniodawcy oraz skraca drogę komunikacji w sprawach dotyczących realizowanego zlecenia.

Dobre oprogramowanie do zarządzania projektowego powinno wyróżniać się przejrzystością i łatwym zarządzaniem jego szeroką funkcjonalnością. Nieodzowne są funkcje pozwalające na monitorowanie deadline’ów, nieobecności pracowników, nadzór nad stanem wykonania zadań oraz zapewnienie dróg komunikacji. Oprócz IC Project podobne założenia realizują takie pakiety oprogramowania jak Jira czy MS Project.

Zarządzanie projektami w skrócie

Zgodnie z tradycyjnym podejściem do zarządzania projektami powinno ono obejmować ich zakres, czas wykonania, budżet i jakość oraz znalezienie między nimi odpowiedniego kompromisu. Naturalnie krótki czas, duży zakres oraz niski budżet nie pozwalają osiągnąć wysokiej jakości realizacji projektu. Współcześnie częściej stosowane jest jednak podejście zwinne (Agile) oparte nie na jasno określonym celu, a prototypie rozwiązania, do którego wprowadzane są udoskonalenia i nowe funkcje zgodnie z bieżącymi wskazówkami oraz uwagami zleceniodawcy czy beta-testerów.

Takie podejście sprawdza się przede wszystkim w projektach informatycznych, ale coraz częściej jest stosowane też w innych branżach. Pozwala ono osiągnąć rezultat niemożliwy do zaplanowania w tradycyjny sposób oraz dużą elastyczność w realizacji zleceń. Indywidualne podejście do każdego z nich i rozbicie na mniejsze zadania skutkuje powstaniem za każdym razem unikalnego produktu spełniającego jednak odpowiednie wymogi jakościowe, którego ostateczny kształt był początkowo niemożliwy do przewidzenia.

Z tego względu podejście projektowe dobrze sprawdza się wszędzie, gdzie nie występują powtarzalne, masowe procesy produkcyjne. Szczególnie często widoczne jest w przypadku branży informatycznej, na przykład przy budowaniu stron internetowych, ale również w agencjach marketingowych, biurach architektonicznych czy jednostkach badawczych. Może być też stosowane w części rozwojowej przedsiębiorstwa produkcyjnego do opracowania nowych produktów i wdrożenia innowacyjnych rozwiązań.

Jeśli zainteresował Cię temat odpowiedniego narzędzia, które ułatwia zarządzanie projektami w firmie, zerknij na specjalne zestawienie programów do zarządzania projektami dostępnych w języku polskim.