Organizacja pracy to bardzo ważny proces w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Dzięki poprawnej organizacji pracy, mamy wszystko zaplanowane, wiemy co jest do wykonania, posiadamy określone sposoby realizacji, a przy tym jesteśmy bardziej produktywni. Dlatego też każda firma i osoby zarządzające muszą zadbać o organizację pracy w swoich biznesach, aby cała firma funkcjonowała lepiej z poprawną organizacją pracy. Nie jest to proces prosty, natomiast w tym artykule przychodzimy do Was z kilkoma kluczowymi krokami do podjęcia, aby organizacja pracy w Waszych firmach weszła na jeszcze wyższy poziom. Który z nich wprowadzisz w swoim biznesie?

Chcąc poprawić organizację pracy w firmie należy podejść do całego tematu dość szeroko. Zazwyczaj w tego typu aspektach nie ma jednego prostego i skutecznego sposobu. Wiele wprowadzonych procesów musi się zazębić, aby rzeczywiście zobaczyć z naszych działań pożądane efekty. Nie ma jednak wątpliwości, firma zorganizowana to firma bardziej produktywna. Nie musimy chyba tłumaczyć, z czym to się wiąże na samym końcu całego łańcucha zdarzeń.

Zadbaj o naturalne środowisko pracy dla Twojego zespołu – postaw na specjalne narzędzia, które organizują pracę w zespołach i gwarantują skuteczny obieg informacji.

To proces od którego musimy zacząć, nie ma innej opcji. Każdy z Twoich pracowników, cały Twój zespół potrzebuje naturalnego środowiska do pracy. Owszem, tym środowiskiem może być biurko, komputer, telefon i wszystkie niezbędne dodatki do codziennej pracy. To jednak podstawa, która – powiedzmy sobie szczerze – zapewniana jest przez prawie każdą firmę. My jednak chcemy spojrzeć na temat w trochę inny sposób. Chodzi o miejsce, gdzie pracownik będzie mógł znaleźć swoje zadania, projekty, a także cały zespół. Jeśli pracujemy na zadaniach i projektach zespołowo, bardzo często musimy się skontaktować z współpracownikiem, wymienić informacjami. Jeszcze inaczej podchodząc do tematu, jak często pracujesz na plikach i dokumentach? Umowy, procedury, regulaminy, pliki graficzne, propozycje zmian graficznych – to wszystko może mieć swoje miejsce.

Bardzo często firmy nie posiadają narzędzia czy też wspólnej platformy, gdzie zespół mógłby połączyć ze sobą swoje obowiązki. To bardzo duży błąd, który negatywnie wpływa na organizację pracy. Zapewniając tego typu środowisko, każdy z pracowników będzie miał wgląd w swoje zadania, prowadzone w firmie projekty. W razie potrzeby, pobierze ze specjalnej bazy potrzebny plik, albo pozostawi komentarz w celu przekazania informacji. To wszystko w jednym, wspólnym narzędziu. W sieci dostępnych jest wiele badań produktywności i organizacji pracy, gdzie większość z nich wskazuje właśnie na odpowiednie narzędzie, które w ogromnym stopniu odpowiada za poprawę procesu.

W tym momencie zapewne zastanawiasz się, gdzie znaleźć tego typu narzędzie i wdrożyć to do funkcjonowania Twojej firmy. Nie jest to nic trudnego, a my oczywiście mamy dla Ciebie propozycję. Jednym z programów, który mocno poprawia organizację pracy jest IC Project – to polskie narzędzie, które funkcjonuje w wielu firmach przeróżnej branży. Oferuje naturalne środowisko dla Twojego zespołu – zarządzasz projektami, delegujesz zadania, usprawniasz komunikację oraz obieg plików i dokumentów. To narzędzie, które jest bardzo intuicyjne w codziennej obsłudze, dzięki czemu Twój zespół najzwyczajniej w świecie będzie chciał pracować w tego typu rozwiązaniu. Wdrożenie? Nie masz się czym martwić, prostota narzędzia pozwoli wdrożyć je od ręki samemu lub z pełnym wsparciem zespołu IC Project. To bardzo szybki i sprawny proces, który bez wątpienia docelowo doprowadzi do zwiększenia produktywności w Twoim zespole, a tym samym poprawi organizację.

Podziel pracę na specjalne bloki skupienia – jedna, dwie przerwy podczas pracy? To mit, który musisz szybko obalić w swojej firmy.

W polskich firmach bardzo często spotykamy się z mitem, że w ramach pracy przysługuje nam jedna, może dwie przerwy w pracy. Oczywiście, jeśli chcemy być w zgodzie z kodeksem pracy to rzeczywiście w ten sposób zostało to skonstruowane. Jeśli jednak chcemy dbać o własne i poprawne zasady w firmie, tego typu zasady z kodeksu pracy nie mogą funkcjonować w Twoim biznesie. To zabija produktywność, a przy tym organizację pracy. Z badań wynika, że 90 minut to maksymalny okres skupienia dla każdej osoby. Jeśli więc w Twojej firmie funkcjonować będą dwie przerwy – to nie będzie miało żadnego sensu, bo pracownik i tak nie będzie w stanie pracować ponad możliwości.

Bardzo dobrym rozwiązaniem w tym przypadku jest podział pracy na specjalne bloki. Jeśli więc 90 minut to maksymalny czas skupienia – to będzie dobre rozwiązanie w Twojej firmie. Jeśli zapewnisz w Twoim zespole przerwy co półtorej godziny pracy, każdy odświeży umysł i będzie bardziej skupiony. Praca ciągiem nie ma żadnego sensu, a nie ma nic lepszego niż przerwa dla Twojego umysłu. Rozmowa, napicie się kawy czy herbaty, wyjście na świeże powietrze – to wszystko powoduje, że Twój umysł wraca do prawdziwego funkcjonowania po intensywnym okresie pracy. Czy zatem warto poświęcić 10 minut na dodatkową przerwę, aby być bardziej skupionym i produktywnym?

Spójrz na to również z innej strony, ze strony organizacyjnej. Jeśli udałoby się wypracować w Twojej firmie bloki 90 minutowej pracy, a następnie 15-minutowej przerwy to niezwykle pozytywnie powinno wpłynąć na organizację pracy. Nikt sobie nie przeszkadza, każdy wykonuje swoje obowiązki, a jak przychodzi przerwa to dla wszystkich. Oczywiście w większym zespole będzie ciężko to wszystko spiąć w dokładne ramy czasowe, ale tego typu zależności w dużym stopniu wpłyną na organizację pracy. To bez wątpienia świetne rozwiązania, które możesz wdrożyć i wykorzystać już teraz.

Tematyczny podział pracy – skupiasz się bez przechodzenia między różnymi obowiązkami.

To bardzo ważny aspekt w każdej firmie i pracy zespołu. Jeśli zarządzasz całą firmą, może to być bardziej skomplikowane do wyegzekwowania, aczkolwiek skrupulatne przekazywanie tego typu zasad dla Twoich pracowników lub kierowników poszczególnych działań przyniesie efekt. Tematyczny podział pracy – jak sama nazwa wskazuje – dotyczy odpowiedniego dostosowania tematyki obowiązków do dnia czy okresu w którym pracujesz. Świetnym rozwiązaniem będzie odgórny podział pracy na różne dni tygodnia – w poniedziałek zajmujesz się jedną tematyką, we wtorek kolejną, a na środę zostawiasz tematy rozwojowe. To oczywiste, że rzadko się zdarza, aby to wszystko funkcjonowało w 100%. Bardzo często możesz jednak zorganizować tę pracę tematycznie na tyle, na ile jest to możliwe maksymalnie do wyciągnięcia w celu lepszej organizacji i produktywności.

Doskonale zdajesz sobie sprawę, że ciągła zmiana tematyki wykonywania zadań bardzo mocno potrafi wybijać z rytmu. Jeśli złapiesz wenę w danym temacie, idzie to jak z płatka. Zadanie wykonane i nagle przechodzisz do kompletnie innego aspektu działań – zastanawiasz się, analizujesz i po kilkudziesięciu minutach jesteś w punkcie startu. Właśnie tego chcemy uniknąć. Odpowiedni podział tematyczny Twojej pracy sprawi, że będziesz lepiej zorganizowany, a także cały Twój zespół. Jeśli udałoby Ci się wprowadzić to do funkcjonowania firmy, poznasz ogromne korzyści tej metodologii.

Poznaj, ile czasu zajmują Ci Twoje obowiązki firmowe – z tymi informacjami Twoja organizacja pracy wejdzie na wyższy poziom.

Pracując bez szczegółowych danych, nie masz kompleksowości informacji o Twoich zadaniach. Jeśli nie wiesz, ile rzeczywiście spędzasz czasu pracy nad swoimi obowiązkami, pracujesz orientacyjnie. Tym samym, ciężko będzie zorganizować Twoją pracę. To ma swoje przełożenie na pracę indywidualną każdego pracownika, ale szczególnie dla osób zarządzających całym biznesem. Bardzo często tworzysz wyceny dla klienta, które są wykonywane na podstawie czasochłonności pracy. No i w tym przypadku dochodzimy do sedna sprawy. Warto mierzyć realny czas poświęcany na dany rodzaj obowiązków – wykorzystując pomiar, planujesz swój dzień lub cały projekt i popełniasz jedynie minimalne błędy wynikające ze zmiennych. Nie mając tych danych, nie wiesz praktycznie nic i wszystkie obowiązki, a tym samym wyceny rozjeżdżają się w stosunku do rzeczywistości.

Bazując na przykładach, wiesz, że dziś Twój pracownik ma przygotować ofertę i wycenę, stworzyć harmonogram projektu i oddelegować zespół do poszczególnych zadań. W tym momencie, nie masz zielonego pojęcia, ile może mu to zająć czasu. Jesteś w stanie powiedzieć coś orientacyjnego, ale pewności raczej nigdy nie będziesz posiadać. Aż do momentu, kiedy nie poznasz, ile mu to zajmuje. Jeśli raz, drugi, trzeci pracownik zmierzy swoją realną czasochłonność na dane zadanie – on będzie wiedział, jak zaplanować swój dzień, a Ty będziesz wiedzieć, jak planować pracę dla zespołu. To bardzo ważny aspekt w organizacji pracy firmy – świadomość poświęcanego czasu. Bez tych danych jesteśmy trochę dziećmi we mgle, którzy pracują w firmach, dążą do lepszych wyników finansowych, a tak naprawdę nie posiadają podstawowych danych i wskaźników biznesowych.

Jeśli zastanawiasz się, jak to robić skutecznie to w tym przypadku z pomocą oczywiście przychodzą odpowiednie narzędzia. Powyżej w pierwszym kroku pisaliśmy o IC Project, jako narzędziu, które zapewni Twojej firmie i zespołowi całe środowisko do pracy – z projektami, zadaniami, komunikacją i obiegiem plików i dokumentów. Pójdźmy zatem dalej za tym przykładem. W IC Project w bardzo prosty sposób również zmierzysz poświęcany czas pracy na tych zadaniach, które realizujesz w narzędziu – to wszystko będzie połączone i kompleksowe. Do tego właśnie dążymy w biznesie dla lepszej organizacji Waszej pracy. To zdecydowanie krok, o który musisz zadbać.

Wyznacz cele – wykorzystaj metodę SMART.

Dla poprawnej organizacji pracy, musi w firmie być jasny i klarowny model wyznaczania celów. Doskonale zdajemy sobie sprawę, że jeśli mamy poprawnie określony cel, jego warunki do wykonania, a także termin – to sprzyja naszej produktywności. Jeśli natomiast brakuje pewnych warunków, cała realizacja przeciąga się w czasie, tego chcemy uniknąć. W tym przypadku model wyznaczania celów będzie kluczowy dla Waszej poprawnej organizacji pracy. Wyznaczając cele, warto pamiętać o modelu SMART – jest to dość oklepana, ale skuteczna koncepcja formułowania celów. Skrót SMART składa się z pięciu składowych, które określają w jaki sposób powinno się formułować cele. Co w tym przypadku będzie najważniejsze?

• Skonkretyzowany (ang. Specific) – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i niepozostawiające miejsca na luźną interpretację, szczególnie jeśli mamy na myśli zespół i biznes.
• Mierzalny (ang. Measurable) – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji. Jeśli coś planujemy, sprawdźmy czy to osiągnęliśmy.
• Osiągalny (ang. Achievable) – cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji. To bardzo ważny element przy planowaniu celów na przyszły rok – musimy określić realne cele, a nie takie, których osiągnięcie będzie wręcz niemożliwe. Im więcej widzimy światła przed sobą, tym chętniej będziemy do tego dążyć. Ustalajmy cele stopniowo, a bez wątpienia zrealizujemy za jakiś czas ten ostateczny.
• Istotny (ang. Relevant) – cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował – jest to aspekt, który będzie zazwyczaj powodował rozwój naszego biznesu i całego zespołu pracowników.
• Określony w czasie (ang. Time-bound) – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim zamierzamy go osiągnąć. Jeśli bazujemy na postanowieniach noworocznych to idealnym zakresem czasowym będzie oczywiście cały rok, natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby cele podzielić również na mniejsze kroki do wykonania i mierzenia.

Metoda SMART pojawia się w wielu pracach naukowych czy też ogólnie artykułach biznesowych, natomiast szczerze mówiąc – jest to idealne określenie w jaki sposób rzeczywiście powinno się ustalać cele. Wielu ekspertów przywołuje metodę SMART, bo jest ona najzwyczajniej w świecie skuteczna. My również na tym na co dzień bazujemy i to się sprawdza. Analizując wszystkie powyższe warunki, ciężko któryś z nich pominąć, bo nasze cele po prostu się rozjadą i nie uzyskamy efektu. Jeśli wdrożysz metodę SMART do formułowania celów w Twojej firmie, to bezpośrednio przełoży się na skuteczną organizację pracy w Twoim biznesie. Mamy nadzieję, że to będzie przydatne!