Zarządzanie projektami jest coraz popularniejsze w biznesie oraz edukacji. Firmy wdrażają do swojej strategii zarządzanie projektami, aby kontrolować nawet najdrobniejsze procesy wpływające na ogólne wyniki danego biznesu. Razem z rozwojem zarządzania projektami widzimy ogromną potrzebę edukacji, pojawienia się roli project managera na rynku pracy i różnorodność przeróżnych metodologii projektowych. Sporo informacji na start, czas tę wiedzę usystematyzować.

Jak zatem odpowiednio poznać zarządzanie projektami? W jaki sposób wdrożyć podejście projektowe do własnej firmy? Jak funkcjonuje project manager i narzędzia technologiczne wspomagające efektywne zarządzanie projektami? Na wszystkie te pytania bez wątpienia znajdziemy odpowiedzi w poniższym wywiadzie. Swoją wiedzą z IC Project podzielił się Dawid Świątkiewicz, doświadczony project manager, analityk PMO i trener zarządzania projektami. To zdecydowanie masa praktycznej i poszukiwanej na rynku wiedzy – zachęcamy do lektury.

ICP: Dlaczego zarządzanie projektami jest tak ważnym elementem w funkcjonowaniu każdej firmy? Na co wpływa podejście projektowe i jakie firma wyciąga z tego korzyści?

DŚ: Zarządzanie projektami to skuteczna metoda realizacji strategii firmy i sposób osiągnięcia jej wizji. Poprzez podejmowane projekty realizujemy krok po kroku nasze założenia. Strategia firmy maja to do siebie, że bywają definiowane na dość ogólnym poziomie. Dopiero podjęcie odpowiednich projektów krok po kroku przybliżać będzie do jej realizacji. Projektowe podejście pozwala na szybkie dopasowanie i ewaluację efektów cząstkowych składających się na realizację strategii.

ICP: Oceniając świadomość potrzeby zarządzania projektami w Polsce, jak możemy określić poziom tej świadomości? Dział zarządzania projektami lub podejście projektowe w zarządzaniu to oczywista oczywistość dla polskich firm czy jednak rzadko spotykana norma?

DŚ: Widzę trend wzrostowy w tym obszarze. Firmy coraz częściej chcą działać projektowo. To skuteczny sposób do realizacji założonych celów firmy. Niemniej jednak jeszcze sporo musimy się nauczyć by być skutecznymi szczególnie w definiowaniu celów projektowych.

ICP: Porównując z rynkami zagranicznymi, czy mamy się czego wstydzić? Zarządzanie projektami bez wątpienia przychodziło do nas z Zachodu, ale czy w obecnych czasie mocno odstajemy od firm zagranicznych w tym aspekcie?

DŚ: Szczerze mówiąc to nie mamy. Biorąc pod uwagę uwarunkowania historyczne, transformacyjne i gospodarcze to idzie nam całkiem nieźle. Szczególnie pozytywne zmiany widać w niektórych firmach z sektora MŚP. Firmy widzą by być konkurencyjnymi muszą działać szybciej, skuteczniej i efektywniej. Wiele trendów przychodzi do nas z opóźnieniem co swoją drogą stanowi plus bo już wiemy jakich błędów unikać przy wdrażaniu.

ICP: Od czego firma powinna w ogóle zacząć, jeśli myślimy o wprowadzeniu podejścia projektowego do codziennej pracy? Wybranie metodologii, określenie celów, wyszkolenie czy może zatrudnienie osób? Jakie widzisz tutaj pierwsze kroki, które można podjąć?

DŚ: Pierwszym podstawowym pytaniem, które należy sobie postawić to- PO CO?. W wielu firmach ktoś usłyszy o zarządzaniu poprzez projekty i podejmuje się decyzję by wprowadzić taki sposób. Bez dogłębnej analizy stanu zastanego, przygotowania zespołu i pokazania korzyści z takiego rozwiązania nie ma sensu go wprowadzać. Sama moda to za mało by robić rewolucję w firmie. Szkolenie, korzystanie z konsultantów czy wybór metodologii to kolejne kroki.

ICP: Szkolimy obecne osoby w firmie czy zatrudniamy nowe, które wdrożą pewne rozwiązania i specyfikę pracy do naszych codziennych działań? Które rozwiązanie uważasz za lepsze?

DŚ: Ja bym powiedział, że pośrednie. Skoro nie ma projektowej kultury pracy to ciężko będzie zbudować wszystko samemu od zera. Dobrym rozwiązaniem jest wsparcie w postaci facylitatora czy konsultanta, który będzie wspierał zespół w trakcie wdrożenia. Uważam, że arbitralne wprowadzenie specjalisty z zewnątrz może spotkać się z oporem zespołu. A chyba nie chodzi nam o zwolnienie tempa prac ale skuteczne przekonanie do nowego sposobu pracy.

ICP: Czy project manager to osoba klucz, aby panować nad pracą projektową w firmie? Czym w ogóle wyróżnia się specyfika pracy kierownika projektów?

DŚ: Moja praca to w dużej mierze planowanie. Kierownik projektu musi być o krok przed obecnymi pracami i wiedzieć co dalej. Musi być o krok przed zespołem by usunąć przeszkody w skutecznej realizacji celów projektowych. Jego rolą jest przewidywanie kolejnych możliwych scenariuszy i wydarzeń by w porę podjąć właściwą decyzję, która przybliży zespół do realizacji założeń projektowych i osiągnięcia celu.

Czy kierownik projektu to klucz by opanować pracę projektową? To zależy jaka jest pozycja i możliwości wpłynięcia na decydentów. Jeśli pozycja w firmie jest niska to nawet najlepsze chęci, skuteczne narzędzia i efektywność nie wpłyną na uporządkowanie pracy projektowej.

ICP: Jakie wyróżniasz kluczowe kompetencje i umiejętności project managera?

DŚ: Kluczowa jest umiejętność słuchania. Bez wysłuchania klienta nie wiesz jakie ma wymagania. Bez wysłuchania zespołu nie wiesz jak im się pracuje, jaki jest status prac i jak są zmotywowani do pracy. Rozmowa ze wszystkimi stronami i dbanie o jasny przepływ informacji to klucz do uniknięcia wielu problemów. Kompetencje techniczne przychodzą z doświadczeniem i trzeba je szlifować cały czas.

ICP: Czy zarządzania projektami da się nauczyć, jako teorii? Jak oceniasz realny wpływ szkolenia z zarządzania projektami na realną pracę? Dla mnie to zawsze praktyka jest kluczowa, a żadna metodologia czy teoria tego nie zastąpi.

DŚ: Ja jestem project managerem samoukiem, który po kilku latach pracy uporządkował wiedzę na studiach podyplomowych. Uważam, że można nauczyć się wielu teorii i metod ale dopiero testowanie w realiach daje poczucie co działa co nie. Eksperymentowanie z nowymi narzędziami, metodami jest ciekawym elementem tej pracy. Nie zawsze przynoszą one takie same efekty.

ICP: Dla Ciebie, jako project managera – które narzędzia są kluczowe w codziennej pracy? Odpowiedni program do zarządzania projektami, platforma komunikacyjna, dysk z plikami i dokumentami, czy może to wszystko połączone w całość? Jak to widzisz?

DŚ: Dla mnie najważniejsza jest lista zadań do wykonania. W ten sposób mogę zarządzać nimi, monitorować postępy, sprawdzać statusy i pracować z zespołem na ich ukończeniem. Ustalenie zasad komunikacji i sposobów pozwala uniknąć wielu problemów. Dobrze jeśli udaje się zawrzeć to w jednym narzędziu. W ten sposób zabezpieczamy się przed pominięciem ważnych aspektów takich jak zadania, wiadomości od klienta, ważne daty dla projektu.

ICP: Uważasz, że znajomość narzędzia do zarządzania projektami to duży atut obecnie na rynku pracy? Szczególnie, jeśli mówimy o pracy w kontekście działu zarządzania projektami.

DŚ: Znajomość narzędzi jest ważna zwłaszcza, że od czasu początku pandemii pracujemy w zespołach hybrydowych. Nowe narzędzia pojawiają się na rynku i warto śledzić trendy i zmiany. Oczywiście można próbować zarządzać projektami przy pomocy papieru i ołówka. Pytanie tylko na ile skutecznie. Dobre, kompleksowe narzędzie pozwala oszczędzić czas i uniknąć wielu narzędzi.

ICP: Dawid, bardzo dziękuję za wywiad i masę merytorycznej wiedzy z Twojej strony!

DŚ: Również dziękuję i życzę powodzenia w realizacji celów projektowych!

Wywiad przeprowadził Norbert Sinkiewicz.