Zarządzanie biurem projektowym to spore wyzwanie. W ramach codziennej pracy zazwyczaj pojawia się masa obowiązków do wykonania, dlatego też organizacja procesów może okazać się prawdziwym kluczem do sukcesu. Wiele pracowni projektowych nie wyobraża sobie funkcjonowania w swojej specyfice bez specjalnych systemów, które przede wszystkim oferują dostęp do wszystkich informacji firmowych, pozwalają lepiej zarządzać projektami i zadaniami, a także tworzą środowisko do pracy. Jakie zatem warto wybrać narzędzia dla biura projektowego? Na czym się skupić przy podejmowaniu decyzji? Specjalnie dla Was wybraliśmy najlepsze programy dla Waszych pracowni.
W naszym zestawieniu skupiliśmy się przede wszystkim na narzędziach, które poprawiają organizację pracy, a więc zapełniają proces zarządzania projektami i zadaniami. Pracownia projektowa – jak sama nazwa wskazuje – oparta jest na projektach. Z naszego doświadczenia doskonale wiemy, że to odpowiednie zarządzanie obowiązkami sprawia, że firma staje się dużo bardziej produktywna. Pamiętajmy też, że w obecnych czasach tego typu rozwiązania to znakomite zabezpieczenie dla każdej pracowni projektowej – oferują dostęp do wszystkich kluczowych informacji projektowych bez względu na lokalizację, ponieważ oparte są na technologii chmurowej. Wszystko masz zatem w sieci. Sprawdź, jakie mamy narzędzia dla biura projektowego – na co warto zerknąć?
IC Project
Zestawienie musimy zacząć od najlepszego i najbardziej kompleksowego narzędzia dla każdej pracowni projektowej, a mowa o IC Project. Jest to w 100% polski program, który możemy nazwać dedykowanym dla biura projektowego. Na co dzień, setki firm z opisywanej branży pracują w tym narzędziu, a tym samym pozostawiają niezwykle pozytywny feedback i opinie. Narzędzie zostało perfekcyjnie skonstruowane właśnie pod kątem specyfiki pracy w pracowniach projektowych – wszystkie procesy zostały wnikliwie przeanalizowane, a następnie zagwarantowane przez kompleksowe funkcjonalności zaimplementowane w IC Project. Co więc potrafi to narzędzie?
Cały narzędzie przede wszystkim zostało stworzone, aby lepiej zarządzać projektami i zadaniami. Oczywiście cały proces projektowy został obudowany wieloma dodatkowymi mechanizmami i funkcjonalności, które tworzą IC Project narzędziem kompleksowym i dedykowanym dla każdej pracowni projektowo-architektonicznej, pasując również do branży deweloperskiej. Wdrażając tego typu rozwiązanie, firma przede wszystkim otrzyma wspólne środowisko dla projektów. Każdy z projektów natomiast będzie można dowolnie podzielić na zasadzie struktury – doskonale wiesz, jakie etapy i zadanie składają się na każdy z Twoich projektów. Właśnie to zrobisz za pomocą specjalnych mechanizmów w IC Project i w kilkanaście sekund stworzysz pełną strukturę każdego projektu. Znasz pewnie sytuację, że wiele projektów to jednak podobne procesy… dlatego też twórcy IC Project wychodzą z funkcjonalnością pełnej automatyzacji za pomocą systemu szablonowego. Tworzysz podstawowe szablony dla Twoich projektów, zapisujesz jako szablon i korzystasz w dowolnym momencie – tym samym, wszystkie kolejne projekty dodajesz za pomocą dwóch kliknięć.
Oczywiście w ramach zarządzania projektem w IC Project został zaimplementowany również proces zadaniowy. Każdy etap można podzielić na dowolne zadania, a tym samym pracować zespołowo na wspólnych tablicach Kanban. To znakomite rozwiązanie do wizualizacji procesów – każdy z Twojego zespołu wie co, jak i na kiedy ma wykonać. Ty natomiast, jako osoba zarządzająca masz całościowy wgląd w realizację projektu – jeśli to do tej pory Ci się rozmywało, potrzebujesz narzędzia do zadań. Pilnowanie terminowości, delegowanie zadań dla członków zespołu, automatyczny system powiadomień, możliwość dodawania komentarzy i pracy zespołowej – to tylko kilka z bardzo intuicyjnych funkcjonalności i mechanizmów każdego zadania w IC Project. Bez wątpienia to trochę więcej niż rozpisane zadanie w Excelu lub kolorowa karteczka na wspólnej tablicy w biurze. ?
Praca projektowo-zadaniowa to jedno, ale pamiętajmy również o niezwykle ważnym aspekcie w naszych pracownikach projektowych – harmonogramie prac na projekcie. Do tej pory, tworzysz pewnie to ręcznie, a doskonale wiesz, że proces jest dość skomplikowany i wymagający. Korzystając z IC Project, jeśli wprowadzasz projekt to Twój harmonogram tworzy się automatycznie. Do każdego projektu zawsze masz dostępny harmonogram, który wizualnie pokazuje wszystkie najważniejsze aspekty – etapy, grupy zadaniowe czy zadania na osi czasu. Do tego tworzysz przeróżne zależności między procesami czy ustawiasz kamienie milowe. To po prostu podejście technologiczne do Twoich projektów, a jeśli bazujemy na rozwiązaniach XXI wieku to czemu mielibyśmy ich nie wykorzystać?
Jak widzisz, funkcjonalności projektowo-zadaniowych w IC Project znajdziemy dość sporo, natomiast powyższy opis w dużym stopniu dotyczył pracy całego naszego zespołu – chodzi o dostęp do projektów zadań, wizualizację procesów i pracę z harmonogramem. Skupmy się jednak też na drugiej stronie medalu, bo twórcy IC Project zadbali nie tylko o intuicyjność po stronie naszych projektantów lub architektów, ale również po stronie osób zarządzających. Zapewnili tym samym wiele ciekawych mechanizmów do określania realnej czasochłonności prac czy wyliczania rentowności projektów.
To wszystko działa w prosty sposób – w każdym projekcie, w każdym zadaniu pracownik ma możliwość zmierzenia i zaraportowania realnego czasu pracy. Tym samym, za pomocą prostej funkcjonalności uzyskasz prawdziwą czasochłonność prac na projektach dla Twoich klientów. To jedno, drugie natomiast to podejście do wyliczania rentowności projektów. Jeśli przypiszesz każdemu pracownikowi odpowiednią stawkę godzinową to jego czas pracy automatycznie przemnoży się po tej stawce, a Ty w specjalnym module finansowym zobaczysz prawdziwy koszt pracowniczy na projekcie. W ramach modułu finansowego stworzysz wcześniej jeszcze prognozę finansową, a potem porównasz wszystkie koszty i zobaczysz w transparentnym raporcie prawdziwy wynik finansowy. Czy to nie tego właśnie poszukujesz, jako osoba zarządzająca w Twojej pracowni projektowej?
Przyglądając się możliwościom IC Project, nasuwa się jeden i kluczowy wniosek – jest to narzędzie dedykowane dla każdej pracowni projektowej. Praktycznie idealnie wpisuje się w specyfikę pracy, łącząc wiele funkcjonalności w sobie. Przy tym wszystkim, jest programem bardzo zwinnym, szybkim, a także intuicyjnym w obsłudze. Nie jest to więc żaden wielki i potężny system, a narzędzie, które może stanowić świetne środowisko do pracy dla całego zespołu, a także wreszcie przekazać kluczowe możliwości i mechanizmy do skutecznego zarządzania pracownią projektową. Cena? Bardzo niska. Dla przykładu, za dostęp do pełnej funkcjonalności IC Project dla 10-osobowego zespołu na rok kalendarzowy zapłacisz w okolicach 2.500 PLN netto. Czy to dużo? To już Twoja ocena. Ważne jednak, że w ramach pakietu masz pełne wsparcie deweloperów systemu i nawet możliwość skorzystania z dedykowanych usług wdrożeniowych – specjaliście zadbają zatem o poprawne wdrożenie IC Project.
Todoist
Todoist to bardzo ciekawe narzędzie, które przede wszystkim skierowane jest do pracy zadaniowej. Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak dużo różnych obowiązków generuje praca w biurze projektowym. Jeśli dołożymy do tego przeróżne działania architektoniczne, a nawet deweloperskie (wiele pracowni w końcu działa nawet do procesu wykonawczego!) to uzyskamy ogromny natłok przeróżnych zadań – jak tym wszystkim lepiej zarządzać? Bez wątpienia pomocą będzie Todoist.
Nie jest to system, który zaoferuje kompleksowość funkcjonalności do rozliczania projektów czy tworzenia bardziej zaawansowanych harmonogramów. Na pewno jednak z wykorzystaniem tej aplikacji praca zadaniowa w Twojej pracowni wejdzie na zdecydowanie wyższy poziom. Przeznaczenie całego narzędzia to przede wszystkim poprawa produktywności własnej oraz całego zespołu – do tego chyba właśnie dążymy w każdej pracowni projektowej? Narzędzie oferuje możliwość dowolnego podziału projektów na zadania, oddelegowanie zadań dla członków zespołu, a następnie kontrolowanie postępów prac.
Oczywiście mechanizmów zadaniowych w tym przypadku mamy sporo – pamiętajmy, że jesteśmy w aplikacji, która właśnie do tego została stworzona. Mamy na myśli m.in. pełen system komentarzy, podział zadania na czynności do wykonania, zarządzanie definiowanymi etykietami, możliwość dołączania plików i dokumentów czy zarządzania priorytetami. To bez wątpienia dużo więcej niż forma zarządzania zadaniami bez odpowiedniej aplikacji. Warto zaznaczyć również, że w Todoist znajdziemy ciekawy i funkcjonalny system powiadomień – tym samym, to narzędzie przypomni o ważnych terminach, poinformuje o zmianach czy na samym początku w ogóle prześle informację o nowym oddelegowanym zadaniu. Dzięki temu, ograniczymy jakiekolwiek dopytywanie i wreszcie zapewnimy pozytywny obieg informacji w naszych pracowniach projektowych. Czy to właśnie nie do tego dążymy?
Warto zaznaczyć, że w tym narzędziu mamy do wykorzystania bardzo funkcjonalną aplikację mobilną. Cały system nie jest przesadzony funkcjonalnościami, tym samym twórcom udało się większość funkcji przełożyć również do wersji mobilnej. Większość procesów, które mamy zagwarantowane w wersji przeglądarkowej, gwarantuje także aplikacja. Todoist może okazać się bardzo dobrym rozwiązaniem dla wszystkich osób pracujących w terenie – doskonale wiesz, że w branży projektowej wyjazdów mamy sporo. Wyobraź sobie zatem sytuację, że wrzucasz zadanie, dostajesz powiadomienie na smartfona, klikasz, a tam widzisz wszystkie informacje o zadaniu. Do tego dołączasz z poziomu aplikacji plik i załatwione. Zarządzasz pracą zadaniową mobilnie – przy pracy wyjazdowej to zdecydowanie ogromne ułatwienie i trampolina do większej produktywności.
Bardzo ciekawe rozwiązanie, które znajdziemy w Todoist to tzw. Karma. Jest to system motywacyjny dla pracowników, który został zaimplementowany w tym narzędziu. Jeśli cała aplikacja ma wpływać na produktywność, zespół musi mieć pewno światełko do którego chciałby iść. Za każde zadanie wykonane w ustalonych terminach zbierasz tzw. Karmę, którą potem możesz kontrolować i wyciągać ciekawe analizy własnej produktywności. Bez wątpienia jest to mały dodatek, ale może wpłynąć również na nieco większa produktywność. To aspekt wspierający motywację pracowników. Tego typu rozwiązanie pokazuje, jaką specyfikę też oferuje Todoist – typową pracę zadaniową.
Jak widzisz, Todoist to bardzo ciekawa aplikacja zadaniowa, które może być perfekcyjnym rozwiązaniem dla każdego biura projektowego. Oferuje proste podejście projektowe, ale przede wszystkim zaawansowaną pracę zadaniową. Z wykorzystaniem Todoist, otrzymasz wgląd w procesy zadaniowe, lepszą komunikację zespołową i wreszcie dostęp do kluczowych informacji. Nie jest to narzędzie może kompleksowe do rozliczania projektów i sfery osób zarządzających, ale w ramach pracy zadaniowej bez wątpienia znajdziesz masę przydatnych i skutecznych funkcjonalności. Cena roczna dla zespołu 10-osobowego w pełnym pakiecie funkcjonalnym będzie podobna do tej, którą proponuje za swoje narzędzie IC Project. Musimy się zatem przygotować na wydatek w granicach 2.400 PLN netto – czy to dużo za system pracy zadaniowej? Ponownie ocena należy do Ciebie.
Trello
Znane, lubiane i bardzo popularne – to jest właśnie Trello, a więc program do pracy zadaniowej opartej na tablicach Kanban. Trochę już powyżej pisaliśmy o dużej ilości obowiązków w branży projektowej, więc nie będziemy się powtarzać. Ty w końcu znasz perfekcyjnie wszystkie procesy i elementy, które docelowo wymagają poprawy. Zwiększenie produktywności poprzez lepszą pracę projektowo-zadaniową to klucz do sukcesu w każdej pracowni projektowej. Trello natomiast to narzędzie, które oferuje masę ciekawych funkcjonalności poprawiających organizację w firmie.
Zacznijmy od tego, że wszystko w Trello zostało oparte na tablicach Kanban. Nie ma się co oszukiwać, to właśnie Trello możemy zawdzięczać dużą popularność tablic Kanban i dalsze wykorzystanie ich w kolejnych, konkurencyjnych często systemach. Pionierem w tym aspekcie było jednak Trello i jeśli mielibyśmy się skupić tylko na zadaniach i tablicach Kanban – Trello nie ma sobie chyba równych. Pytanie więc, dlaczego nie jest to narzędzie perfekcyjnie? Dlatego, że zadania to jednak nie wszystko. Porównując z wymienionym przykładowo IC Project, w tym systemie mamy mechanizmy projektowe, opcje do mierzenia czasu pracy, rozliczania finansowego projektów – Trello to jednak tylko zadania i proste prace projektowe. No i tutaj pojawia się najważniejszy aspekt, czego poszukujemy do swojej pracowni? Czy chcemy rozwiązanie bardziej kompleksowe, a może oferujące funkcjonalność Trello? Czy może chcemy właśnie skupić się na prostocie i wizualizacji procesów zadaniowych? To pytanie do Ciebie, bo w każdym wyborze narzędzia kluczowa zawsze będzie potrzeba i to, co chcesz z tym narzędziem osiągnąć.
Patrząc na funkcjonalności Trello, oczywiście w tym narzędziu otrzymujesz bardzo dużo możliwości do zdefiniowania i dostosowania swojej pracy, m.in. stworzenia workflow, czyli takiej ścieżki realizacji poszczególnych zadań. Zapewne w Twojej pracowni nie wszystkie zadania możesz podzielić na statusy – do zrobienia, w trakcie, zakończone, a może potrzebujesz statusu do poprawek lub zaakceptowane? To znajdziesz w Trello, aczkolwiek raczej jest to naturalna funkcjonalność aplikacji zadaniowych. Idąc w kierunku dostosowania narzędzia do potrzeb, Trello może zaoferować bardzo dużo. W całym systemie jest cała masa opcji definiowanych, co pozwoli dobudować Trello do własnej specyfiki. Funkcjonalności zadaniowe są oczywiste i wymieniane już przy okazji opisu IC Project lub Todoist – zarządzanie terminami, komunikacja na poziomie zadania, dodatkowe formy wizualizacji procesu zadaniowego czy opcja zarządzania plikami i dokumentami. To oczywiste, ale bardzo potrzebne.
Jako narzędzie dla biura projektowego, jest oparte na wielu gotowych szablonach. Dzięki temu, wchodzisz do narzędzia i do wyboru masz sporo przygotowanych specjalnych szablonów pod branżę architektoniczno-projektową. Tym samym, nie kombinujesz i tworzysz procesów samemu, a wzorujesz się na gotowych propozycjach. Oczywiście ma to swoje wady i zalety, bo zapewne szablon Trello nigdzie nie będzie identyczny, jak Twój proces. Z drugiej strony jest on w pełni edytowalny, więc warto to po prostu potraktować jako pomysły do ewentualnej implementacji i zmian.
W czym jeszcze Trello pomoże pracowni architektonicznej? Bez wątpienia w automatyzacji procesów – chodzi o funkcjonalność Butler. Co to w ogóle jest? Butler korzysta z naturalnych poleceń językowych, aby zautomatyzować niemal każde zadanie w Trello. Dzięki temu, możesz wybrać konkretne warunki na których będzie działać automatyzacja np. Kiedy ma przenosić zadanie do innej kolumny, jak planować zadania czy kiedy pokazywać i przypominać o terminach całego zespołowi. Musisz przyznać, że tego typu automatyzacja procesów może się idealnie sprawdzić w Twoim biurze projektowym. Zamiast wykonywać coś ręcznie, konfigurujesz i masz automat – tak działa technologia.
Trello to narzędzie dla biura projektowego, które pozwoli wejść na duży wyższy poziom w pracy zadaniowej, a tym samym pełnej organizacji procesów. Nie jest to system pozwalający podejść kompleksowo do całości działań i specyfiki pracy, ale jeśli nasze projekty chcielibyśmy wizualizować, podzielić na zadania i pracować na ulubionych tablicach Kanban, Trello to narzędzie dla Ciebie. Jest to również aplikacja z bardzo przyjemnym, nowoczesnym interfejsem, a to przy ewentualnym wdrożeniu jest również ogromny atut, tworząc pełne środowisko do pracy zespołowej. Jeśli chodzi o koszt, za dostęp do pełnej funkcjonalności Trello dla 10-osobowego zespołu na rok, musimy liczyć się z kosztem w okolicach 4.500 PLN netto – nie jest to mało i na ten moment Trello wychodzi najdrożej z naszego zestawienia. Pamiętaj, że wszystko zależy od tego, czego Twoja pracownia potrzebuje.
