Plan projektu to kluczowy element każdego udanego projektu. Bez odpowiedniego planu, projekty mogą stać się chaotyczne i trudne do zarządzania. Dlatego tak ważne jest, aby stworzyć skuteczny plan projektu, który będzie prowadził Cię do osiągnięcia wyznaczonych celów. W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku stworzyć taki plan i jakie elementy powinny się w nim znaleźć. Przygotuj się na solidną dawkę wiedzy i gotowość do tworzenia udanych projektów.

 

Czym jest plan projektu?

Plan projektu to szczegółowy dokument, który opisuje cele projektu, strategię działania, zakres prac, harmonogram, koszty oraz zasoby niezbędne do wykonania projektu. Bardzo często plan projektu jest mylony z harmonogramem projektu, natomiast jest to błędne myślenie. Harmonogram projektu stanowi jedynie jedną z części planu. Od razu zatem możemy podsumować plan projektu, jako zaawansowany i szeroki dokument projektowy.

Plan projektu jest kluczowym elementem procesu zarządzania projektem, ponieważ pozwala na zaplanowanie i koordynację działań oraz umożliwia monitorowanie postępu projektu. Plan projektu powinien być jasny, precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich uczestników projektu, aby zapewnić właściwe wykonanie prac, wykorzystanie zasobów i realizację celów projektowych w ustalonym harmonogramie. Pamiętajmy, że plan projektu powinien być na ogół dostępny do całego zespołu projektowego, by stanowić istotny dokument w pracy zespołu.

Plan projektu zazwyczaj powinien być wyjściem do rozpoczęcia prac projektowych, natomiast w praktyce może być opracowany na różnych etapach projektu, w zależności od metodyki zarządzania projektem. Zazwyczaj jest to proces iteracyjny, który wymaga aktualizacji i dostosowania w miarę postępu projektu. Wydaje się, że jest to dość naturalny proces. Nie ma projektu, który nie ewoluuje w trakcie realizacji. Razem z projektem częste zmiany następują w planie projektowym, ponieważ ciężko, by plan projektu przewidział wszelkie zmienne.

 

Na jakie pytania odpowiada plan projektu?

Chcąc maksymalnie pomóc stworzyć plan projektu, zdefiniowaliśmy kilkanaście pytań, które pomogą stworzyć kompleksowy plan projektu. W tym artykule wspólnie nauczymy się poprawnej struktury dla planowania projektu, natomiast na wstępnym etapie ważna będzie merytoryka, dopiero w drugiej kolejności odpowiednia struktura planu projektowego.

Aby opracować plan projektu, musimy poznać pytania, na które plan projektu odpowiada. Zadaj sobie te pytania, wyznacz odpowiedzi, a Twój plan projektu stworzy się automatycznie.

Ogólnie pytania, które warto zadać przed planem projektowym, to:

• Czemu?

Dlaczego realizujemy projekt? Jaki chcemy rozwiązać problem za pomocą projektu? Co jest powodem inwestowania pieniędzy w ten projekt?

• Co?

Co realnie stanowi realizacja projektu? Jakie czynności musimy wykonać w tym projekcie? Co ma być efektem tego projektu?

• Kto?

Kto ma realizować ten projekt? Kto posiada odpowiednie kompetencje, aby realizować zadania w projekcie? Jak zostanie zorganizowany zespół projektowy w ramach prac?

• Kiedy?

Kiedy rozpoczniemy pracę nad projektem? Jak prezentuje się pełen harmonogram projektu? Kiedy rozpoczynają się kolejne etapy tego projektu? Kiedy spodziewamy się końca projektu?

Większość z powyższych pytań można rozwinąć i dostosować do konkretnej realizacji projektu. Wydaje się jednak, że odpowiedź na większość z nich pozwoli zbudować niezwykle merytorycznie plan projektu, a to w tym momencie jest zdecydowanie najważniejsze.

 

Kluczowe etapy tworzenia efektywnego planu projektu.

Budowanie skutecznego planu projektu to prawdziwe wyzwanie. W poprzednim punkcie zadaliśmy sobie konkretne pytania na temat projektu, a odpowiedzi na pytania pozwoliły sprawnie zdefiniować zakres projektu, konkretne zadania czy metody postępowania.

Merytoryka planu projektowego jest bardzo ważna, ale istotna będzie także jego struktura. W tym punkcie postaramy się wyszczególnić kluczowe etapy tworzenia skutecznego planu dla Twojego projektu. To pozwoli ułożyć plan w zgodzie ze sztuką zarządzania projektami.

Zdefiniuj cel i wymagania projektu.

Pierwszym etapem jest zdefiniowanie celów i wymagań projektu. W tym etapie należy określić, co chcemy osiągnąć dzięki projektowi, jakie cele chcemy zrealizować i jakie wymagania muszą być spełnione. Bez wątpienia to jeden z najważniejszych etapów projektowych, który zakłada najwięcej informacji merytorycznych w projekcie.

Identyfikacja zasobów, dobierz członków zespołu projektowego.

Następnie należy zidentyfikować zasoby, jakie będą potrzebne do realizacji projektu. Wśród zasobów wymienić należy zespół projektowy, który powinien zostać odpowiednio dobrany względem oferowanych i potrzebnych w realizacji projektu kompetencji ludzkich.

Identyfikacja zasobów to nie tylko ludzie, ale także pozostałe istotne kwestie jak: narzędzia, materiały i inne potrzebne elementy w trakcie realizacji projektu.

 

 

Dobierz odpowiedni budżet projektu.

Budżet jest bardzo ważny w każdym projekcie. To istotna kwestia w każdym planie projektu, ponieważ ona będzie określała szerokość prac projektowych. Bardzo często budżet może powstrzymywać pewne etapy realizacji, a z drugiej strony pozwalać na dłuższe i efektywniejsze projekty. Znajomość budżetu jest kluczowa w każdym projekcie.

Zarządzanie ryzykiem, przygotuj się na nieoczekiwane.

Kolejnym etapem jest zarządzanie ryzykiem. W tym etapie należy zidentyfikować potencjalne zagrożenia, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu i określić strategie zarządzania ryzykiem. Przygotowanie się na nieoczekiwane sytuacje jest niezwykle istotne.

Planowanie działań – kto, co i kiedy ma zrobić?

Opracowanie planu działań jest niezwykle istotnym elementem całego planu projektu. W tym etapie określa się kto, co, kiedy i jak ma zrobić, aby projekt mógł być skutecznie zrealizowany.

W planie działań uwzględnia się także harmonogram realizacji projektu. Jest to podział projektu na poszczególne zadania, gdzie członkowie zespołu od razu wiedzą, za co są odpowiedzialni na każdym etapie pracy.

Zbuduj skuteczny plan komunikacji.

Plan komunikacji to ważny element planu projektowego, który zakłada odpowiednią metodologię komunikacją w zespole projektowym. W ramach projektu następuje wymiana wielu istotnych informacji. Każda z informacji jest ważna, a może stać się jeszcze bardziej pożądana w dalszej części realizacji projektu.

Narzędzia komunikacyjne, odpowiednie archiwizowanie komunikacji, sposoby wymiany informacji – to wszystko stanowi integralną część każdego efektywnego planu komunikacji.

Monitorowanie postępu projektu, jak to robić skutecznie?

W tym etapie należy śledzić postęp projektu i porównywać rzeczywisty postęp do planu działań. Monitorowanie postępu projektu pozwala na szybkie reagowanie na problemy i skuteczne zarządzanie projektem.

Plan projektu musi zakładać odpowiednie metody i rozwiązania, aby cała faza realizacji projektu przebiegała zgodnie z zaplanowanymi działaniami. Kontrolowanie postępu realizacji jest wymagające, ale z planem projektu będzie gwarantowało założenia projektu.

 

Cechy skutecznego planu projektu.

Każdy plan projektu powinien mieć pewne cechy, które będą wskazywały, że udało nam się wykonać dobrą pracę przy jego tworzeniu. Zaplanowanie projektu nie jest łatwe, ale wszystkie pojedyncze składniki, które dziś poddaliśmy analizie, tworzą to wyzwanie całkiem przystępnym nawet dla totalnego świeżaka w świecie zarządzania projektami.

Oto niektóre z najważniejszych cech dobrego planu projektu:

• Jasność i precyzja

Plan projektu powinien być jasny i precyzyjny. Musi zawierać wyraźne instrukcje dotyczące kroków, które należy podjąć w celu osiągnięcia celów projektu.

• Realizowalność

Plan projektu powinien być realistyczny i wykonalny. Musi uwzględniać dostępne zasoby i czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań.

• Dostępność i zrozumiałość

Plan projektu powinien być łatwo dostępny dla wszystkich członków zespołu projektowego oraz zrozumiały dla osób spoza zespołu.

• Awaryjność

Plan projektu powinien zawierać plan awaryjny, który pozwoli na szybkie i skuteczne reagowanie w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych sytuacji.

 

Przykładowy plan projektu: kampania marketingowa.

Zbudujmy wspólnie prosty plan projektu na podstawie dotychczasowych informacji. Postaramy się bazować na wyznaczonych etapach tworzenia planu projektowego, aby całą wiedzę teoretyczną przekuć w oczekiwaną praktykę. Skupimy się w tym przykładzie na kampanii marketingowej, a Ty wymyśl swój przykład i zrób plan projektu razem z nami.

Czym jest projekt i jakie chcemy osiągnąć cele?

Projekt dotyczy zbudowania i realizacji kampanii marketingowej dla celu zwiększenia popularności narzędzia do zarządzania projektami IC Project wśród project managerów. Kampania marketingowa będzie opierała się na reklamach video w serwisie YouTube.

Cel projektu: wyższe o 20% zainteresowanie wśród project managerów na polskim rynku programem IC Project, w stosunku do uśrednionego wyniku w roku poprzednim.

 

 

Identyfikacja zasobów, dobór członków zespołu projektowego.

W ramach pracy nad projektem będziemy potrzebowali zaangażowany cały dział marketingu naszej firmy (Tomasz, Marcin, Aneta, Ksawery oraz Marta). Kierownikiem projektu będzie Tomasz, a do całego projektu zostanie w trakcie wybrany zespół zewnętrzny, który będzie odpowiadał za techniczny aspekt realizacji filmu. Praca i cała komunikacja projektowa będzie odbywać się w programie do zarządzania projektami, IC Project.

Budżet projektu.

Budżet projektu określamy łącznie na 20.000 zł do wykorzystania. Jest to budżet zaakceptowany, a angaż poszczególnych wydatków akceptowany będzie jednoosobowo przez kierownika projektu, Tomka.

Zarządzanie ryzykiem.

Podczas realizacji projektu możemy wyszczególnić kilka różnych ryzykownych sytuacji:

• zmniejszenie możliwości czasowych zespołu projektowego ze względu na wpadające poboczne projekty, co może powodować dłuższą realizację projektu.
• niska komunikatywność zewnętrznego zespołu realizującego usługę.
• przekroczenie budżetu projektowego poprzez realizację projektu.

Planowanie działań.

Cały projekt będzie się składał z czterech kluczowych etapów: budowanie koncepcji (planowanie projektu), realizacja filmów reklamowych, opublikowanie kampanii marketingowej, analiza efektów projektowych. Wszystkie kluczowe etapy projektu zostały rozpisane w harmonogramie czasowym projektu udostępnionym dla zespołu w IC Project. Oczywiście każdy z etapów ma wiele pojedynczych zadań, które rozdzielane zostały między członkami zespołu projektowego. Wszystkimi zadaniami, jak i harmonogramem będziemy zarządzać w IC Project, który umożliwia skuteczną pracą projektowo-zadaniową.

Szybki skrót harmonogramu:

Od 1 lutego do 15 marca Aneta z Ksawerym będą odpowiedzialni za budowanie koncepcji.

Od 16 marca do 5 kwietnia będzie odbywać się pełna realizacja filmów reklamowych, co nadzorować będzie Marta wraz z kierownikiem projektu, Tomkiem.

Po 18 kwietnia filmy będą publikowane w ramach kampanii marketingowej, co stanowić będzie obowiązki Marcina oraz Ksawerego. Równolegle wyniki realizacji całego projektu i efekty zbierać będzie Marta, aż do końca czerwca.

Z początkiem lipca planowane jest oficjalne zakończenie projektu i podsumowanie efektów.

Plan komunikacji.

W ramach planu komunikacji, zdecydowaliśmy, że będziemy w projekcie organizować regularne spotkania tygodniowe na którym omówimy dotychczasowe działania, a także ustalimy dalsze kroki. Spotkanie zawsze będzie odbywa się w poniedziałek o 10:00. Marta będzie odpowiedzialna za spisanie ustaleń ze spotkania i wpięcie notatki w postaci zadania do projektu w IC Project. Dodatkowo cała zdalna komunikacja musi odbywać się na poziomie projektu w narzędziu, abyśmy mieli poprawny obieg informacji i dostęp do całej komunikacji.

Monitorowanie postępu projektu.

Postęp będzie monitorowany na podstawie bieżącej analizy harmonogramu i realizacji zadań. Wsparciem będzie IC Project, gdzie wszystkie zadania będą analizowane automatycznie i wizualizowane w postaci progresu realizacji. Za monitorowanie postępu odpowiedzialny będzie menedżer projektu, Tomek. Jeśli zauważy w pewnym momencie, że progres nie idzie zgodnie z planem, odpowiednie reakcje będą podejmowane na regularnych spotkań projektowych, które planowane są w każdy poniedziałek tygodnia.

 

Budowa planu projektu to nic strasznego, prawda?

Budowa planu projektu może wydawać się trudnym zadaniem, jednak w rzeczywistości nie ma w tym nic strasznego. Ważne jest, aby zrozumieć, że w planie projektu to nie tylko lista zadań, ale również szczegółowy opis celów, etapów realizacji oraz odpowiedzialności poszczególnych osób za ich wykonanie. Dobrze skonstruowany plan projektu to klucz do sukcesu w jego realizacji. Przy jego pomocy można uniknąć nieporozumień i opóźnień, a także mieć kontrolę nad postępem prac i kosztami. Istnieją różne narzędzia, które mogą pomóc w budowie planu projektu, takie jak IC Project. Pozwalają usystematyzować zarządzanie projektami, ale wprowadzają także standardy w pracy zadaniowej czy komunikacji zespołu.

Mamy nadzieję, że przejście przez ten artykuł pokazało prawdziwe podejście do planu projektu. Jeśli zadasz sobie odpowiednie pytania, zdefiniujesz cele i zadbasz o kluczowe cechy, plan projektu powstanie automatycznie. Warto poświęcić trochę czasu na dobrą organizację i planowanie, aby osiągnąć zamierzone cele. Praca z planem w praktyce jest dużo prostsza.