Logo IC Project
Zespół projektowy

Jak zarządzać projektem w kaskadowym modelu Waterfall?

Spis treści

W zarządzaniu projektami możemy wyróżnić wiele metodologii, które określają warunki pracy z projektami. Jednym z najpopularniejszych jest Waterfall, czyli model kaskadowy. Projekt w tym przypadku jest skrupulatnie planowany. Metodologia ma oczywiście swoje plusy, jak i minusy. Stanowi niejako przeciwieństwo do zarządzania zwinnego w modelu Agile. Wyznaczyliśmy najważniejsze warunki, które pozwolą skutecznie zarządzać projektami w kaskadowym modelu Waterfall z wykorzystaniem narzędzia do pracy projektowej.

Model zarządzania Waterfall (zwany też kaskadowym) zakłada podział zadań na następujące po sobie liniowo kolejne fazy. Specyfikacja każdej z nich zależy od wyników osiągniętych w poprzedniej. Kolejno występujące w nim fazy to: koncepcja, inicjacja, analiza, projektowanie, budowa, testowanie, wdrażanie i konserwacja. Model Waterfall szczególnie często stosuje się w przemyśle wytwórczym, budownictwie i wszędzie tam, gdzie zmiany koncepcji czy projektu na późniejszym etapie prac są niemożliwe bądź bardzo trudne do wprowadzenia. Z tego też względu ewentualne trudności napotkane na etapie produkcji lub poprawki od klienta mogą generować opóźnienia i znaczny wzrost kosztów.

Mężczyzna pracujący przy komputerze

Tłumacząc bardziej zrozumiałym językiem, to prowadzenie projektu ze szczegółowym planem, wyznaczeniem konkretnych etapów, rozplanowaniem czasowym poszczególnych czynności projektowych. W modelu kaskadowym nie ma miejsca dla zwinnego zarządzania – wszystko musi zostać bardzo skrupulatnie zaplanowane przed rozpoczęciem prac, a cała realizacja projektu odbywa się w bardzo bliskiej współpracy z planem i wytycznymi. Obecnie wielką pomocą w zarządzaniu projektami są specjalistyczne narzędzia. Na podstawie IC Project, wskazujemy najważniejsze punkty, które pozwolą na skuteczne zarządzanie projektem w modelu kaskadowym z wykorzystaniem narzędzia, które pilnuje wszystkich wymagań.

Zdefiniuj projekt i wyznacz jego ramy czasowe.

To bardzo ważna, premierowa czynność przy każdym z projektów, tzw. inicjacja. Korzystając z narzędzia, należy dodać projekt ze wszystkimi kluczowymi warunkami. System podpowiada wymagania, pytając m.in. o unikalny numer, kontrahenta, kategorię projektu czy tagi odznaczające projekt od pozostałych.

Bardzo ważne jest zdefiniowanie terminów. W przypadku daty startu projektu sprawa jest nieco prostsza, ale niestety w odniesieniu do daty zakończenia sytuacja się komplikuje. Model kaskadowy wymaga jednak ram czasowych, więc należy po analizie to uzupełnić. Narzędzie przewiduje sytuacje, że projekt może się docelowo rozjechać z terminami, dlatego też terminy określone na starcie traktuje na zasadzie planowanych. Jeśli projekt w trakcie realizacji zmieni swoje terminy, będzie to wszystko transparentnie pokazane, a specjalne flagi na harmonogramie będą sygnalizować daty określone na samym starcie. Dlaczego takie rozwiązanie? Aby mieć świadomość, jak mocno zmienił się zakres terminowy projektu.

Zbuduj strukturę Twojego projektu. Wyznacz etapy i grupy.

Dla modelu kaskadowego budowanie struktury to bardzo ważny element zarządzania projektami. W tym przypadku należy wyznaczyć kluczowe etapy Twojego projektu, określić dla nich ramy czasowe, a także wyszczególnić tzw. podetapy czy kategorie zadań, które umożliwią sprawną kontrolę nad projektem. Narzędzie zazwyczaj pozwala na budowanie bardzo elastycznej struktury, to wszystko będzie zależne od całego procesu projektowego.

Zespół w pracy biurowej.

Zbudowanie struktury projektowej w środowisku programu ma wiele zalet, bo technologia automatycznie gwarantuje utworzenie ze struktury harmonogramu czasowego, a także bieżący wgląd w proces projektowy na wiele sposobów. W IC Project podział na etapy można zrobić bardzo elastycznie, natomiast zagłębienie pod etapem, czyli tzw. grupa zadaniowa będzie stanowiła bardzo ważny poziom organizacji prac projektowych. To w tym miejscu rozpoczyna się praca zadaniowa, ale skategoryzowana względem danej grupy zadaniowej.

Dzięki temu rozwiązaniu zawsze widzisz pełną strukturę projektową. Od pierwszego, aż po ostatni etap Twojego projektu. Dodatkowo klarownie kontrolujesz, co znajduje się pod każdym z etapów. Przejście dalej powoduje dotarcie do pracy zadaniowej określonej względem struktury projektu – każde zadanie ma swoje miejsce, zgodnie dla modelu kaskadowego.

Określ zespół projektowy, czyli zarządzaj zasobami ludzkimi.

Przejdźmy do bardzo ważnej płaszczyzny zarządzania projektami, czyli zarządzania zasobami ludzkimi. Bez względu czy prowadzisz projekt w modelu Waterfall, czy w zwinnym Agile, umiejętność zarządzania ludźmi jest niezwykle pożądana przy pracach projektowych.

Jeśli masz strukturę projektu, musisz określić wszystkie osoby, które mają w tym projekcie uczestniczyć. Model kaskadowy zakłada wyznaczenie całego zespołu projektowego na samym starcie – nie ma znaczenia, czy osoba realizuje jedno zadanie, czy jest project managerem. Bez względu na zakres obowiązków musi się znaleźć w całym zespole projektowym. Jeśli to zrobisz, musisz wyznaczyć rolę projektową, którą osoba będzie pełnić w zespole i całym projekcie.

Zespół w rozmowie.

Następnie podpierając się narzędziem, warto przejść do struktury projektu. IC Project umożliwia oddelegowanie osób do wyznaczonych grup zadaniowych, a tym samym etapów. Po co tego typu rozwiązanie? Pozwala to zdefiniować, kto uczestniczy w danych częściach projektu. Przy zaawansowanych projektach rzadko zdarza się sytuacja (poza project managerem), że mamy osoby funkcjonujące w projekcie od pierwszego, aż po ostatni etap. To rozwiązanie umożliwia przekazać każdej osobie tę pracę, za którą realnie będzie odpowiedzialna. Jest to również świetna opcja do dalszego zarządzania zasobami ludzkimi, a po stronie pracownika większa motywacja i koncentracja na realnych obowiązkach.

Zdefiniuj poszczególne zadania, wyznacz ich terminy i oddeleguj dla członków zespołu.

Pracując w Waterfall, struktura Twojego projektu zawsze musi być gotowa. Masz wyznaczone etapy i kategorie zadaniowe, natomiast musisz pamiętać o zdefiniowaniu również najmniejszych zadań dotyczących całego projektu. Struktura etapów to za mało dla modelu kaskadowego. Wykorzystując narzędzie, definiowanie zadań jest bardzo proste i intuicyjne, a przede wszystkim połączone z Twoim zespołem i wieloma widokami.

Biorąc na warsztat IC Project, wystarczy przejść do kategorii zadaniowej, a tam znajdziesz się na tablicy Kanban, która została w projekcie przyszykowana pod każdą oddzielną kategorię. Dzięki temu każdy rodzaj zadań z podziałem na etapy ma swoje miejsce na odrębnych tablicach zadaniowych. Zespół wie co i na kiedy ma do wykonania w danych okresie.

Mężczyzna pracujący przy komputerze w narzędziu IC Project.

Wyznaczasz zadania, określasz ich termin, przypisujesz dla konkretnego pracownika. Technologia pokaże zadania względem pracownika na różnych zbiorczych widokach, przypomni o nadchodzącym terminie. Dodatkowo każde zadanie oferuje wiele funkcjonalności pozwalających usprawnić całą pracę, m.in. doprecyzowanie warunków wykonania zadania za pomocą funkcji opisowych lub tzw. checklisty pozwalającej wyznaczyć najmniejsze czynności, które trzeba wykonać, aby zadanie zrealizować. To bardzo duże ułatwienie w procesie realizacji i kontroli całego procesu projektowego. Tablica Kanban to bardzo popularna metodologia pracy zadaniowej, która zyskała swoją popularność dzięki ogromnej wizualizacji procesu i podziału zadań na kluczowe statusy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej Kanbanie, przejdź tutaj.

Wypracuj wizualny harmonogram Twojego projektu.

Spójrz, wszystkie najważniejsze kwestie projektowe mamy gotowe. Zdefiniowaliśmy projekt, wyznaczyliśmy jego ramy czasowe, zbudowaliśmy strukturę projektu oraz cały zespół, który będzie w nim uczestniczył. Dodatkowo mamy również zadania z określonymi terminami. To jednak nie wszystko, bo w każdym projekcie Waterfall musimy bazować na harmonogramie czasowym. Mimo, że etapy w projekcie mają swoje ramy czasowe, bardzo ważna jest wizualizacja całego procesu. W IC Project sprawę mamy bardzo mocno ułatwioną, bo wykres Gantta powstaje automatycznie i jest tworzony na podstawie struktury całego projektu. Dzięki temu klikamy odpowiednią zakładkę i widzimy terminowo cały projekt.

Zespół w rozmowie na temat projektu Waterfall.

To ogromne ułatwienie, ponieważ widzimy wszystkie kluczowe aspekty projektowe. Terminowość jest wizualizowana na osi czasu, a dodatkowo narzędzie pozwala wprowadzać pewne zmienne. W teorii, Waterfall dużych zmian nie zakłada, aczkolwiek nie ma projektów, które idą zgodnie z planem od początku do końca – teoria, a rzeczywistość to spora różnica.

Dlatego też na wykresie można zmienić daty etapów lub grup zadaniowych, a system wszystkie będzie automatycznie przeliczał w terminowości. Wykres Gantta pozwala również zdefiniować zależności między różnymi procesami czy kamienie milowe, które oznaczą ważne punkty na poziomie realizacji projektu. Jeśli będzie potrzeba przestawienia harmonogramu projektu dla przełożonego lub sponsora, wystarczy wyeksportować cały widok.

Waterfall to nic strasznego, pracuj sprawnie i intuicyjnie ze swoimi projektami.

Jak widzisz, model kaskadowy Waterfall to nic strasznego, jeśli wyznaczamy podstawowe kroki, które musimy wykonać na samym starcie. W tym artykule przedstawiliśmy najważniejsze czynności, pozwalające rozpocząć sprawną pracę z projektem. Model ten zakłada sporo wymagań, natomiast to teoria, a praktyka często pisze własne scenariusze. Jeśli Twój poziom w project managemencie jest początkujący, nie musisz wypełniać wszelkich szczegółowych wymagań. Po prostu zacznij prowadzić projekty, zbuduj doświadczenie, a kolejne czynności usprawniające projekt przyjdą z czasem samoistnie.

Wiele osób obecnie zadaje sobie pytanie, czy Waterfall to metodologia, która będzie za kilka wykorzystywana w zarządzaniu projektami? Rzeczywiście ostatnie lata to duże zmiany. Zwinne zarządzanie projektami Agile zyskuje sporą popularność. Model kaskadowy jednak cały czas ma rzeszę zwolenników i sprawdza się w specyficznych branżach. Zmiany na rynku są naturalnym procesem, ale Waterfall dalej powinien stanowić ważne podejście do projektów.

Facebook
Twitter
LinkedIn