W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie, stale poszukujemy sposobów na zwiększenie naszej produktywności. W pracy, szkole czy na co dzień, zawsze mamy za mało czasu na wykonanie wszystkich zadań. Kiedy nadchodzi nowy rok, wiele osób zaczyna się zastanawiać, jakie działania podjąć, aby wykonać więcej w mniejszym czasie. Jeśli zadajesz sobie pytania: jak zwiększyć produktywność, jesteś w dobrym miejscu, gwarantujemy.
W tym artykule przedstawiamy 10 sprawdzonych sposobów na to, jak zwiększyć produktywność w 2023 roku. Praktykując wybrane metody, możesz zwiększyć swoją wydajność, lepiej zarządzać czasem i osiągnąć swoje cele. To natomiast w ogólnym rozrachunku wpłynie na Twoją wyższą produktywność.
Czym jest produktywność?
Produktywność to pojęcie, które oznacza wykorzystanie czasu, zasobów i energii do maksymalnego osiągnięcia określonego celu lub zadania. W prostych słowach oznacza to robienie więcej w krótszym czasie, z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi i metod.
W świecie biznesu produktywność jest jednym z kluczowych wskaźników określających efektywność i rentowność firmy, a w codziennym życiu pozwala na lepsze zarządzanie czasem i osiąganie osobistych celów. Z wysoką produktywnością wykonujemy więcej zadań, nie przepalamy na czasu na nieistotne kwestie, a przy tym uzyskujemy lepsze wyniki.
Chęć bycia bardziej produktywnym niestety nie wystarcza, musi to zostać połączone z wdrożeniem odpowiednich nawyków i sposobów, które realnie wpłyną na naszą produktywność. W dzisiejszym czasie mamy zbyt dużo rzeczy dookoła nas, co skutecznie potrafi wpływać negatywnie na naszą motywację. Jakie zatem nawyki warto wdrożyć?
#1 Wprowadź aplikację do zarządzania zadaniami.
Aplikacja do zarządzania zadaniami to prawdziwy game-changer w zakresie własnej produktywności. Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji czy programów, które specjalizują się w zwiększaniu produktywności poprzez skuteczne zarządzanie zadaniami. Zazwyczaj są to bardzo intuicyjne narzędzia, które nie wymagają żadnego dodatkowej pracy po Twojej stronie.
W standardzie pomagają planować zadania, wizualizować zaplanowaną pracę, liczyć poświęcany czas na obowiązki i określać wszelkie warunki do realizacji każdego celu. Dzięki temu nie tracisz czasu, a własną produktywność utrzymujesz na wysokim poziomie. Oczywiście dostępnych jest wiele aplikacji mobilnych, ponieważ tego typu narzędzia to połączenie szybkiego dostępu ze smartfona, a także z poziomu komputera. Codzienne obowiązki w dowolnym miejscu i pod pełną kontrolą – brzmi dobrze?
Pamiętaj, że porządek w Twoich zadaniach to kluczowy warunek to skutecznej realizacji zadań i osiągania celów. Utrzymuj porządek w swoich obowiązkach za pomocą aplikacji do zarządzania zadaniami, a bez wątpienia wejdziesz na wyższy poziom produktywności. Jeśli chcesz wdrożyć odpowiednią aplikację, przejdź od razu do zestawienia najlepszych programów do zarządzania zadaniami. Jesteśmy przekonani, że z naszą pomocą wybierzesz odpowiedni. A także dowiesz się, jak istotne jest zarządzanie zadaniami w Twoim życiu.
#2 Ustal mierzalne cele i trzymaj się ich w bieżącej realizacji.
Nie ma niczego gorszego niż praca przez sprecyzowanych celów. Jest to droga donikąd. Produktywność blisko łączy się z motywacją. Aby zwiększyć swoją produktywność, musisz regularnie zachowywać równie wysoką motywację do realizacji różnych zadań. Jeśli określisz mierzalne i skonkretyzowane cele, będziesz na bieżąco widzieć, czy idziesz w odpowiednim kierunku. Nic tak nie motywuje, jak pokonywanie kolejnych barier i odznaczanie kolejnych celów, które zostały przez nas zrealizowane. Założone, wykonane – to skuteczne działanie.
Wyznaczanie sobie celów jest ważne, ponieważ pozwala na skoncentrowanie się na określonym zadaniu lub celu, co przyczynia się do wzrostu produktywności. Pomaga we wspomnianej motywacji, ale także poprawia planowanie pracy, ocenę własnych postępów i maksymalizuje dalszy rozwój na podstawie zrealizowanych dotychczas celów. Jeśli pytasz, jak zwiększyć produktywność, odpowiedź brzmi: wyznacz mierzalne cele i ich pilnuj.
#3 Utrzymaj porządek na swoim stanowisku pracy.
Porządek i organizacja pracy to bardzo ważne aspekty, które pośrednio przyczyniają się do Twojej wyższej produktywności. Porządek w miejscu pracy jest istotny dla utrzymania wysokiej produktywności z kilku powodów. Po pierwsze, czysty i uporządkowany stół pracy lub biurko pozwala na łatwiejsze znalezienie potrzebnych przedmiotów, co zmniejsza ilość czasu potrzebnego na ich szukanie. W konsekwencji, pozwala to na szybsze rozpoczęcie i przyspieszenie pracy, a przy tym ograniczenie potencjalne poddenerwowania. Zdecydowanie niewarto tracić czasu na czynności, które przeszkadzają, a nie pomagają w produktywności.
Po drugie, czyste i schludne miejsce pracy pozwala na lepszą koncentrację, co przekłada się na wyższą produktywność. Nieporządek i bałagan na biurku mogą rozpraszać uwagę i odciągać od zadań, co może prowadzić do mniejszej efektywności i więcej czasu potrzebnego na ich wykonanie. Pamiętaj, że porządek i czystość w miejscu pracy przyczyniają się do lepszego samopoczucia i mniejszego stresu. W sytuacji gdy otoczenie jest chaotyczne, nasz umysł jest zmuszony do ciągłego dostosowywania się do nowych bodźców, co może prowadzić do wyczerpania. Zapobiegaj tego typu sytuacjom, a na pewno zwiększysz swoją produktywność.
#4 Wyznaczaj i zarządzaj skutecznie priorytetami.
Zarządzanie priorytetami jest istotne, ponieważ pozwala na skupienie się na najważniejszych zadaniach i celach, co przyczynia się do osiągnięcia lepszych rezultatów. Jest to bez wątpienia element dobrego planowania, który warto wdrożyć do swojego codziennego życia. Jeśli nie wiesz, jak zwiększyć swoją produktywność to planowanie pracy będzie istotnym elementem.
Przede wszystkim wyznaczanie priorytetów pozwala na lepsze wykorzystanie czasu. Jeśli nie ustalimy priorytetów, możemy tracić czas na mniej ważne zadania lub reakcję na nagłe pilne sprawy, zamiast skupiać się na tym, co jest naprawdę ważne. Dzięki ustaleniu priorytetów, możemy skupić się na kluczowych zadaniach i celach, co pozwala na lepsze wykorzystanie czasu i osiągnięcie lepszych rezultatów. Przy odpowiednim zarządzaniu priorytetami, znajdziesz czas na najtrudniejsze zadania wtedy, kiedy realnie powinny być wykonane.
Zarządzanie priorytetami blisko łączy się również z planowaniem pracy i jej bieżącą organizacją. Jeśli wiemy, jakie zadania są najważniejsze, możemy skupić się na nich, planując i organizując nasze działania w taki sposób, by osiągnąć jak najlepsze rezultaty.
Przekłada się także na lepszą komunikację i współpracę. Jeśli wszyscy w zespole wiedzą, jakie zadania są najważniejsze i jakie cele chcemy osiągnąć, łatwiej będzie nam współpracować i komunikować się, co pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, a tym samym wyższą produktywność indywidualną, jak i zespołową. Pamiętaj, że w aplikacji do zarządzania zadaniami podstawowa funkcjonalność to zarządzanie priorytetami. Jeśli priorytety do tej pory u Ciebie nie funkcjonowały, to dobry moment na wprowadzenie tego nawyku.
#5 Zadbaj o siebie, swoją aktywność i zdrowie.
Dbając o swoje zdrowie fizyczne i psychiczne, aktywność fizyczną oraz przykładając wagę do swojego dobrego samopoczucia, możemy pozytywnie wpłynąć na swoją produktywność.
Przy dbaniu o siebie, unikamy problemów związanych z chorobami i kontuzjami, co pozwala nam na utrzymanie sprawności i wydajności. Dbanie o zdrowie fizyczne polega na utrzymywaniu odpowiedniej diety, regularnym ruchu, unikaniu nałogów, a także na odpowiedniej ilości snu i relaksu. Doskonale wiesz, że wszystkie te aspekty bardzo blisko łączą się z tym, jak ostatecznie funkcjonujesz, chociażby w swojej pracy czy realizacji zadań.
Aktywność fizyczna jest również ważna, ponieważ pozwala na poprawę kondycji i wydolności organizmu, a także na zwiększenie poziomu energii i lepsze samopoczucie. Regularna aktywność fizyczna pozwala na lepszą koncentrację, większą odporność na stres oraz zwiększa produkcję endorfin, co pozytywnie wpływa na nastrój i samopoczucie. Przy pracy biurowej jest znakomitą odskocznią, która pozwala wyczyścić umysł, a dzięki temu następnego dnia wrócisz do pracy z pełnią energii i wysoką produktywnością.
#6 Wykorzystaj sztuczną inteligencję, by zwiększyć swoją produktywność.
Potencjalna pomoc sztucznej inteligencji w poszukiwaniu wyższej produktywności może być mocno różnorodna. Nie ma co ukrywać, że początek 2023 roku to prawdziwy wybuch zainteresowania narzędziami, które oferują wykorzystanie AI do generowania tekstów lub grafiki. Kilka lat temu byliśmy przyzwyczajeni, że sztucznej inteligencji jeszcze wiele brakuje do zastąpienia człowieka, natomiast obecnie narzędzia typu ChatGTP lub Midjourney budzą ogromny podziw ze strony specjalistów na całym świecie. To jasny kierunek dla rozwoju.
AI może pomóc w automatyzacji rutynowych zadań, co pozwala na więcej czasu na kreatywność i rozwiązywanie problemów. Chatboty pomagają w obsłudze klientów, co daje możliwość do skupienia się na innych zadaniach. Model językowy, taki jak ChatGPT, pomaga w generowaniu tekstów, co pozwala na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności. A wspomniane Midjourney generuje niesamowitej jakości grafiki, to natomiast pozwoli zastąpić dużą część prac graficznych w Twoich projektach bez żadnej dodatkowej pracy.
Pamiętaj, że ze sztuczną inteligencją nie ma sensu walczyć. Kluczowe, aby nauczyć się ją wykorzystywać do automatyzacji własnych procesów – daj sobie odpowiedź na pytanie: jak zwiększyć produktywność poprzez AI, a wyciągniesz z tego mnóstwo korzyści.
#7 Odpuść niebieskie światło przed snem – nie naświetlaj się i śpij lepiej.
Wszystkie ostatnie badania potwierdzają fakt, że niebieskie światło wpływa negatywnie na jakość naszego snu. Doskonale wiemy, że sen to kluczowy aspekt w funkcjonowaniu każdego człowieka. Zacząć należy od odpowiedniej ilości snu, a następnie przejść do jego jakości. Usprawnienie całego procesu zdecydowanie wpłynie pozytywnie na Twoją motywację, a także produktywność podczas dnia. Przypomnij sobie tylko dzień w pracy, kiedy Twoja noc była nieprzespana. Możemy być chyba zgodni, że produktywność tego dnia nie była zbyt wysoka.
Specjaliści z Brigham & Women’s Hospital w Bostonie przeprowadzili badania, które wykazały, niebieskie światło negatywnie wpływa na sen. Ochotnicy narażeni na działanie niebieskiego światła mieli trudności z zasypianiem, a kolejno z przebudzeniem się. Spróbuj wprowadzić nawyk do swojego trybu, aby przynajmniej na 30 minut przed snem wyeliminować światło telefonów, telewizorów czy tabletów. Możesz poświęcić ten czas na regenerację, rozmyślanie, budowanie w głowie planu na przyszły dzień, albo po prostu dobrą książkę. Gwarantujemy, że błyskawicznie zauważysz wyższą jakość snu, a tym samym więcej chęci do działania.
#8 Wygraj walkę z prokrastynację – zwróć uwagę na ten problem, aby zwiększyć własną produktywność.
Pierwszy krok do wyleczenia pewnego problemu to jego zdiagnozowanie i zauważenie. Czy wiesz, czym jest prokrastynacja? To regularne odkładanie zadań oraz obowiązków na później. Prokrastynacja bardzo blisko wiąże się z uzyskiwaniem niskiej produktywności. Strach na wykonywanym zadaniu, niska motywacja czy zwykłe lenistwo – to idealne środowisko do odkładania zadań na później. Jeśli zauważasz to u siebie, musisz jasno i transparentnie sobie powiedzieć, że masz problem z prokrastynacją. Zwróć na to uwagę i postaraj się wyeliminować. Nie jest oczywiście proste, ale małymi krokami zdecydowanie do osiągnięcia.
Jeśli zauważysz elementy prokrastynacji w swoim życiu, a także rozpoczniesz z tym walkę, automatycznie Twoja produktywość pójdzie w górę. Jest to niezwykle istotne dla realizacji celów, które udało się ustalić na samym początku. Pamiętaj, najważniejsze zadania nie zrealizują się samemu, a prokrastynacja na pewno Ci w tym nie pomoże. Znasz popularne powiedzenie: Co masz zrobić jutro, to zrób dzisiaj? Czasami warto się do niego odnieść…
#9 Zapanuj nad powiadomieniami, grupuj je, albo wyłącz powiadomienia na określony czas.
Powiadomienia to ogromna wartość dla naszej codziennej produktywności. Nie ma co ukrywać, że aplikacje do zarządzania zadaniami zwiększają naszą produktywność, a jedną z kluczowych funkcjonalności są powiadomienia. To komunikaty o nowym zadaniu, zbliżającym się terminie czy zaplanowanym spotkaniu. Wszyscy to znamy, natomiast kluczowe jest zarządzanie powiadomienia w umiejętny sposób. Jak to zatem robić skutecznie?
Przede wszystkim wybierz program do zarządzania zadaniami, który pozwala zarządzać powiadomieniami. Znakomitym przykładem jest IC Project, a więc narzędzie, gdzie znajdziesz zdefiniowany dosłownie każdy rodzaj powiadomienia. Zdecydujesz indywidualnie, czy potrzebujesz takiego powiadomienia, a także w które miejsce – na smartfona, w komputerze czy może jako wiadomość mailowa. Zrobisz to tak, aby dla Ciebie było wygodnie.
Drugi rodzaj powiadomień to wszelkie te, które niekoniecznie pomagają, a chodzi oczywiście o social media. Jeśli pracujesz nad swoją produktywnością, realizujesz zadania w danym interwale czasu, wycisz powiadomienia całkowicie. Obecnie smartfony oferują wiele mechanizmów do grupowania powiadomień np. w tryb skupienia lub pracy. Jeśli zrobisz to poprawnie, nie będzie odciągania uwagi, a to pozwoli zwiększyć produktywność.
#10 Zarządzaj odpowiednio własnym odpoczynkiem. Twoja regeneracja to niezwykle istotny element budowania produktywności.
Krótko mówiąc, zrób sobie przerwę. Pamiętaj, że ciągła praca bardzo negatywnie wpływa na Twoją produktywność. Musisz odpowiednio się regenerować, aby zachować ciągłą uwagę i zdolność do pracy na wysokich obrotach. Osoba zmęczona to osoba nieefektywna. Wiele firm wprowadziło do swoich biur chillout room, czyli miejsce, gdzie osoby w trakcie pracy mogą odpocząć, zmienić środowisko, a czasami nawet trochę się zmęczyć. To nie jest przypadek, ponieważ każda osoba zarządzająca ma świadomość, że realna produktywność pracownika z zakresu 8h to maksymalnie 75% tego czasu pracy, a czasami nawet mniej. Zrób sobie przerwę w pracy, zmień otoczenia, wyjdź czasami na świeże powietrze, aby się dotlenić.
W swojej karierze zawodowej możesz mieć na swojej drodze dużą ilość firm, natomiast zawsze warto mieć na uwadze odpowiednią regenerację – bez względu na to, czym się zajmujesz. My podeszliśmy do tematu stricte zawodowo, a w życiu osobistym będzie to działało identycznie. Weźmy na przykład sportowca dla którego regerenacja to kluczowy element budowania odpowiedniej formy fizycznej. Od zmęczonego zawodnika nie ma co nawet oczekiwać pozytywnych rezultatów – przełóżmy sport na życie i mamy jasną informację zwrotną. Praca na pełnych obrotach to rozwiązanie do którego dążymy, ale tylko z pełnym rozsądkiem. Tylko to pozwoli realnie zwiększyć produktywność, a nie zniszczyć zdrowie.
