Zarządzanie projektami polega na planowaniu i realizacji projektu. To bardzo złożony proces, który wymaga skupienia się na wielu drobnych szczegółach. Każdy projekt zawiera wiele kluczowych informacji, które pomagają uzyskać kontrolę w realizacji projektu. Zarządzanie projektami łączy się z zarządzaniem zespołem projektowym, pracą na zadaniach, kontrolowaniem wszelkich kluczowych terminów i wielu innych aspektów.

Na czym polega zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektem to bardzo szybko rozwijająca się płaszczyzna w zarządzaniu firmą. Zdefiniować możemy wiele obszarów zarządzania projektami, natomiast w ogólnym skrócie jest to proces planowania i kontrolowania realizacji projektu. Każdy projekt to bardzo dużo obowiązków i terminów.

Dla skuteczności działania, kluczowe jest zdefiniowanie celów i planu realizacji projektu. Jeśli w każdym projekcie pojawia się zespół projektowy, poprzeczka w jego realizacji zdecydowanie idzie do góry. Skuteczne zarządzanie projektami w większości przypadków gwarantuje sukces projektu, a więc realizację określonych celów projektowych.

Zarządzanie projektem to obszar działania wielu osób – od kierownika projektu, przez zespół projektowy, aż po sponsorów. Kierownik projektu to zazwyczaj najważniejsza osoba na projekcie, która ma wpływ na pełne zarządzanie.

Projekt natomiast to bardzo szerokie określenie. W wielu branżach wyróżniamy wiele typów projektów – kluczowy jest jego zakres, poziom zaawansowania, tematyka czy koszty projektu. Zawsze bardzo ważne jest również śledzenie postępów w projektach, aby móc eliminować błędy i wprowadzać na bieżąco poprawki. Dzięki temu, zdefiniowane cele projektu będą prostsze do osiągnięcia.

Czym jest projekt?

Sama terminologia projektu jest bardzo szeroka, ponieważ projektem może być wiele procesów. W każdym z projektów docelowo możemy wyodrębnić mniejsze elementy – mogą to być zadania, grupy zadań czy całe etapy projektowe.

Patrząc na wiedzę z obszaru zarządzania projektami, w praktyce nie ma projektów identycznych, są powtarzalne lub szablonowe. Każdy projekt ma swoją historię, komunikację czy dokładną realizację obowiązków.

Zarządzanie projektami w modelu SMART

Zarządzanie projektami bardzo często jest połączone z definiowaniem celów, a to natomiast ma swoje przełożenie w modelu SMART. Określając cele projektowe, powinny one być:

• Specyficzne
• Mierzalne
• Ambitne
• Realne
• Terminowe

Dzięki temu rozwiązaniu, cele projektowe zyskają warunki, które pomogą zadbać o pozytywny obieg informacji między uczestnikami projektu. Plan projektu będzie dużo prostszy do realizacji, a tym samym łatwiejsze będzie osiągnięcie skuteczności działania.

Pamiętaj, że ważne są umiejętności oraz doświadczenie pracowników, bo to pozwoli odpowiednio rozdzielić zadania, aby zmaksymalizować realizację celów.

Przykłady tematyczne dla projektów

Jeśli mielibyśmy przytoczyć kilka projektów z przeróżnych branż, w każdej są one inne. Dla przykładu, w branży deweloperskiej każda inwestycja deweloperska i budowlana będzie stanowiła odrębny projekt. W branży automatyki przemysłowej bardzo często nowym projektem będzie stanowić proces projektowania i produkcji nowej maszyny lub systemu.

W branży IT tworzenie każdego nowego oprogramowania to nowy, wymagający projekt. Jeśli mielibyśmy natomiast podejść do branży marketingowej, często projekty stanowią pojedyncze świadczenia i obowiązki realizowane dla konkretnych klientów. Jak widzisz, jest to mocno zróżnicowane, natomiast powyższe przykłady powinny pomóc zrozumieć filozofię projektu.

Jakie wyróżniamy etapy zarządzania projektami?

Etapy dla zarządzania projektem zawsze będą dostosowane do jego tematyki i specyfiki prac, którą chcesz na projekcie wykonać. Patrząc jednak na metodologie zarządzania projektami, możemy zdefiniować kilka standardowych etapów, które mogą być szablonem do pracy.

Standardowe etapy projektu:

• Pomysł i definiowanie projektu
• Planowanie projektu
• Stworzenie zespołu projektowego
• Zdefiniowanie celów projektu
• Realizacja projektu
• Kontrolowanie realizacji projektu
• Dostarczenie projektu
• Zamknięcie projektu
• Wyciągnięcie wniosków

Zawsze projekt musi rozpocząć się od pomysłu i wizji. Rozpoczęciem projektu natomiast będzie stworzenie planu projektowego, zdefiniowanie zespołu projektowego i wyznaczenie celów do realizacji. Jeśli uda się to zrobić, następnie projekt przechodzi w etap realizacji. To moment, kiedy wiele zależy już od zespołu i tematyki całego projektu. Bardzo ważny jest etap kontrolowania realizacji projektu, a także wprowadzania wszelkich poprawek.

To pozwoli wyeliminować pojawiające się potencjalne błędy, a tym samym rozwiązywanie problemów. Dzięki temu, zdefiniowane cele będą dużo prostsze do finalnego osiągnięcia. Pamiętaj, że doświadczenie w realizacji projektów jest niezwykle istotne. Zamknięcie projektu to nie jego koniec, bardzo ważna jest analiza realizowanych projektów i wyciąganie wniosków. Jeśli masz cel, to znacząco wpłynie na jego osiągnięcie.

Jakie wyróżniamy metodologie zarządzania projektem?

Zarządzanie projektami zostało oparte na wielu metodologiach. Każda ma nieco inne zastosowanie i wpisuje się w różną specyfikę zarządzania projektem. Aby wprowadzić Cię w część metodologiczną, przygotowaliśmy opis kilku najpopularniejszych metodologii w zarządzaniu projektami. To będzie dla Ciebie znakomite przygotowanie, jeśli chcesz wejść na poważnie w project management. Być może, znajdziesz coś, co będzie perfekcyjne dla Ciebie.

Najpopularniejsze metodyki zarządzania projektami:

• Agile – zwinne zarządzanie projektami
• Waterfall – zarządzanie projektami w modelu kaskadowym
• Kanban – wizualizacja pracy zadaniowej
• Scrum – matka zwinnego zarządzania projektami
• PRINCE2 – projekty w sterowanych środowiskach
• Lean – zarządzaniu projektami w środowisku produkcyjnym

Każda z powyższych metodologii zarządzania projektem oferuje nieco inne podejście do pracy z projektami. Wchodząc głębiej w obszar zarządzania projektami, z łatwością znajdziemy kolejne standardowe, metodologiczne rozwiązania.

Wynika to z potrzeby dostosowywania pracy do własnych procesów projektowych – potrzeba staje się w tej sytuacji matką wynalazków. To znane przysłowie zdecydowanie sprawdza się również w tej sytuacji.

Podsumowując techniki zarządzania projektami, najpopularniejszy podział operuje na zwinnym i kaskadowym zarządzaniu projektami. Różnice w tym przypadku są kluczowe.

Podejście zwinne nie zakłada szerokiego planu, a opiera się na pracy codziennej i stopniowym wyznaczaniu obowiązków do realizacji. To powoduje bardzo łatwe dostosowywanie się do zmian i obecnej sytuacji.

Metodologia kaskadowa to natomiast zarządzanie projektami z bardzo wnikliwym planem i przygotowaniem się na każdą, najdrobniejszą sytuację. Każda metodologia ma swoje wady i zalety. W obecnych czasach to jednak zwinna metoda Agile staje się zdecydowanie najpopularniejszym sposobem prowadzenia projektów. Pamiętaj, że techniki to pewien schemat na którym bazujemy, ale najważniejsze zawsze są umiejętności. Wszędzie również kluczową rolę odgrywa czynnik ludzki, czym może być odpowiednia wymiana umiejętności między uczestnikami projektu.

Rola narzędzia w zarządzaniu projektami

Technologia to nieodłączny element biznesu w obecnych czasach, podobnie wygląda to obszarze zarządzania projektami. Zarządzanie projektami jest bardzo złożonym procesem, dlatego też zostały skonstruowane specjalne narzędzia, które pomagają to robić. Mowa oczywiście o programach do zarządzania projektami, które w ogromnym stopniu pomagają zyskać wizualizację procesów projektowych, są wsparciem na etapie planowania, pomagają stworzyć zakres projektu, kontrolować jego realizację, a także pracować zespołowo.

Wybór oprogramowania ułatwiającego zarządzanie projektami i jest bardzo różny. Kluczowe zawsze w tym przypadku są potrzeby, bo każde narzędzie oferuje nieco inny zbiór funkcjonalności.

Kluczowe argumenty programów do zarządzania projektami:

• wgląd we wszystkie prowadzone projekty
• ułatwione działanie na etapie planowania projektów
• wiele możliwości do współpracy zespołem projektowym
• proste kontrolowanie postępu prac
• automatyczne tworzenie wizualnych harmonogramów czasowych
• wsparcie dla project managera
• dedykowane rozwiązanie dla zarządzania projektem
• duża konfigurowalność narzędzia względem zaawansowania projektu

Projekt w narzędziu jest zamykany w pewne ramy, które zostały specjalnie określone, aby uzyskać oczekiwane efekty w całym procesie zarządzania projektem. Dodatkowo technologia zawsze oferuje dodatkowe rozwiązania, których nie jesteśmy w stanie osiągnąć bez niej.

Warto wymienić m.in.: automatyzacje procesów, systemy powiadomień czy generowanie raportów w sposób maksymalnie zautomatyzowany. Pamiętaj, że oprogramowanie do projektów gwarantuje również tworzenie pełnej historii projektowej. Jeśli projekt zakończył się… to nie usuwa jego historii, wszystko zawsze dostępne będzie w archiwum Twoich projektów.

Analizując rynek, wybraliśmy kilka najciekawszych programów do zarządzania projektami. Mamy nadzieję, że to pomoże w wyborze tego, który będzie optymalny do zarządzania projektami w Twoim codziennym środowisku.

Polecane programy do zarządzania projektami:

• IC Project

IC Project to w 100% polskie narzędzie do zarządzania projektami, które zaoferuje wiele możliwości w bardzo intuicyjnej formie. Program dodatkowo został wyposażony w dodatkowe funkcjonalności, które potrafią zorganizować kompleksowo pracę w firmie.

• Jira

Jira to duże, zagraniczne rozwiązanie do zarządzania projektami, które potrafi załatwić praktycznie każdy problem związany z projektami. Jest to narzędzie w dużym stopniu konfigurowalne, ale też niezbyt łatwe w codziennej obsłudze. Jira to twór marki Atlassian, który standardowo skierowany jest do branży IT.

• Microsoft Project

Microsoft Project to narzędzie, które jest flagowym produktem marki Microsoft. Bardzo mocno zaawansowane oferujące wiele funkcjonalności, aczkolwiek w niezbyt przyjemnym interfejsie. Wielu studentów uczy się korzystania z tego narzędzia, analogicznie wspierają to wszelkie studia podyplomowane. Nie jest to proste narzędzie, ale skuteczne.

Wybierz to, które będzie odpowiednie dla Twojego zarządzania projektami.

Terminologia zarządzania projektami

W ramach zarządzania projektami jest wiele tajemniczych terminów, które na starcie budzą spore przerażenie u wielu osób. Nie ma się jednak czym martwić. Z Twojego punktu widzenia wydaje się to skomplikowane, ale takie nie jest. Z naszą pomocą, poznasz większość zagadkowych terminów. Zobacz, czym jest specjalistyczny project management.

Wykres Gantta

To nic innego, jak harmonogram czasowy Twojego projektu. Tworzenie harmonogramu jest niezwykle potrzebne, aby obrazować terminowość w zarządzaniu projektami. Dzięki temu, łatwo wyłapać pewne nieścisłości, a tym samym wprowadzić błyskawiczne poprawki.

Kamień milowy

To punkty o czasie trwania zero, które sygnalizują potencjalne zmiany na projekcie. Jest to bardzo ważna informacja na poziomie zarządzania projektem, project manager powinien szczególnie cenić wyznaczenie kamieni milowych w projekcie.

Kanban

To metodologiazarządzania zadaniami, które wizualizuje proces realizacji zadania. Standardowo oferuje podział zadań na określone statusy, dla przykładu: do zrobienia, w trakcie, zakończone lub dowolnie zdefiniowane. Zadania są wyszczególnione na tablicy, oddelegowane dla realizujących osób i usytuowane pod konkretnym statusem.

Ścieżka krytyczna

Ścieżka krytyczna oznacza ciąg specyficznych zadań – opóźnienie w którymkolwiek z nich wywołuje przesunięcie zakończenia projektu. Jest to najdłuższy możliwy ciąg zadań ułożonych chronologicznie w taki sposób, że każde następne może nastąpić dopiero po zamknięciu poprzedzającego go.

Kierownik projektu

Kierownik projektu to osoba, która zarządza projektem. Zazwyczaj to po jego stronie stoi plan projektu, zespół projektowy i cały proces realizacji. Podsumowując, to najważniejsza osoba w projekcie.

Rejestr ryzyka

Rejestr ryzyka to proces zarządzania potencjalnym ryzykiem, które może wystąpić na poziomie projektu. Zawiera informacje o zagrożeniach, ich analizę, przeciwdziałanie i status. Aktualizowany jest przez kierownika praktycznie na każdym etapie zarządzania projektem i ma wpływ na planowanie kolejnych zadań do wykonania przez zespół.

Deadline

Deadline to ostateczny termin wykonania zadania lub całego projektu. Jego przekroczenie zwykle wiąże się z negatywnymi skutkami określonymi w umowie o pracę lub zleceniu. Często deadline jest też momentem wystąpienia kamienia milowego.

7 korzyści z zarządzania projektami

Praca z projektami to wiele korzyści na przeróżnych płaszczyznach. Postaraliśmy się wyszczególnić aż 7 z nich, aby wskazać, dlaczego warto zarządzać projektami.

1. Planowanie pomaga w realizacji

Nie ma co się oszukiwać, planowanie zdecydowanie pomaga w realizacji. Czy jest to projekt, czy praca zadaniowa… dobry plan stanowi prawdziwą podstawę do dalszego działania. To kluczowe również dla Twojego zespołu – wpływa pozytywnie na obieg informacji.

2. Tworzenie harmonogramu pomaga kontrolować terminowość prac

Harmonogram to bardzo ważne narzędzie w każdej pracy zawodowej, która wiąże się z terminami. Dzięki temu rozwiązaniu, masz wizualizację wszystkich kluczowych terminów. Widzisz co z czym jest powiązane, a także zależne. To prawdziwy management projektowy.

3. Postęp prac pod kontrolą

W każdej pracy niezwykle ważne jest kontrolowanie postępu pracy. Zarządzanie projektem to umożliwia. Świetnym rozwiązaniem są przykładowe tablice Kanban do pracy zadaniowej. Kanban gwarantuje znakomite przygotowanie do wizualizacji procesów zadaniowych.

4. Dostosuj uczestników projektu, zarządzaj zasobami ludzkimi.

Zarządzanie ludzkimi to nie jest łatwa sprawa, natomiast w pracy projektowej dostosowaniu uczestników projektu to nieodłączny element całości. Dzięki temu, nauczysz się niezwykle poprawnie zarządzać zasobami ludzkimi – na projektach, jak i na innych płaszczyznach. Dobór odpowiednich umiejętności do projektu to prawdziwe wyzwanie, sprawdzisz to w praktyce.

5. Kanban stanie się Twoją ulubioną metodologią pracy zadaniowej!

Projekty to również zadania, a jeśli nie zarządzasz poprawnie zadaniami, nie znasz zapewne tablic Kanban, które są najpopularniejszą metodą zadaniową na świecie. To znakomite rozwiązanie dla zespołu do wizualizacji procesu pracy z zadaniami. Raz sprawdzisz, pokochasz.

6. Określ cele, popraw efektywność pracy zespołowej.

To wiadomo nie od dziś. Jeśli wspólnie i zespołowo określimy cele do zrealizowania, zespół będzie miał większą efektywność pracy. W tym przypadku zdecydowanie możemy się posłużyć zarządzaniem projektami, które będzie wspierać realizację celów. Członkowie zespołu wiedzą, co trzeba osignąć – wspólnie pracują na sukces Twojego projektu. Management przy zdefiniowaniu celów będzie dużo prostszy, gwarantujemy.

7. Wykorzystaj narzędzie, zadbaj o cały proces projektowy i komunikacyjny.

Dostęp do specjalnych narzędzi do zarządzania projektami w tym momencie jest bardzo duży, a to ogromne ułatwienie codzinnego funkcjonowania. Z wykorzystaniem specjalnego programu, posługujemy się zarządzaniem projektami w sposób łatwy i przyjemny dla całego zespołu.

Studia zarządzania projektami – czy warto?

W ostatnim czasie bardzo popularne stały się studia zarządzania projektami. Na rynku pracy dostępnych jest coraz więcej stanowisk, który wymagają specjalistycznej wiedzy projektowej.

Ciągłe doskonalenie w tym zakresie jest bardzo dobrym rozwiązaniem, a studia bez wątpienia są ogromnym wsparciem dla każdego na początkowej drodze edukacyjnej. Pamiętajmy, że bardzo ciekawą alternatywą dla poprawy własnych kwalifikacji są studia podyplomowe. To niezwykle popularna metoda to zwiększenia własnych kompetencji w krótkim czasie, która z roku na roku zyskuje na popularności wśród starszych osób. Uczelnie również wychodzą do potrzeb i tworzą studia podyplomowe w nowych, coraz to nowszych odsłonach dotyczących zarządzania projektami.

Czy warto? Pytania w tym przypadku są kluczowe. Zdecydowanie warto, natomiast musisz pamiętać, że bez praktyki nic się nie uda osiągnąć. Studia będą tylko początkiem dla Twojej kariery w projektach, a to umiejętności stworzą z Ciebie prawdziwego kierownika projektu.

Zastanów się nad dobrym stażem, bardzo często początkowe ruchu na ścieżce kariery są inwestycją, która zwracać się będzie dopiero przyszłościowo. Staż u boku doświadczonego kierownika projektu czy zespołu realizującego duży projekt może być tym, czego rzeczywiście potrzebujesz na starcie, aby przyszłościowo w tym skutecznie funkcjonować. Pomyśl o tym, bo doświadczenie to coś, czego nie niestety nie da się kupić za pieniądze, a trzeba zdobyć. Z naszego punktu widzenia to zdecydowanie najważniejszy aspekt na ścieżce edukacyjnej.

Zarządzaj projektami. To się opłaca.

Project management nie jest prosty, natomiast wiąże się z wieloma korzyściami. Jak wiesz, sam projekt to bardzo szerokie określenie i de facto, projektem może być wszystko. Projekty połączone są z zarządzaniem zasobami ludzkimi, definiowaniem celów, funkcjonowania na terminach, ważny jest plan komunikacji i wiele więcej. Projekty zawsze podlegają bardzo wnikliwej kontroli, co pomaga lepiej planować, utrzymać większą produktywność czy eliminować potencjalne błędy na poziomie realicji projektu.

Firma, która opiera swoje funkcjonowanie na projektach dąży do maksymalizacji efektów. To naturalne podejście, które rozwija się z roku na roku na polskim i zagranicznym rynku. Management to widzi i stara się również wykorzystywać w zarządzaniu projektem najnowsze oprogramowanie, które wspiera kierownika projektu oraz członków zespołu. Firma pracująca skutecznie z projektami to firma poukładana i odpowiednio zarządzana.

Jeśli chcesz znaleźć odpowiedni produkt do zarządzania projektem, sprawdź IC Project, w 100% polskie rozwiązanie, które sprawi, że członkowie zespołu zawsze będą wiedzieć co i na kiedy muszą wykonać. Warto korzystać z dedykowanej technologii. Twój zespół projektowy będzie Ci wdzięczny za to, ze pracuje na najwyższych, organizacyjnych standardach.

Mamy nadzieję, że artykuł pozwolił wejść Twojej osobie do świata projektów.